Das DORA-Register der Informationen: Aufbau und Wartung

Einleitung

In der Compliance-Welt herrscht eine häufige Missverständnis: ausführliche Dokumentation ist der Schlüssel, um regulatorische Anforderungen zu erfüllen. Doch erfahrene Compliance-Profis kennen die Wahrheit - Prüfer sind weniger an der Menge Ihrer Sicherheitsrichtlinien interessiert und mehr an deren Inhalt und effektiver Umsetzung. Diese Einsicht ist insbesondere für europäische Finanzinstitute von großer Bedeutung, die mit der Richtlinie über die operationelle Resilienz des Finanzsektors (DORA) konfrontiert sind. Die Spielchen sind hoch, mit möglichen Bußgeldern bis zu 2% des Gesamtumsatzes, betrieblichen Störungen und Reputationsschäden.

Das zentrale Problem

Um das zentrale Problem zu verstehen, tauchen wir tiefer als nur die oberflächlichen Beschreibungen. Das Wesentliche an DORA, insbesondere Artikel 28, besteht darin, die operationelle Resilienz zu stärken, indem Finanzinstitute verpflichtet werden, ein umfassendes Register der Informationen zu führen. Dies schließt Details über wichtige ICT-Dienste und deren Anbieter ein. Die tatsächlichen Kosten einer Nichteinhaltung sind hoch. Zum Beispiel könnte eine mittelständische Bank Bußgelder in Höhe von Millionen Euro und Wochen verlorener Produktivität verkraften müssen. Was die meisten Organisationen oft falsch einschätzen, ist die Annahme, dass es ausreicht, lediglich Drittanbieter zu katalogisieren. Sie übersehen die Notwendigkeit, ständig die operationelle Resilienz und die Sicherheitshaltung dieser Anbieter zu bewerten, wie es von DORA verlangt.

Betrachten Sie ein Szenario, in dem eine Finanzinstitution ihr DORA-ICT-Register nicht sorgfältig geführt hat. Aufgrund mangelnder Überwachung erleidet ein Drittanbieterdienst einen erheblichen Sicherheitsverstoß, was zu erheblichen finanziellen Verlusten und betrieblichen Störungen führt. Die Nichteinhaltung der Aktualisierung und Überwachung des Registers führt nicht nur zu hohen Bußgeldern, sondern erodiert auch das Kundenvertrauen, was zu einem Verlust von Kunden und Marktanteilen führen kann.

Warum dies jetzt dringend ist

Die Dringlichkeit der Einhaltung von DORA wird durch jüngste regulatorische Änderungen und Vollstreckungsmaßnahmen verstärkt. Im Februar 2022 veröffentlichte die Europäische Bankenbehörde (EBA) ihre endgültigen technischen Standards zur operationellen Resilienz, unterstrich die Notwendigkeit eines detaillierten ICT-Drittanbieterregisters. Darüber hinaus wächst der Marktdruck auf robuste Zertifizierungen, die die operationelle Resilienz demonstrieren, da Finanzdienstleistungen zunehmend digital und vernetzt werden. Kunden verlangen Transparenz und Sicherheit, dass ihre Finanzpartner Störungen überstehen und wiederherstellen können.

Die Nichteinhaltung von DORA birgt nicht nur einen erheblichen wettbewerbslichen Nachteil, sondern kann auch zu regulatorischen Sanktionen führen, die das Wachstum und die Innovationsbestrebungen einer Finanzinstitution lahmlegen können. Der Abstand zwischen dem, wo die meisten Organisationen sind, und dem, wo sie sein sollten, wird größer. Viele sind immer noch damit beschäftigt, die Grundlagen der DORA-Konformität zu erlernen, während führende Institute bereits fortgeschrittene Risikobewertungsmethoden integrieren und Technologie nutzen, um Compliance-Prozesse zu automatisieren.

Das DORA-Register der Informationen ist kein statisches Dokument; es erfordert dynamische Verwaltung und regelmäßige Aktualisierungen. Dies fordert einen strategischen Ansatz, der sich an die sich verändernde Landschaft der Finanzdienstleistungen und die wachsende Bedeutung des Risikomanagements von Drittanbietern anpasst. Es geht nicht nur darum, Kästen anzukreuzen; es geht darum, Resilienz in dieverywovon einer Organisationsoperation aufzubauen.

In den folgenden Abschnitten werden wir uns den Feinheiten des Aufbaus und der Wartung eines DORA-konformen Registers der Informationen widmen. Wir werden die entscheidenden Bestandteile eines robusten ICT-Registers erkunden, die Rolle der Technologie bei der automatisierten Compliance und die Schritte, die Finanzinstitute unternehmen müssen, um sicherzustellen, dass sie nicht nur konform, sondern auch operationell resilient sind. Bleiben Sie bei uns, während wir die Komplexitäten auflösen und handlungsreiche Einblicke zur Bewältigung der Welt der DORA-Konformität mit Zuversicht und Effizienz anbieten.

Das Lösungsframework

Das DORA-Register der Informationen ist ein kritischer Bestandteil der Compliance-Strategie Ihrer Institution. Die Erstellung und Wartung dieses Registers kann jedoch eine einschüchternde Aufgabe sein. Hier ist ein schrittweiser Ansatz, um sicherzustellen, dass Sie all die Anforderungen erfüllen, die in Artikel 28 von DORA festgelegt sind.

Schritt 1: Verstehen Sie die Anforderungen

Bevor Sie ein konformes DORA-Register der Informationen erstellen können, müssen Sie verstehen, was erforderlich ist. Artikel 28 von DORA besagt, dass Institute ein aktuelles ICT-Register führen müssen. Dieses Register muss alle IT- und ICT-Dienste enthalten, die für die Operationen der Institution von Bedeutung oder wichtig sind.

Das Register muss Details zum Dienstleister, der Art des Dienstes, der Laufzeit des Vertrags und der Risikobewertung der Institution für jeden Dienst enthalten. Es ist wichtig, diese Anforderungen zu verstehen, bevor Sie mit dem Erstellen Ihres Registers beginnen.

Schritt 2: Erfassen Ihrer Dienste

Der nächste Schritt besteht darin, alle Ihre IT- und ICT-Dienste zu erfassen. Dies schließt sowohl interne als auch externe Dienste ein. Sie sollten jeden Dienst dokumentieren, einschließlich des Anbieters, der Art des Dienstes und der Laufzeit des Vertrags.

Dies ist ein zeitaufwendiger Prozess, aber es ist wichtig, um sicherzustellen, dass Sie alle notwendigen Details erfassen. Sie sollten auch eine Risikobewertung für jeden Dienst vornehmen, basierend auf seiner Bedeutung für Ihre Operationen.

Schritt 3: Risikobewertung

Sobald Sie Ihre Dienste erfasst haben, besteht der nächste Schritt darin, eine Risikobewertung für jeden durchzuführen. Dies sollte in Übereinstimmung mit Artikel 28 Absatz 1 von DORA erfolgen, der Institute verpflichtet, das Risiko jedes ICT-Dienstes zu bewerten.

Die Risikobewertung sollte Faktoren wie die finanzielle Stabilität des Anbieters, die Komplexität des Dienstes und die potenzielle Auswirkung einer Dienstunterbrechung berücksichtigen. Die Ergebnisse der Risikobewertung sollten im Register dokumentiert werden.

Schritt 4: Regelmäßige Aktualisierungen

Das DORA-Register der Informationen ist keine einmalige Aufgabe. Es erfordert regelmäßige Aktualisierungen, um sicherzustellen, dass es weiterhin genau und auf dem neuesten Stand ist. Dies sollte mindestens jährlich erfolgen, aber abhängig von den Operationen der Institution eventuell häufiger aktualisiert werden.

Regelmäßige Aktualisierungen beinhalten die Überprüfung jedes Dienstes im Register, das Überprüfen von Änderungen und die Aktualisierung der Risikobewertung, wenn erforderlich.Dies ist ein kritischer Schritt, um die fortlaufende Compliance mit DORA zu gewährleisten.

Schritt 5: Berichterstattung

Schließlich muss Ihre Institution über ihr DORA-Register der Informationen an die zuständige Behörde berichten. Dies sollte in Übereinstimmung mit Artikel 28 Absatz 3 von DORA erfolgen, der Institute verpflichtet, einen Bericht über ihr Risikomanagement- und internes Kontrollsystem, einschließlich des DORA-Registers der Informationen, zu fertigen.

Der Bericht sollte eine Zusammenfassung des Risikomanagement-Frameworks der Institution, eine Beschreibung des DORA-Registers der Informationen und einen Überblick über den Risikobewertungsprozess der Institution beinhalten.

Was "gut" aussieht im Vergleich zu "nur vorbeikommen"

Ein "gutes" DORA-Register der Informationen geht über das einfache Erfüllen der Mindestanforderungen hinaus. Es sollte ein umfassendes, genaues und auf dem neuesten Stand befindliches Register aller IT- und ICT-Dienste sein. Es sollte auch detaillierte Risikobewertungen für jeden Dienst beinhalten, und regelmäßige Aktualisierungen sollten vorgenommen werden, um die fortlaufende Compliance sicherzustellen.

"Gut" bedeutet auch, das Risiko proaktiv zu managen, anstatt nur darauf zu reagieren. Dies beinhaltet die regelmäßige Überprüfung des Registers, das Identifizieren potenzieller Risiken und die Durchführung von Maßnahmen zur Minderung dieser Risiken.

Auf der anderen Seite bedeutet "nur vorbeikommen", die Mindestanforderungen nur knapp zu erfüllen. Das Register kann veraltet oder unvollständig sein, und Risikobewertungen können am besten oberflächlich sein. Regelmäßige Aktualisierungen werden vernachlässigt, und die Institution ist reaktiv anstelle von proaktiv im Risikomanagement.

Häufige Fehler zu vermeiden

Fehler 1: Unvollständige Erfassung

Ein häufiger Fehler besteht darin, nicht alle IT- und ICT-Dienste zu erfassen. Dies kann zu einem Register führen, das nicht alle wichtigen oder bedeutenden Dienste erfasst, wodurch die Institution einem Risiko der Nichteinhaltung ausgesetzt ist.

Um dies zu vermeiden, führen Sie eine gründliche Erfassung aller Dienste durch, einschließlich sowohl interner als auch externer Dienste. Achten Sie darauf, alle notwendigen Details wie den Anbieter, die Art des Dienstes und die Laufzeit des Vertrags zu erfassen.

Fehler 2: Unzureichende Risikobewertung

Ein weiterer häufiger Fehler ist die Durchführung unzureichender Risikobewertungen. Dies kann zu einem Register führen, das die tatsächliche Risikoebene jedes Dienstes nicht genau widerspiegelt.

Um dies zu vermeiden, stellen Sie sicher, dass Risikobewertungen gründlich und umfassend sind. Berücksichtigen Sie Faktoren wie die finanzielle Stabilität des Anbieters, die Komplexität des Dienstes und die potenzielle Auswirkung einer Dienstunterbrechung. Überprüfen und aktualisieren Sie Risikobewertungen regelmäßig, um sicherzustellen, dass sie weiterhin genau sind.

Fehler 3: Vernachlässigung regelmäßiger Aktualisierungen

Schließlich besteht ein häufiger Fehler darin, die regelmäßige Aktualisierung des DORA-Registers der Informationen zu vernachlässigen. Dies kann zu einem veralteten Register führen, das die aktuelle Risikostruktur der Institution nicht genau widerspiegelt.

Um dies zu vermeiden, verpflichten Sie sich zu regelmäßigen Aktualisierungen mindestens jährlich und häufiger, wenn es erforderlich ist. Regelmäßige Aktualisierungen gewährleisten, dass das Register weiterhin genau und auf dem neuesten Stand ist und helfen, Änderungen zu identifizieren, die das Risikoprofil der Institution beeinflussen können.

Tools und Ansätze

Manueller Ansatz

Ein manueller Ansatz zur Erstellung und Wartung eines DORA-Registers der Informationen kann in einigen Fällen funktionieren, insbesondere für kleinere Institute mit weniger Diensten. Die Vorteile umfassen eine größere Kontrolle über den Prozess und die Möglichkeit, das Register an die Bedürfnisse Ihrer Institution anzupassen.

Allerdings sind die Nachteile signifikant. Ein manueller Ansatz kann zeitaufwendig und anfällig für Fehler sein, insbesondere hinsichtlich der Aktualisierung des Registers. Es erfordert auch ein hohes Maß an Expertise und Ressourcen, um die Compliance mit DORA zu gewährleisten.

Tabellenkalkulations-/GRC-Ansatz

Ein Tabellenkalkulations- oder GRC (Governance, Risk, and Compliance)-Ansatz kann eine strukturiertere Methode zur Erstellung und Wartung eines DORA-Registers der Informationen bieten. Diese Tools können den Prozess streamlinen und eine Konsistenz innerhalb der Institution gewährleisten.

Es gibt jedoch Grenzen bei diesem Ansatz. Tabellenkalkulationen können unhandlich und schwer zu verwalten werden, wenn die Anzahl der Dienste zunimmt. Sie haben auch nicht die Fähigkeit, regelmäßige Aktualisierungen zu automatisieren, die für die Wartung eines genauen und up-to-date Registers kritischer sind.

GRC-Tools können mehr Struktur und Automatisierung bieten, aber sie sind möglicherweise nicht an die spezifischen Anforderungen von DORA angepasst. Sie können auch teuer sein und erfordern erhebliche Ressourcen zur Implementierung und Wartung.

Automatisierte Compliance-Plattformen

Automatisierte Compliance-Plattformen wie Matproof können eine umfassende Lösung für die Erstellung und Wartung eines DORA-Registers der Informationen bieten. Diese Plattformen können einen Großteil des Prozesses automatisieren, von der Erfassung von Diensten über die Durchführung von Risikobewertungen bis hin zu regelmäßigen Aktualisierungen.

Matproofs künstliche Intelligenz für die Richtlinienerstellung und die automatisierte Beweismittelsammlung kann Zeit sparen und das Risiko von Fehlern reduzieren. Sein Endpunkt-Compliance-Agent kann die Geräte in Echtzeit überwachen, während seine 100% EU-Datenresidenz die Compliance mit DSGVO und anderen Datenschutzvorschriften gewährleistet.

Es ist jedoch wichtig, ehrlich über die Grenzen der Automatisierung zu sein. Obwohl sie den Prozess streamlinen und das Risiko von Fehlern reduzieren kann, kann sie nicht die Notwendigkeit von menschlicher Expertise und Beurteilung ersetzen. Institute müssen weiterhin sorgfältig sein, um die Compliance mit DORA zu gewährleisten und ihr Register regelmäßig zu überprüfen und zu aktualisieren.

Zusammenfassend ist die Erstellung und Wartung eines DORA-Registers der Informationen eine kritische Aufgabe, die Sorgfalt und Expertise erfordert. Indem Sie die Anforderungen verstehen, Dienste erfassen, gründliche Risikobewertungen durchführen und sich verpflichten, regelmäßige Aktualisierungen vorzunehmen, können Institute ein konformes Register erstellen, das das Risikomanagement und die regulatorische Compliance unterstützt.

Erste Schritte: Ihre nächsten Maßnahmen

Das DORA-Register der Informationen ist ein kritischer Bestandteil, damit Finanzinstitute den regulatorischen Anforderungen gerecht werden. Hier ist ein fünfstufiger Aktionsplan, um Ihnen den Einstieg zu ermöglichen:

1. Verstehen Sie die Anforderungen: Beginnen Sie mit einem gründlichen Lesen von DORA-Artikel 28, der die Erstellung und Wartung des ICT-Registers vorschreibt. Beginnen Sie mit den offiziellen EU-Veröffentlichungen, um die Nuancen dieser Anforderung zu verstehen.

2. Bewerten Sie Ihre aktuelle Position: Bewerten Sie Ihre aktuelle ICT-Umgebung. Identifizieren Sie alle Drittanbieterdienste, sowohl interne als auch externe. Dazu gehören Cloud-Anbieter, Softwarehersteller und alle anderen Entitäten, die an Ihrer ICT-Infrastruktur beteiligt sind.

3. Einrichtung eines dedizierten Teams: Bilden Sie ein interdisziplinäres Team, das aus IT-, Compliance- und Rechtsexperten besteht. Dieses Team wird für die Wartung des ICT-Registers und die Sicherstellung der Compliance verantwortlich sein.

4. Entwicklung eines Berichterstattungsframeworks: Erstellen Sie einen standardisierten Prozess für die Sammlung und Berichterstattung von Informationen an das Register. Dies sollte Zeitpläne für Aktualisierungen und einen klaren Eskalationsprozess für erkannte Lücken oder Probleme beinhalten.

5. Implementierung von Technologielösungen: Erwägen Sie die Verwendung von Compliance-Automationsplattformen wie Matproof, die den Prozess der Richtlinienerstellung und Beweismittelsammlung streamlinen können und die administrative Belastung für Ihr Team reduzieren.

Ressourcenempfehlungen:

• Amtliche EU-Veröffentlichungen: Beginnen Sie mit dem DORA-Dokument selbst. Die "Verordnung (EU) 2022/2554 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 14. Dezember 2022 über die digitale operationelle Resilienz für den Finanzsektor" ist die primäre Quelle.
• BaFin-Veröffentlichungen: Für deutsche Institute beziehen Sie sich auf die Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin) für spezifische Anleitungen und Interpretationen von DORA im deutschen Kontext.
• Branchenwhitepaper: Sehen Sie sich Whitepaper von anerkannten Branchenorganisationen an, die praktische Einblicke in die Umsetzung von DORA bieten.

Die Entscheidung, das ICT-Register in-house oder externe Hilfe einzuholen, hängt von den Ressourcen und Expertise Ihres Unternehmens ab. Wenn Sie über ein robustes in-house Team mit umfangreicher Compliance-Kenntnis verfügen, kann es durchaus möglich sein, den Prozess intern zu managen. Für Organisationen, die an Bandbreite oder spezialisiertem Wissen mangeln, bieten externe Berater oder Compliance-Automationsplattformen die erforderliche Unterstützung und Expertise.

Ein schneller Erfolg, den Sie innerhalb der nächsten 24 Stunden erzielen können, besteht darin, eine vorläufige Bewertung Ihrer aktuellen ICT-Umgebung durchzuführen. Identifizieren Sie die Beziehungen zu Drittanbietern und beginnen Sie mit dem Prozess, sie zu katalogisieren. Dieser ersten Schritt bietet eine Grundlage für den Aufbau Ihres DORA-Registers der Informationen.

Häufig gestellte Fragen

Frage 1: Welche Informationen müssen im DORA-Register der Informationen enthalten sein?

A: Laut DORA-Artikel 28 Absatz 3 muss das Register Informationen über die Art der Beziehung, die von Drittanbietern durchgeführten kritischen Funktionen und die vom Finanzsektorunternehmen ergriffenen Maßnahmen zum Management der Risiken in Verbindung mit der Nutzung von ICT-Diensten des Drittanbieters enthalten. Es ist auch eine Übersicht über das Risikomanagement-Framework des Drittanbieters und dessen Fähigkeit, die Kontinuität der kritischen Operationen des Finanzsektorunternehmens aufrechtzuerhalten, erforderlich.

Frage 2: Wie oft sollte das DORA-Register der Informationen aktualisiert werden?

A: Das Register sollte so oft aktualisiert werden, wie es notwendig ist, um die aktuelle Situation Ihrer ICT-Umgebung genau wiederzuspiegeln. Obwohl DORA keine spezifische Häufigkeit vorschreibt, deuten best practice Vorschläge darauf hin, dass quartalsweise Aktualisierungen mindestens empfohlen sind, mit häufigeren Aktualisierungen bei kritischen Änderungen oder neuen Drittanbieterbeteiligungen.

Frage 3: Können wir ein einziges Register für alle Arten von Drittanbieterbeziehungen führen?

A: Es ist möglich, ein einziges Register zu führen, aber es muss so strukturiert sein, dass eine klare Unterscheidung zwischen Drittanbieterbeziehungen möglich ist. Das Register sollte in der Lage sein, zwischen ICT-Drittanbieterbeziehungen und anderen Arten von Drittanbieterbeteiligungen zu differenzieren, um die spezifischen Anforderungen von DORA-Artikel 28 zu erfüllen.

Frage 4: Welche Folgen hat eine Nichteinhaltung der Anforderungen des DORA-Registers der Informationen?

A: Eine Nichteinhaltung der DORA-Anforderungen kann zu erheblichen Sanktionen führen, einschließlich Bußgeldern und möglicherweise Reputationsschäden. Es ist entscheidend, die in DORA festgelegten Pflichten zu verstehen und zu erfüllen, um die operationelle Resilienz aufrechtzuerhalten und Ihre Institution vor regulatorischen Risiken zu schützen.

Frage 5: Wie steht das DORA-Register der Informationen in Bezug auf andere Compliance-Anforderungen, wie DSGVO oder ISO 27001?

A: Das DORA-Register der Informationen ergänzt andere Compliance-Frameworks wie DSGVO und ISO 27001. Während DSGVO sich auf Datenschutz und -privatsphäre konzentriert und ISO 27001 auf Informationssicherheitsmanagement, adressiert DORA spezifisch die operationelle Resilienz im Finanzsektor. Das Register kann als zentraler Knotenpunkt für Informationen dienen, die in diese anderen Frameworks einfließen und Compliance-Bemühungen bei mehreren regulatorischen Anforderungen streamlining.

Schlüssiges Fazit

• Konformität mit DORA-Artikel 28: Verstehen Sie und implementieren Sie die Anforderungen für das DORA-Register der Informationen, um die operationelle Resilienz Ihrer Finanzinstitution aufrechtzuerhalten.
• Proaktives Management: Aktualisieren Sie das Register regelmäßig, um Änderungen in Ihrer ICT-Umgebung widerzuspiegeln und Risiken in Verbindung mit Drittanbieterbeteiligungen zu managen.
• Technologie nutzen: Erwägen Sie die Verwendung von Compliance-Automationsplattformen wie Matproof, um die Richtlinienerstellung und Beweismittelsammlung zu streamlinen und die administrative Belastung für Ihr Team zu reduzieren.
• Expertenberatung: Bei komplexen oder ressourcenintensiven Aufgaben sollten Sie externe Experten oder Berater engagieren, um die Compliance mit DORA-Anforderungen sicherzustellen.
• Handlungsreicher Schritt: Beginnen Sie mit einer vorläufigen Bewertung Ihrer aktuellen ICT-Umgebung und katalogisieren Sie Ihre Drittanbieterbeziehungen, um eine Grundlage für Ihr DORA-Register der Informationen aufzubauen.

Matproof kann Ihnen helfen, die Erstellung und Wartung Ihres DORA-Registers der Informationen zu automatisieren, um den regulatorischen Anforderungen gerecht zu werden und die administrative Belastung für Ihr Team zu reduzieren. Besuchen Sie https://matproof.com/contact, um eine kostenlose Bewertung zu erhalten, wie Matproof Ihre Compliance-Bemühungen unterstützen kann.