Deficiencias de Control: Detección e Automatización de la Corrección
Introducción
Una creencia común entre los equipos de cumplimiento es que las deficiencias de control pueden ser administradas a través de una documentación meticulosa y auditorías rutinarias. Sin embargo, una perspectiva interna que desafía la sabiduría convencional es que las deficiencias de control no son solo sobre cumplimiento; se tratan de integridad operativa y sostenibilidad financiera. Para los servicios financieros europeos, esta realidad es especialmente crítica dada la normativa estricta bajo DORA, MiFID II, RGPD y más recientemente, la estricta directiva NIS2.
Las apuestas son altas. La no conformidad puede llevar a multas sustanciales, fracasos en auditorías, interrupción operativa e inminente daño a la reputación. Este artículo se adentra en la detección y la corrección automatizada de deficiencias de control, ofreciendo un enfoque estratégico para la gestión de riesgos que las instituciones financieras ya no pueden permitirse ignorar.
El Problema Central
Las deficiencias de control a menudo se esconden debajo de la superficie de las operaciones de una organización, ocultas por procesos de cumplimiento obsoletos. Los costos reales son asombrosos. Un estudio de la Autoridad Bancaria Europea mostró que la no conformidad con los requisitos regulatorios cuesta a las instituciones financieras millones de euros en sanciones anuales. El tiempo perdido en procesos manuales y la exposición al riesgo debido a deficiencias no detectadas se acumulan en pérdidas financieras significativas y eficiencias operativas reducidas.
La mayoría de las organizaciones——DORAMiFID IIRGPD
RGPD324%
DORA4
Gartner2019386
PwC20184.5%
Forrester2018IT110
¿Por qué esto es urgente ahora?
La urgencia de abordar las deficiencias de control se ve incrementada por cambios regulatorios recientes y acciones de aplicación. El Acta de Resiliencia Operativa Digital (DORA) de la Unión Europea está destinado a introducir nuevos requisitos de ciberseguridad para las instituciones financieras, lo que aumenta significativamente la supervisión de los controles internos y la resiliencia operativa. Con las acciones de aplicación en aumento, como la multa de 746 millones de euros impuesta a Credit Suisse por el Banco Central Europeo por incumplir las regulaciones de lavado de dinero, el costo de la no conformidad nunca ha sido más alto.
Además, las presiones del mercado están en aumento. Los clientes y socios están demandando cada vez más certificaciones como SOC 2 e ISO 27001, que requieren controles internos sólidos y procesos de gestión de riesgos. La no conformidad puede conducir a una desventaja competitiva, ya que los clientes pueden optar por trabajar con organizaciones que puedan demostrar controles más fuertes y una mejor gestión de riesgos.
La brecha entre donde se encuentran la mayoría de las organizaciones y donde necesitan estar está扩大ing. Muchos siguen confiando en procesos manuales y tecnologías obsoletas, que están mal equipadas para manejar la complejidad y la rapidez del cambio regulatorio. Esta brecha no es solo un problema de cumplimiento; es un riesgo de negocio que puede afectar al beneficio neto y la viabilidad a largo plazo de las instituciones financieras.
En la siguiente parte de este artículo, exploraremos cómo las organizaciones pueden aprovechar la automatización y soluciones impulsadas por IA para detectar y remediar deficiencias de control de manera más efectiva. También discutiremos cómo Matproof, una plataforma de automatización de cumplimiento construida específicamente para los servicios financieros de la UE, puede ayudar a cerrar esta brecha y garantizar la resiliencia operativa ante los paisajes regulatorios en evolución.
El Marco de Solución
Un marco de solución integral para abordar las deficiencias de control y mejorar los procesos de corrección es esencial para las instituciones financieras en Europa. Este marco debe ser sólido, adaptable y alineado con regulaciones como DORA, SOC 2, ISO 27001, RGPD y NIS2. Aquí hay pasos y recomendaciones para ayudar a construir un entorno de control interno fuerte:
Paso 1: Identificar Deficiencias de Control Críticas
El primer paso es identificar dónde existen deficiencias de control. Esto implica una evaluación de riesgos exhaustiva que debe ser detallada y metódica. Use matrices de riesgo para categorizar riesgos y su impacto potencial. Las evaluaciones de riesgos deben alinearse con lo que se espera de los reguladores; por ejemplo, el Artículo 28 (2) de DORA establece que las instituciones deben tener en marcha marcos de gobierno sólidos.
Paso 2: Ámbito Claro de Controles
Una vez identificados los riesgos, defina el entorno de control. Los marcos de control deben ser completos, abordando todos los aspectos de las operaciones de la organización. Esto incluye políticas, procedimientos y controles relacionados con la tecnología, la gestión de datos y el comportamiento del empleado, en línea con los requisitos del RGPD e ISO 27001.
Paso 3: Desarrollar un Programa de Monitoreo de Control
El monitoreo regular es crucial. Implemente un programa que verifique sistemáticamente la efectividad de los controles. Esto se puede hacer a través de revisiones periódicas, escaneos automatizados y auditorías. Asegúrese de que la evidencia recopilada pueda recuperarse fácilmente, como se exige por SOC 2.
Paso 4: Implementar un Proceso de Remediación
Se debe establecer un proceso de remediación para abordar cualquier deficiencia de control rápidamente. Este proceso debe estar bien documentado e incluir pasos para identificar, evaluar y abordar problemas. También debe describir quién es responsable de cada paso, los marcos de tiempo para la finalización y cómo se medirán la efectividad de la remediación.
Paso 5: Mejora Continua
Finalmente, comprométase con una cultura de mejora continua. Esto significa revisar y actualizar regularmente los marcos de control en respuesta a nuevos riesgos, cambios en el entorno regulatorio o avances tecnológicos.
Lo que se considera "Bueno"
En contraste con "apenas pasando", un entorno de control "bueno" es proactivo, no reactivo. Anticipa riesgos, no solo responde a ellos. Utiliza tecnología para automatizar la prueba de control y la recopilación de evidencia, reduciendo la carga en los equipos de auditoría interna. También integra la gestión de riesgos en el proceso de planificación estratégica, asegurando que la gestión de riesgos no sea un afterthought sino una parte central de las operaciones comerciales.
Errores Comunes a Evitar
Error 1: Evaluación de Riesgo Inadecuada
Muchos organismos no realizan una evaluación de riesgos integral, lo que lleva a riesgos pasados por alto y deficiencias de control. En lugar de una comprobación superficial, se debe realizar una evaluación de riesgos detallada que evalúe todas las amenazas y vulnerabilidades potenciales, siguiendo las pautas establecidas por ISO 27001.
Error 2: Reactivo en Lugar de Proactivo
Un error común es abordar las deficiencias de control solo después de una auditoría o incidente, en lugar de gestionar los riesgos de manera proactiva. La gestión de riesgos proactiva implica el monitoreo y la prueba regular de controles para garantizar que son efectivos e identificar problemas antes de que se vuelvan significativos.
Error 3: Documentación Insuficiente
La falta de documentación es un problema significativo. La documentación es crucial para demostrar el cumplimiento y para el proceso de remediación. Debe incluir no solo las políticas y procedimientos sino también los resultados de las pruebas de control y la evidencia de las acciones de remediación realizadas.
Error 4: Exceso de Confianza en Procesos Manuales
Los procesos manuales son lentos y propensos a errores. También hacen difícil la recopilación y el análisis de la evidencia necesaria para las auditorías. En su lugar, considere la automatización de tantos procesos como sea posible, lo que no solo aumenta la eficiencia sino que también reduce el riesgo de errores humanos.
Error 5: Entrenamiento e Conciencia Insuficientes
Los empleados a menudo carecen de conciencia sobre la importancia de los controles internos y su papel en mantenerlos. El entrenamiento debe ser una parte regular del entorno de control, con un enfoque en la importancia de los controles y cómo cumplir con ellos.
Herramientas y Enfoques
Enfoque Manual
Los enfoques manuales para la prueba de control y la recopilación de evidencia pueden ser exhaustivos pero a menudo son lentos y propensos a errores. Funcionan mejor en pequeñas organizaciones o para controles específicos y no complejos. Sin embargo, no son escalables o eficientes para organizaciones más grandes o entornos de control más complejos.
Enfoque de Hoja de Cálculo/GRC
Los enfoques basados en hojas de cálculo o GRC (Gobierno, Riesgo y Cumplimiento) ofrecen algo de automatización y pueden ser más eficientes que los procesos manuales. Sin embargo, a menudo tienen limitaciones en términos de monitoreo en tiempo real, integración con otros sistemas y la capacidad de recopilar y analizar una amplia gama de evidencia.
Plataformas de Cumplimiento Automatizado
Las plataformas de cumplimiento automatizado como Matproof pueden ofrecer ventajas significativas. Pueden automatizar muchos aspectos del entorno de control, incluida la generación de políticas, la recopilación de evidencia y la corrección. También pueden integrarse con otros sistemas para proporcionar una visión más completa del entorno de control. Matproof, por ejemplo, ofrece residencia de datos del 100% en la UE y está construido específicamente para los servicios financieros de la UE, lo que lo convierte en una buena opción para organizaciones sujetas a DORA y otras regulaciones de la UE.
Cuando se elija una plataforma de cumplimiento automatizado, busque características como la generación de políticas impulsada por IA, la recopilación de evidencia automatizada y agentes de cumplimiento de endpoint. También considere la capacidad de la plataforma para integrarse con otros sistemas y su capacidad de escalabilidad.
Cuando la Automatización Ayuda y Cuando No
La automatización puede ayudar significativamente en la automatización de tareas repetitivas, reduciendo el riesgo de errores humanos y proporcionando monitoreo y reporte en tiempo real. Sin embargo, no es un sustituto de un entorno de control bien diseñado o de la juicio y experiencia de los profesionales de cumplimiento. Es más eficaz cuando se utiliza en conjunto con un marco de control interno sólido y una cultura de cumplimiento.
Comenzar: Tus Pasos Siguientes
Las deficiencias de control y su corrección pueden parecer abrumadoras, pero comenzar es sencillo. A continuación se encuentra un plan de acción de cinco pasos que puedes seguir esta semana:
Evaluación de Controles Actuales: Comienza realizando una revisión exhaustiva de tus controles internos existentes. Identifica áreas que no cumplen o carecen de una documentación suficiente. Considera utilizar el marco COSO para orientación.
Evaluación de Riesgo: Realiza una evaluación de riesgos para comprender dónde está más vulnerable tu organización. Esto te ayudará a priorizar qué deficiencias de control abordar primero, basado en el impacto potencial.
Revisión de Políticas: Evalua tus políticas en alineación con las normas DORA, SOC 2 y ISO 27001. Asegúrate de que estén actualizadas y reflejen con precisión tus procesos operativos.
Implementación de Herramientas Automatizadas: Comienza a probar herramientas de cumplimiento automatizado, como Matproof, para ver cómo pueden ayudar con la recopilación de evidencia y la generación de políticas. Esto puede reducir la carga manual y aumentar la eficiencia.
Monitoreo Continuo: Establece un sistema para el monitoreo continuo y las revisiones regulares de tus controles. Esto debe incluir auditorías programadas y el informe rápido de cualquier nueva deficiencia.
Para recomendaciones de recursos, consultar publicaciones oficiales de la UE y BaFin. Las pautas de la Autoridad Bancaria Europea (EBA) sobre sistemas internos de control proporcionan un punto de partida completo. Además, la Autoridad Federal Financiera de Supervisión (BaFin) ofrece insights específicos sobre las expectativas regulatorias para las instituciones financieras.
Decidir si manejar las deficiencias de control en casa o con ayuda externa depende de la capacidad y el conocimiento de su organización. Si su equipo interno carece de la capacidad o el conocimiento especializado, los consultores externos pueden proporcionar apoyo valioso. Sin embargo, para el monitoreo continuo y el mantenimiento, las capacidades internas a menudo son más sostenibles.
Un ganancia rápida que puedes lograr en las próximas 24 horas es realizar una revisión a alto nivel de tus controles más críticos. Identifica uno o dos que claramente son deficientes y elabora un plan de acción para abordarlos inmediatamente.
Preguntas Frecuentes
Aquí están las respuestas a algunas preguntas frecuentes sobre las deficiencias de control y su corrección:
Pregunta 1: ¿Cómo puedo determinar si una deficiencia de control es material?
R: La materialidad depende del contexto y puede ser desafiante de evaluar. En general, una deficiencia se considera material si hay una posibilidad razonable de que resulte en una falta de declaración de las declaraciones financieras de una entidad que sería significativa para un usuario que dependa de esas declaraciones. Considere la magnitud y la naturaleza de la deficiencia, la probabilidad de ocurrencia y el impacto potencial en el negocio.
Pregunta 2: ¿Qué papel juega la tecnología en la detección y corrección de deficiencias de control?
R: La tecnología es cada vez más crucial. Soluciones como Matproof utilizan IA para automatizar la generación de políticas y la recopilación de evidencia, reduciendo el tiempo y el esfuerzo necesarios para el cumplimiento. También pueden proporcionar monitoreo en tiempo real y alertarte sobre posibles problemas, lo que permite una remediación más rápida.
Pregunta 3: ¿Cómo aseguro que los esfuerzos de remediación sean efectivos?
R: Una remediación efectiva implica más que simplemente solucionar el problema inmediato. Requiere comprender la causa raíz, implementar una solución y luego probar para asegurarse de que el control esté funcionando según lo previsto. Las revisiones y actualizaciones regulares de políticas y controles también son esenciales para mantener su efectividad.
Pregunta 4: ¿Cuáles son las implicaciones regulatorias de no abordar las deficiencias de control?
R: Las implicaciones pueden ser graves. Pueden incluir multas, daño a la reputación, pérdida de confianza del cliente y consecuencias legales. Según el Artículo 74 de DORA, las instituciones deben tener en marcha mecanismos internos de control efectivos. No cumplir puede llevar a acciones de aplicación por parte de los organismos reguladores.
Pregunta 5: ¿Cómo puedo mantener el cumplimiento continuo con los requisitos de control?
R: El cumplimiento continuo requiere una cultura de gestión de riesgos y mejora continua. Esto incluye el entrenamiento regular para el personal, la actualización de políticas para reflejar cambios en las regulaciones y el uso de herramientas automatizadas para monitorear e informar sobre controles. La contratación de auditores externos periódicamente también puede proporcionar una evaluación objetiva de su entorno de control.
Conclusiones Importantes
Aquí están las conclusiones importantes de este artículo:
- Plan de Acción: Comienza con una evaluación de control actual, seguida de una evaluación de riesgos, revisión de políticas, implementación de herramientas automatizadas y monitoreo continuo.
- Cumplimiento Regulatorio: Asegura que tus políticas se alineen con las normas DORA, SOC 2 y ISO 27001 para evitar sanciones regulatorias.
- Papel de la Tecnología: Aborda la tecnología como Matproof para automatizar la generación de políticas y la recopilación de evidencia, mejorando la eficiencia y la efectividad en el cumplimiento.
- Esfuerzos Continuos: El cumplimiento no es un evento de una vez, sino que requiere esfuerzo continuo y actualizaciones regulares.
- Evaluación Gratuita: Matproof puede ayudar a automatizar tu proceso de cumplimiento. Para una evaluación gratuita, visita https://matproof.com/contact.
Siguiendo estos pasos y aprovechando las herramientas adecuadas, puedes gestionar eficazmente las deficiencias de control y mantener un marco sólido de gestión de riesgos.