Control Deficiencies: Detection and Automated Remediation

Inleiding

Een algemeen geloof onder Compliance-teams is dat controledeficiënties kunnen worden beheerd via zorgvuldige documentatie en routinecontroles. Echter, een insider-inzicht dat de conventionele wijsheid tegenspreekt, is dat controledeficiënties niet alleen over naleving hebben - ze hebben te maken met operationele integriteit en financiële duurzaamheid. Voor Europese financiële dienstverlening is deze realiteit bijzonder kritisch, gezien de strenge regelgeving onder DORA, MiFID II, AVG, en meer recentelijk, de strenge NIS2-richtlijn.

De stakes zijn hoog. Niet-naleving kan leiden tot forse boetes, controlemislukkingen, operationele onderbrekingen en onherstelbare reputatiebeschadiging. Dit artikel gaat in op het detecteren en automatisch herstellen van controledeficiënties, met een strategisch aanpak voor risicobeheer dat financiële instellingen zich niet langer kunnen permitteren te negeren.

Het Kernprobleem

Controledeficiënties liggen vaak verborgen onder het oppervlak van een organisaties operaties, verborgen door verouderde nalevingprocessen. De werkelijke kosten zijn verbazingwekkend. Een studie van de Europese Bankautoriteit toonde aan dat niet-naleving van regelgevingsvereisten financiële instellingen miljoenen euro's in sancties jaarlijks kost. Verspilde tijd op handmatige processen en het risico op blootstelling door onopgemerkte gebreken leiden tot aanzienlijke financiële verliezen en operationele inefficiënties.

Meeste organisaties——DORAMiFID IIAVG

AVG324%

DORA4

1. Gartner2019386

2. PwC20184.5%

3. Forrester2018IT110

Waarom Dit Nu Dringend Is

De dringendheid van het aanpakken van controledeficiënties is verhoogd door recente regelgevingswijzigingen en handhavingsacties. Het Digitale Operationele Veiligheidsacte (DORA) van de Europese Unie gaat nieuwe cybersecurityvereisten introduceren voor financiële instellingen, wat de toezichthoudende aandacht op interne controles en operationele veerkracht aanzienlijk vergroot. Met handhavingsacties op stijging, zoals de €746 miljoen boete opgelegd aan Credit Suisse door de Europese Centrale Bank voor het overtreden van witwasregels, is de kost van niet-naleving nog nooit hoger geweest.

Bovendien nemen marktdrukken toe. Klanten en partners eisen steeds vaker certificaten zoals SOC 2 en ISO 27001, wat robuuste interne controles en risicobeheerprocessen vereist. Niet-naleving kan leiden tot concurrentieNachteil, omdat klanten kunnen kiezen om te werken met organisaties die sterkere controles en betere risicobeheer kunnen demonstreren.

De kloof tussen waar de meeste organisaties zijn en waar ze moeten zijn, breidt zich uit. Veel zijn nog steeds afhankelijk van handmatige processen en verouderde technologieën, die niet geschikt zijn om de complexiteit en snelheid van regelgevingswijzigingen te hanteren. Deze kloof is niet alleen een nalevingsprobleem - het is een bedrijfsrisico dat de onderkant van de balans en de langetermijnslevensvatbaarheid van financiële instellingen kan beïnvloeden.

In de volgende sectie van dit artikel zullen we verkennen hoe organisaties automatisering en AI-gebaseerde oplossingen kunnen inzetten om controledeficiënties effectiever te detecteren en te herstellen. We zullen ook bespreken hoe Matproof, een Compliance-automatiseringsplatform dat specifiek voor EU-financial services is ontwikkeld, kan helpen om deze kloof te bridgen en operationele veerkracht te waarborgen in het licht van een evoluerende regelgeving.

De Oplossing Framework

Een omvattend oplossingenframework voor het aanpakken van controledeficiënties en het verbeteren van herstelprocessen is essentieel voor financiële instellingen in Europa. Dit framework zou robuust, aanpasbaar en in overeenstemming met regelgeving zoals DORA, SOC 2, ISO 27001, AVG en NIS2 moeten zijn. Hier zijn stappen en aanbevelingen om een sterke interne controleomgeving te bouwen:

Stap 1: Identificeer Kritieke Controledeficiënties

De eerste stap is het identificeren van waar controledeficiënties bestaan. Dit omvat een grondige risicobeoordeling die gedetailleerd en methodisch moet zijn. Gebruik risicomatrices om risico's en hun potentiële impact te categoriseren. Risicobeoordelingen moeten overeenkomen met wat de regelgevers verwachten; bijvoorbeeld, DORA Artikel 28 (2) staat dat instellingen robuuste governanceframeworks moeten hebben.

Stap 2: Een Duidelijk Bereik van Controles

Zodra risico's zijn geïdentificeerd, definieer de controleomgeving. Controlekaders zouden volledig moeten zijn, en alle aspecten van de organisatiesoperaties moeten behandelen. Dit omvat beleidsregels, procedures en controles gerelateerd aan technologie, databeheer en werknemergedrag, in overeenstemming met AVG- en ISO 27001-vereisten.

Stap 3: Ontwikkel een Controlemonitoringsprogramma

Regelmatige monitoring is cruciaal. Implementeer een programma dat systeematisch de effectiviteit van controles controleert. Dit kan worden gedaan via periodieke beoordelingen, geautomatiseerde scans en audits. Zorg ervoor dat de verzamelde bewijsstukken gemakkelijk kunnen worden opgehaald, zoals vereist door SOC 2.

Stap 4: Implementeer een Herstelproces

Een herstelproces moet worden ingesteld om eventuele controledeficiënties onverwijld aan te pakken. Dit proces moet goed gedocumenteerd zijn en stappen bevatten voor het identificeren, beoordelen en aanpakken van problemen. Het moet ook aangeven wie verantwoordelijk is voor elke stap, tijdsramen voor voltooiing en hoe de effectiviteit van de herstelmaatregelen zal worden gemeten.

Stap 5: Continue Verbetering

Ten slotte, geef je in voor een cultuur van continue verbetering. Dit betekent het regelmatig controleren en bijwerken van controlekaders in reactie op nieuwe risico's, veranderingen in de regelgeving of technologische vooruitgang.

Wat "Goed" eruitziet

In tegenstelling tot "net slagen," een "goed" controleomgeving is proactief, niet reagerend. Het anticipeert risico's, niet alleen reageert erop. Het gebruikt technologie om controletesten en bewijsverzameling te automatiseren, wat de belasting op interne auditteams vermindert. Het integreert ook risicobeheer in het strategisch planningsproces, waardoor risicobeheer geen naoverweging is, maar een kerndeel van bedrijfsoperaties.

Veelvoorkomende Fouten om te Vermijden

Fout 1: Onvoldoende Risicobeoordeling

Vele organisaties slaag er niet in een volledige risicobeoordeling uit te voeren, wat leidt tot overgebleven risico's en controledeficiënties. In plaats van een oppervlakkige controle, moet een gedetailleerde risicobeoordeling worden uitgevoerd die alle mogelijke bedreigingen en kwetsbaarheden evalueert, volgend de richtlijnen van ISO 27001.

Fout 2: Reactief In plaats van Proactief

Een voorkomende fout is om alleen controledeficiënties aan te pakken na een audit of incident, in plaats van proactief risico's te beheren. Proactief risicobeheer omvat het regelmatig monitoren en testen van controles om er zeker van te zijn dat ze effectief zijn en problemen te identificeren voordat ze ernstig worden.

Fout 3: Onvoldoende Documentatie

Ontbreken van documentatie is een groot probleem. Documentatie is cruciaal om naleving te demonstreren en voor het herstelproces. Het moet niet alleen beleidsregels en procedures bevatten, maar ook de resultaten van controletests en bewijzen van genomen herstelmaatregelen.

Fout 4: Overmatige Afhankelijkheid van Handmatige Processen

Handmatige processen zijn tijdrovend en vatbaar voor fouten. Ze maken het ook moeilijk om de bewijsstukken te verzamelen en te analyseren die nodig zijn voor audits. Overweeg in plaats daarvan zoveel mogelijk van het proces te automatiseren, wat niet alleen de efficiëntie vergroot, maar ook het risico van menselijke fouten vermindert.

Fout 5: Onvoldoende Training en Begeleiding

Werknemers hebben vaak geen bewustzijn van de betekenis van interne controles en hun rol in het handhaven ervan. Training zou een regelmatig onderdeel moeten zijn van het controleomgeving, met een focus op de betekenis van controles en hoe te voldoen aan hen.

Tools en Benaderingen

Handmatige Benadering

Handmatige benaderingen voor controletesten en bewijsverzameling kunnen grondig zijn, maar zijn vaak tijdrovend en vatbaar voor fouten. Ze werken het beste in kleine organisaties of voor specifieke, niet-complexe controles. Echter, ze zijn niet schaalbaar of efficiënt voor grotere organisaties of meer complexe controleomgevingen.

Spreadsheet/GRC Benadering

Spreadsheet-gebaseerde of GRC (Governance, Risk, en Compliance) softwarebenaderingen bieden enige automatisering en kunnen efficiënter zijn dan handmatige processen. Echter, ze hebben vaak beperkingen in termen van realtime monitoring, integratie met andere systemen en de capaciteit om een breed scala aan bewijsstukken te verzamelen en te analyseren.

Geautomatiseerde Complianceplatforms

Geautomatiseerde complianceplatforms zoals Matproof bieden significante voordelen. Ze kunnen vele aspecten van de controleomgeving automatiseren, inclusief beleidsgeneratie, bewijsverzameling en herstel. Ze kunnen ook integreren met andere systemen om een meer omvattend overzicht van de controleomgeving te bieden. Matproof, bijvoorbeeld, biedt 100% EU-gegevenshuisvesting en is specifiek ontwikkeld voor EU-financial services, waardoor het een goede fit is voor organisaties die onderworpen zijn aan DORA en andere EU-regelgevingen.

Bij het kiezen van een geautomatiseerd complianceplatform, zoek naar functies zoals AI-gebaseerde beleidsgeneratie, geautomatiseerde bewijsverzameling en eindpuntcomplianceagents. Overweeg ook de capaciteit van het platform om te integreren met andere systemen en zijn schaalbaarheid.

Wanneer Automatisatie Helpt en Wanneer Niet

Automatisatie kan significant helpen bij het automatiseren van repetitieve taken, het verminderen van het risico van menselijke fouten en het bieden van realtime monitoring en rapportage. Echter, het is geen vervanging voor een goed ontworpen controleomgeving of voor het oordeel en expertise van complianceprofessionals. Het werkt het meest effectief wanneer het in combinatie wordt gebruikt met een sterke interne controlekader en een cultuur van naleving.

Aan de slag: Uw Volgende Stappen

Controledeficiënties en hun herstel kunnen overweldigend lijken, maar het beginnen is eenvoudig. Hieronder is een vijfstappenplan dat u deze week kunt volgen:

1. Beoordeling van Huidige Controles: Begin met een grondige beoordeling van uw bestaande interne controles. Identificeer gebieden die niet-nalevend zijn of ontoereikend gedocumenteerd zijn. Overweeg het COSO-kader voor richtlijnen.

2. Risicobeoordeling: Voer een risicobeoordeling uit om te begrijpen waar uw organisatie het meest kwetsbaar voorstaat. Dit helpt u prioriteit te geven aan welke controledeficiënties eerst aan bod moeten komen, gebaseerd op potentiële impact.

3. Beleidsbeoordeling: Evalueer uw beleidsregels in overeenstemming met DORA, SOC 2, en ISO 27001-standaarden. Zorg ervoor dat ze up-to-date zijn en uw operationele processen nauwkeurig weerspiegelen.

4. Implementatie van Geautomatiseerde Tools: Begin met het testen van geautomatiseerde compliancetools, zoals Matproof, om te zien hoe ze kunnen helpen bij bewijsverzameling en beleidsgeneratie. Dit kan de handmatige werklast verminderen en de efficiëntie verhogen.

5. Continue Monitoring: Stel een systeem in voor doorlopend monitoring en regelmatige beoordelingen van uw controles. Dit moet geprogrameerde audits en snelle rapportage van alle nieuwe gebreken bevatten.

Voor bronaanbevelingen, verwijs naar officiële publicaties van de EU en BaFin. De richtlijnen van de Europese Bankautoriteit (EBA) over interne controlesystemen bieden een uitgebreid beginpunt. Bovendien biedt de Duitse Federale Financiële Toezichtautoriteit (BaFin) specifieke inzichten in regelgevingsverwachtingen voor financiële instellingen.

Het besluit om controledeficiënties in-house of met externe hulp aan te pakken, hangt af van uw organisaties capaciteit en expertise. Als uw interne team geen bandbreedte of gespecialiseerde kennis heeft, kunnen externe consultants waardevolle steun bieden. Echter, voor doorlopend monitoring en onderhoud zijn in-house mogelijkheden vaak duurzamer.

Een snelle winst die u in de komende 24 uur kunt bereiken, is een hoog niveau beoordeling van uw meest kritieke controles. Identificeer een of twee die duidelijk ontoereikend zijn en schets een actieplan om ze onmiddellijk aan te pakken.

Veelgestelde Vragen

Hier zijn antwoorden op enkele veelgestelde vragen over controledeficiënties en hun herstel:

Vraag 1: Hoe kan ik bepalen of een controledeficit material is?

A: Materieelheid is contextafhankelijk en kan lastig te beoordelen zijn. Over het algemeen wordt een gebrek beschouwd als materiaal als er een redelijke mogelijkheid is dat het resulteert in een verkeerde weergave van de financiële overzichten van een entiteit die significant is voor een gebruiker die deze overzichten betrouwt. Overweeg de grootte en aard van het gebrek, de waarschijnlijkheid van voorval en de potentiële impact op de onderneming.

Vraag 2: Wat is de rol van technologie in het detecteren en herstellen van controledeficiënties?

A: Technologie wordt steeds belangrijker. Oplossingen zoals Matproof gebruiken AI om beleidsgeneratie en bewijsverzameling te automatiseren, wat de tijd en inspanning vereist voor naleving vermindert. Ze kunnen ook realtime monitoring bieden en u waarschuwen voor potentiële problemen, waardoor herstel sneller kan plaatsvinden.

Vraag 3: Hoe kan ik ervoor zorgen dat herstelinspanningen effectief zijn?

A: Effectief herstel omvat meer dan alleen het oplossen van het directe probleem. Het vereist het begrijpen van de oorzaak, het implementeren van een oplossing en vervolgens testen om ervoor te zorgen dat de controle werkt zoals bedoeld. Regelmatige beoordelingen en updates van beleidsregels en controles zijn ook essentieel om hun effectiviteit te handhaven.

Vraag 4: Wat zijn de regelgevingsimplicaties van niet omgaan met controledeficiënties?

A: De implicaties kunnen ernstig zijn. Ze kunnen boetes, reputatienschade, verlies van vertrouwen van klanten en juridische consequenties omvatten. Volgens Artikel 74 van DORA moeten instellingen effectieve interne controlesystemen hebben. Niet-naleving kan leiden tot handhavingsacties door regelgevende autoriteiten.

Vraag 5: Hoe kan ik continue naleving van controlevereisten handhaven?

A: Continue naleving vereist een cultuur van risicobeheer en continue verbetering. Dit omvat regelmatige training voor personeel, het bijwerken van beleidsregels om veranderingen in regelgeving te weerspiegelen en het gebruik van geautomatiseerde tools om controles te monitoren en te rapporteren. Het inzetten van externe auditors op regelmatige basis kan ook een objectieve beoordeling van uw controleomgeving bieden.

Belangrijkste Boekdelen

Hier zijn de belangrijkste boodschap van dit artikel:

• Actieplan: Begin met een huidige controlebeoordeling, gevolgd door een risicobeoordeling, beleidsbeoordeling, implementatie van geautomatiseerde tools en continue monitoring.
• Regelgevingsnaleving: Zorg ervoor dat uw beleidsregels in overeenstemming zijn met DORA, SOC 2, en ISO 27001-standaarden om regelgevingsboetes te vermijden.
• Rol van Technologie: Embrace technologie zoals Matproof om beleidsgeneratie en bewijsverzameling te automatiseren, wat de efficiëntie en effectiviteit in naleving verbetert.
• Doorlopend Inspanningen: Naleving is niet een eenmalige gebeurtenis maar vereist doorlopende inspanningen en regelmatige updates.
• Gratis Beoordeling: Matproof kan helpen bij het automatiseren van uw nalevingproces. Voor een gratis beoordeling, bezoek https://matproof.com/contact.

Door deze stappen te volgen en de juiste tools te gebruiken, kunt u controledeficiënties effectief beheren en een sterke risicobeheerkader bouwen.