Il Registro di Informazione DORA: Come Crearlo e Mantenerlo
Introduzione
Nel mondo della conformità, si diffonde un'errata convinzione: una documentazione esaustiva è la chiave per soddisfare i requisiti normativi. Tuttavia, i professionisti di lungo corso nella conformità conoscono la verità: gli auditor sono meno interessati al volume delle politiche di sicurezza e più interessati alla loro sostanza e all'implementazione efficace. Questa intuizione è particolarmente cruciale per le istituzioni finanziarie europee che si confrontano con la Direttiva sulla Resilienza Operativa del Settore Finanziario (DORA). Le conseguenze sono alte, con potenziali multe che possono raggiungere fino al 2% del fatturato annuale totale, interruzioni operative e danni alla reputazione a rischio.
Il Problema di Base
Per comprendere il problema di base, entriamo più a fondo delle descrizioni di superficie. L'essenza della DORA, specialmente l'articolo 28, è di rafforzare la resilienza operativa richiedendo alle istituzioni finanziarie di mantenere un registro di informazione completo. Questo include dettagli sui servizi ICT significativi e sui loro fornitori. I costi reali della non conformità sono alti. Ad esempio, una banca di medie dimensioni potrebbe affrontare multe che ammontano a milioni di euro e settimane di produttività persa. Ciò che molte organizzazioni spesso fraintendono è l'assunzione che catalogare semplicemente i fornitori terzi sia sufficiente. Trascurano la necessità di valutare costantemente la resilienza operativa e la posizione di sicurezza di questi fornitori, come mandato dalla DORA.
Consideriamo uno scenario in cui un'istituzione finanziaria non ha mantenuto attentamente il suo registro ICT DORA. A causa di un mancato supervisionamento, un servizio terzi ha subito una violazione della sicurezza significativa, portando a perdite finanziarie consistenti e interruzioni operative. Il mancato aggiornamento e monitoraggio del registro non solo risultano in multe salate, ma anche erosionano la fiducia dei clienti, potenzialmente portando a una perdita di clienti e quote di mercato.
Perché Questo è Urgente Ora
L'urgenza di conformarsi alla DORA è amplificata dalle recenti modifiche regolamentari e azioni di attuazione. Nel febbraio 2022, l'Autorità Bancaria Europea (EBA) ha pubblicato la sua bozza definitiva di standard tecnici operativi sulla resilienza operativa, sottolineando la necessità di un registro dettagliato dei fornitori di terze parti ICT. Inoltre, man mano che i servizi finanziari diventano sempre più digitali e interconnessi, la pressione del mercato aumenta per certificati robusti che dimostrino la resilienza operativa. I clienti richiedono trasparenza e garanzie che i loro partner finanziari possano resistere e recuperare da interruzioni.
La non conformità alla DORA non solo comporta un significativo svantaggio competitivo, ma può anche portare a sanzioni regolamentari che possono limitare la crescita e gli sforzi di innovazione di un'istituzione finanziaria. La distanza tra dove la maggior parte delle organizzazioni si trova e dove dovrebbero essere si sta allargando. Molte sono ancora impegnate con le basi della conformità alla DORA, mentre le istituzioni leader stanno già integrando metodologie di valutazione dei rischi avanzate e sfruttando la tecnologia per automatizzare i processi di conformità.
Il registro di informazione DORA non è un documento statico; richiede una gestione dinamica e aggiornamenti regolari. Ciò richiede un approccio strategico che sia in linea con l'evoluzione del settore dei servizi finanziari e l'aumentante importanza della gestione dei rischi dei fornitori terzi. Non è solo questione di spuntare caselle; è questione di incorporare la resilienza nella stessa essenza delle operazioni dell'organizzazione.
Nelle sezioni seguenti, approfondiremo le intricazioni di come creare e mantenere un registro di informazione conforme alla DORA. Esploriamo i componenti chiave di un robusto registro ICT, il ruolo della tecnologia nell'automazione della conformità e i passaggi che le istituzioni finanziarie devono intraprendere per assicurarsi di essere non solo conformi, ma anche resilienti operativamente. Rimanete con noi mentre scompigliamo le complessità e forniamo informazioni pratiche per navigare con fiducia e efficienza il mondo della conformità alla DORA.
Il Framework della Soluzione
Il registro di informazione DORA è un componente critico della strategia di conformità della tua istituzione. Tuttavia, creare e mantenere questo registro può essere una task opprimentevole. Ecco un approccio passo dopo passo per assicurarti di soddisfare tutti i requisiti delineati nell'articolo 28 della DORA.
Passo 1: Comprendere i Requisiti
Prima di poter creare un registro di informazione DORA conforme, devi comprendere cosa è richiesto. L'articolo 28 della DORA afferma che le istituzioni devono mantenere un registro ICT aggiornato. Questo registro deve includere tutti i servizi IT e ICT che sono critici o importanti per le operazioni dell'istituzione.
Il registro deve contenere dettagli sul fornitore del servizio, la natura del servizio, la durata del contratto e la valutazione dei rischi dell'istituzione per ogni servizio. È cruciale comprendere questi requisiti prima di iniziare a costruire il tuo registro.
Passo 2: Inventario dei Tuoi Servizi
Il prossimo passo è fare un inventario di tutti i tuoi servizi IT e ICT. Questo include sia i servizi in-house che quelli di terze parti. Dovresti documentare ogni servizio, includendo il fornitore, la natura del servizio e la durata del contratto.
Questo è un processo laborioso, ma è cruciale per assicurarti di catturare tutti i dettagli necessari. Dovresti anche assegnare una valutazione di rischio a ogni servizio, basata sulla sua criticità per le tue operazioni.
Passo 3: Valutazione dei Rischi
Una volta che hai fatto l'inventario dei tuoi servizi, il prossimo passo è di condurre una valutazione dei rischi per ciascuno. Questo dovrebbe essere fatto in conformità con l'articolo 28(1) della DORA, che richiede alle istituzioni di valutare il rischio di ogni servizio ICT.
La valutazione dei rischi dovrebbe considerare fattori come la stabilità finanziaria del fornitore, la complessità del servizio e l'impatto potenziale di un'interruzione del servizio. I risultati della valutazione dei rischi dovrebbero essere documentati nel registro.
Passo 4: Aggiornamenti Regolari
Il registro di informazione DORA non è una task da fare una volta sola. Richiede aggiornamenti regolari per assicurarsi che rimanga accurato e aggiornato. Questo dovrebbe essere fatto almeno annualmente, ma potrebbe essere necessario fare aggiornamenti più frequenti a seconda delle operazioni dell'istituzione.
Gli aggiornamenti regolari coinvolgono la revisione di ogni servizio nel registro, il controllo di eventuali cambiamenti e l'aggiornamento della valutazione dei rischi se necessario. Questo è un passo critico per assicurare la conformità continua con la DORA.
Passo 5: Reporting
Infine, la tua istituzione deve segnalare il suo registro di informazione DORA all'autorità competente. Questo dovrebbe essere fatto in conformità con l'articolo 28(3) della DORA, che richiede alle istituzioni di fornire un rapporto sulla loro gestione dei rischi e i sistemi di controllo interno, incluso il registro di informazione DORA.
Il rapporto dovrebbe includere un riassunto dell'框架 di gestione dei rischi dell'istituzione, una descrizione del registro di informazione DORA e una panoramica del processo di valutazione dei rischi dell'istituzione.
Cosa Significa "Buono"contro "Appena Sufficiente"
Un "buon" registro di informazione DORA va oltre il semplice rispetto dei requisiti minimi. Dovrebbe essere una registrazione completa, accurata e aggiornata di tutti i servizi IT e ICT. Dovrebbe anche includere valutazioni dei rischi dettagliate per ogni servizio e gli aggiornamenti regolari dovrebbero essere effettuati per assicurare la conformità continua.
"Buono" significa anche gestire proattivamente i rischi, piuttosto che reagire a essi. Questo coinvolge la revisione regolare del registro, l'identificazione di potenziali rischi e la presa di misure per attenuarli.
D'altra parte, "appena sufficiente" implica di soddisfare a malapena i requisiti minimi. Il registro potrebbe essere obsoleto o incompleto e le valutazioni dei rischi potrebbero essere superficiali al massimo. Gli aggiornamenti regolari possono essere trascurati e l'istituzione può essere reattiva piuttosto che proattiva nella gestione dei rischi.
Errori Comunemente Compiuti da Evitare
Errore 1: Inventario Incompleto
Un comune errore è quello di non fare un inventario di tutti i servizi IT e ICT. Questo può comportare un registro che non cattura tutti i servizi critici o importanti, lasciando l'istituzione a rischio di non conformità.
Per evitare questo, effettua un inventario completo di tutti i servizi, inclusi i servizi in-house e quelli di terze parti. Fai attenzione a catturare tutti i dettagli necessari, come il fornitore, la natura del servizio e la durata del contratto.
Errore 2: Valutazione dei Rischi Inadeguata
Un altro errore comune è quello di condurre valutazioni dei rischi inadeguate. Questo può comportare un registro che non riflette accuratamente il livello di rischio di ogni servizio.
Per evitare questo, assicurati che le valutazioni dei rischi siano complete e esaustive. Prendi in considerazione fattori come la stabilità finanziaria del fornitore, la complessità del servizio e l'impatto potenziale di un'interruzione del servizio. Rivedi e aggiorna regolarmente le valutazioni dei rischi per assicurarti che rimangano accurate.
Errore 3: Negligenza degli Aggiornamenti Regolari
Infine, un comune errore è quello di trascurare gli aggiornamenti regolari del registro di informazione DORA. Questo può comportare un registro obsoleto che non riflette accuratamente il profilo di rischio attuale dell'istituzione.
Per evitare questo, impegnati a fare aggiornamenti regolari almeno annualmente e più frequentemente se necessario. Gli aggiornamenti regolari assicurano che il registro rimanga accurato e aggiornato e aiutano a identificare eventuali cambiamenti che possono influenzare il profilo di rischio dell'istituzione.
Strumenti e Approcci
Approccio Manuale
Un approccio manuale per la creazione e la gestione di un registro di informazione DORA può funzionare in alcuni casi, specialmente per piccole istituzioni con pochi servizi. I pro includono un maggiore controllo sul processo e la capacità di personalizzare il registro alle esigenze dell'istituzione.
Tuttavia, i contro sono significativi. Un approccio manuale può essere time-consuming e propenso agli errori, specialmente quando si tratta di mantenere il registro aggiornato. Richiede anche un alto livello di competenza e risorse per assicurare la conformità con la DORA.
Approccio con Foglio di Calcolo/GRC
Un approccio con foglio di calcolo o GRC (Governance, Risk, and Compliance) può offrire un modo più strutturato per creare e gestire un registro di informazione DORA. Questi strumenti possono aiutare a semplificare il processo e assicurare la coerenza all'interno dell'istituzione.
Tuttavia, ci sono limitazioni a questo approccio. I fogli di calcolo possono diventare ingombranti e difficili da gestire man mano che il numero di servizi aumenta. Anche loro non hanno la capacità di automatizzare gli aggiornamenti regolari, che sono cruciali per mantenere un registro accurato e aggiornato.
Gli strumenti GRC possono offrire una struttura maggiore e automazione, ma potrebbero non essere adeguati ai requisiti specifici della DORA. Possono anche essere costosi e richiedere risorse significative per l'implementazione e la manutenzione.
Piattaforme di Conformità Automatizzate
Piattaforme di conformità automatizzate come Matproof possono offrire una soluzione completa per la creazione e la gestione di un registro di informazione DORA. Queste piattaforme possono automatizzare gran parte del processo, dall'inventario dei servizi alla conduzione di valutazioni dei rischi e agli aggiornamenti regolari.
La generazione di politiche alimentate dall'IA e la raccolta automatica di prove di Matproof possono risparmiare tempo e ridurre il rischio di errori. Il suo agente di conformità degli endpoint può fornire il monitoraggio in tempo reale dei dispositivi, mentre la sua residenza dei dati al 100% nell'UE assicura la conformità con il GDPR e altre normative sulla protezione dei dati.
Tuttavia, è importante essere onesti sulle limitazioni dell'automazione. Benché semplifichi il processo e riduca il rischio di errori, non può sostituire la necessità di competenza umana e giudizio. Le istituzioni devono essere ancora diligenti nell'assicurare la conformità con la DORA e devono revisionare e aggiornare regolarmente il loro registro.
In conclusione, creare e gestire un registro di informazione DORA è un compito critico che richiede diligenza e competenza. Comprendere i requisiti, fare l'inventario dei servizi, condurre valutazioni dei rischi approfondite e impegnarsi in aggiornamenti regolari, le istituzioni possono creare un registro conforme che aiuta a gestire i rischi e assicura la conformità regolamentare.
Per Cominciare: I Tuoi Prossimo Passi
Il Registro di Informazione DORA è un componente critico per le istituzioni finanziarie di rimanere conformi alle esigenze regolamentari. Ecco un piano d'azione a cinque passi per farti partire:
Comprendere i Requisiti: Inizia con una lettura approfondita dell'articolo 28 della DORA, che impone la creazione e la gestione del registro ICT. Inizia con le pubblicazioni Ufficiali dell'UE per comprendere le sfumature di questo requisito.
Valutare la Posizione Attuale: Valuta il tuo ambiente ICT attuale. Identifica tutti i servizi di terze parti, sia interni che esterni. Questo include fornitori di cloud, fornitori di software e qualsiasi altra entità coinvolta nella tua infrastruttura ICT.
Creare un Team Dedicato: Forma un team interdisciplinare composto da esperti di IT, conformità e legali. Questo team sarà responsabile della gestione del registro ICT e della conformità.
Sviluppare un Framework di Reporting: Crea un processo standardizzato per raccogliere e segnalare le informazioni nel registro. Questo dovrebbe includere le tempistiche per gli aggiornamenti e un chiaro processo di escalation per eventuali lacune o problemi identificati.
Implementare Soluzioni Tecnologiche: Considera l'uso di piattaforme di automazione della conformità come Matproof, che può semplificare il processo di generazione di politiche e raccolta di prove, riducendo il carico amministrativo sulla tua squadra.
Raccomandazioni di Risorse:
- Pubblicazioni Ufficiali dell'UE: Inizia con il documento DORA stesso. Il "Regulation (EU) 2022/2554 of the European Parliament and of the Council of 14 December 2022 on digital operational resilience for the financial sector" è la fonte primaria.
- Pubblicazioni BaFin: Per le istituzioni tedesche, fai riferimento alla Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin) per indicazioni specifiche e interpretazioni della DORA nel contesto tedesco.
- Whitepapers dell'Industria: Cerca whitepapers da organizzazioni industriali affidabili che offrano informazioni pratiche sull'implementazione della DORA.
La decisione di gestire il registro ICT in-house o cercare aiuto esterno dipende dalle risorse e dalla competenza della tua organizzazione. Se hai un team interno solido con profonda conoscenza della conformità, potrebbe essere fattibile gestire il processo internamente. Tuttavia, per le organizzazioni che mancano di risorse o competenze specialistiche, coinvolgere consulenti esterni o piattaforme di automazione della conformità può fornire il supporto e l'expertise necessari.
Un risultato rapido che puoi ottenere entro le prossime 24 ore è di effettuare una valutazione preliminare del tuo ambiente ICT attuale. Identifica i rapporti con terze parti e inizia il processo di catalogarli. Questo primo passo fornirà le basi per la creazione del tuo Registro di Informazione DORA.
Domande Frequenti
Q1: Quali informazioni devono essere incluse nel Registro di Informazione DORA?
R: Secondo l'articolo 28(3) della DORA, il registro deve includere informazioni sulla natura della relazione, le funzioni critiche svolte dalla terza parte e le misure adottate dall'entità del settore finanziario per gestire i rischi associati all'utilizzo dei servizi ICT forniti dalla terza parte. Richiede anche una panoramica del framework di gestione dei rischi della terza parte e della loro capacità di mantenere la continuità delle operazioni critiche dell'entità del settore finanziario.
Q2: Con quale frequenza deve essere aggiornato il Registro di Informazione DORA?
R: Il registro deve essere aggiornato di necessita per assicurarsi che rifletta accuratamente lo stato attuale del tuo ambiente ICT. Sebbene non ci sia una frequenza specifica dettata dalla DORA, le migliori pratiche suggeriscono aggiornamenti trimestrali come minimo, con aggiornamenti più frequenti per cambiamenti critici o nuovi rapporti con terze parti.
Q3: Possiamo avere un unico registro per tutti i tipi di rapporti con terze parti?
R: È possibile mantenere un unico registro, ma deve essere strutturato in modo da consentire una chiara distinzione tra i rapporti con terze parti. Il registro deve poter distinguere tra i rapporti con terze parti ICT e altri tipi di rapporti con terze parti per soddisfare i requisiti specifici dell'articolo 28 della DORA.
Q4: Quali sono le implicazioni della non conformità ai requisiti del Registro di Informazione DORA?
R: La non conformità ai requisiti della DORA può portare a significative sanzioni, incluse multe e potenziali danni alla reputazione. È cruciale comprendere e soddisfare gli obblighi stabiliti nella DORA per mantenere la resilienza operativa e proteggere la tua istituzione dai rischi regolamentari.
Q5: In che relazione si trova il Registro di Informazione DORA con altri requisiti di conformità, come GDPR o ISO 27001?
R: Il Registro di Informazione DORA si integra con altri framework di conformità come GDPR e ISO 27001. Mentre GDPR si concentra sulla protezione dei dati e sulla privacy e ISO 27001 sulla gestione della sicurezza delle informazioni, DORA si occupa specificamente della resilienza operativa nel settore finanziario. Il registro può fungere da hub centrale per le informazioni che alimentano questi altri framework, semplificando gli sforzi di conformità su più requisiti regolamentari.
Conclusioni Chiave
- Conformità con l'articolo 28 della DORA: Comprendere e implementare i requisiti per il Registro di Informazione DORA per mantenere la resilienza operativa nella tua istituzione finanziaria.
- Gestione Proattiva: Aggiorna regolarmente il registro per riflettere i cambiamenti nel tuo ambiente ICT e gestire i rischi associati ai rapporti con terze parti.
- Utilizzare la Tecnologia: Considera piattaforme di automazione della conformità come Matproof per semplificare la generazione di politiche e raccolta di prove, riducendo il carico amministrativo sulla tua squadra.
- Orientamento da Esperti: Per compiti complessi o a carico di risorse, considera di coinvolgere esperti esterni o consulenti per assicurare la conformità ai requisiti della DORA.
- Step Attuabile: Inizia con una valutazione preliminare del tuo ambiente ICT attuale e cataloga i tuoi rapporti con terze parti per creare le basi per il tuo Registro di Informazione DORA.
Matproof può aiutare a automatizzare la creazione e la gestione del tuo Registro di Informazione DORA, assicurandosi di soddisfare le esigenze regolamentari riducendo il carico amministrativo sulla tua squadra. Per una valutazione gratuita di come Matproof può supportare i tuoi sforzi di conformità, visita https://matproof.com/contact.