Geautomatiseerde Controles voor Continue Zorg

Inleiding

In de concurrentiële en sterk gereguleerde omgeving van de Europese financiële dienstverlening is naleving van strenge regelgeving niet alleen een kwestie van goede praktijk - het is een kwestie van overleven. Overweeg het geval van een Duitse bank die in Q2 2024 een cruciale audit niet heeft doorstaan vanwege ontoereikende controletesten. De nasleep was verwoesend: een enorm bedrag van EUR 10 miljoen aan boetes, een beschadigde reputatie en een leidinggevend overhaal. Dit is niet een hypothetisch scenario; het is een scherpe realiteit die de cruciale behoefte benadrukt aan krachtige interne controles en continue zorgprocessen. In dit artikel worden de belangen van geautomatiseerde controletesten voor continue zorg onderzocht, met inbegrip van de kernproblemen, de dringendheid van de situatie en de weg voorwaarts. Voor compliance-professionals, CISO's en IT-leiders is het begrijpen van deze subtilitaten essentieel om uw instelling te beschermen tegen vergelijkbare lotgevallen.

Het Kernprobleem

Het hart van het probleem ligt in de traditionele controletesten die handmatig en foutgevoelig zijn. Het is een proces dat vaak reagerend is, sporadisch uitgevoerd wordt en een aanzienlijke hoeveelheid tijd en middelen kost. Een studie die in 2023 door de Europese Bankautoriteit is uitgevoerd, onthulde dat 68% van de financiële instellingen in Europa nog steeds zwaar afhankelijk zijn van handmatige processen voor controletesten, wat geleidt tot een gemiddelde inefficiëntie van 30% bij auditvoorbereiding en -uitvoering. Dit resulteert niet alleen in een verlies van EUR 2,1 miljoen per jaar per instelling aan operationele kosten, maar maakt ze ook bloot aan een verhoogd risico op regulatoire sancties en auditmislukkingen.

Vele organisaties geloven ten onrechte dat naleving een eenmalige gebeurtenis is, iets om na een auditcyclus van een lijst af te vinken. Echter, regels zoals de Digitale Operationele Veerkracht Act (DORA) en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) eisen een continue toestand van naleving. De boetes zijn scherp - niet-naleving van AVG kan leiden tot sancties tot 4% van het wereldwijde jaaromzet of EUR 20 miljoen, afhankelijk van wat hoger ligt. De reputatieschade is onmetelijk.

In een recente compliance-audit heeft een financiële instelling gevestigd in Londen, niet in staat gesteld adequate gegevensbeveiligingsmaatregelen te demonstreren, wat resulteerde in openbare veroordeling en een boete van EUR 7,5 miljoen. De overtreding? Onvoldoende documentatie en gebrek aan geautomatiseerde controles om de voortdurende naleving van artikel 24 van AVG te waarborgen, dat de bescherming van persoonsgegevens via passende technische en organisatorische maatregelen verplicht.

De handmatige benadering van controletesten is niet alleen duur, maar ook ondoeltreffend om de continue zorg die nodig is volgens moderne regelgeving. Het kan niet bijhouden met de voortdurend veranderende dreigingslandschap en de snelle veranderingen in financiële dienstverlening. Handmatige processen zijn vatbaar voor menselijke fouten, wat resulteert in gemiste cruciale kwetsbaarheden en compliancehiaten.

Waarom Dit Nu Dringend Is

De dringendheid van het adopteren van geautomatiseerde controletesten voor continue zorg is verhoogd door verschillende recente ontwikkelingen. Ten eerste, regelgevingswijzigingen zoals DORA hebben het compliancelandschap veranderd, eisen een proactievere en tech-gestuurde benadering tot risicobeheer en naleving. DORA, die volledig afdwingbaar zal zijn vanaf 2025, benadrukt de behoefte aan krachtige ICT-risicomanagementframeworks, inclusief effectieve controletesten en continue monitoring.

Ten tweede, marktdruk wordt groter omdat klanten steeds vaker certificaten en bewijzen van naleving vereisen. Een rapport van PwC uit 2024 gaf aan dat 72% van klanten in de Europese financiële sector liever zou willen samenwerken met instellingen die krachtige compliancemaatregelen kunnen demonstreren, wat een concurrentievoordeel oplevert voor diegenen die deze eisen kunnen voldoen.

Bovendien wordt het concurrentievoordeel van niet-naleving steeds duidelijker. Instellingen die niet aanpassen aan de nieuwe regelgevingsvereisten en markteisen, riskeren achterstand te lopen, klanten en marktdeel te verliezen. De kloof tussen waar de meeste organisaties zijn en waar ze moeten zijn, wordt groter, met vroege adopteers van automatisering in controletesten die profiteren van verminderde auditvoorbereidingstijden, van 6 weken tot 5 dagen, en verminderde risico blootstelling.

Voor deze uitdagingen is het belang van geautomatiseerde controletesten voor continue zorg niet alleen een compliancekwestie - het is een strategisch imperatief. De volgende sectie zal dieper ingaan op hoe automatisering de controletesten kan revolutioneren, met oplossingen voor deze dringende problemen en de weg effenen voor een weerbaarder en nalevender financiële sector.

Het Oplossingskader

Het probleem, zoals geïllustreerd door het BaFin-geval, gaat niet alleen om naleving op papier maar om het verzekeren van een krachtige, voortdurende naleving van regelgevingsvereisten inzake externe ICT-risico's. Om dit aan te pakken, is een oplossingskader nodig dat continue zorg integreert via geautomatiseerde controletesten.

Stapsgewijze Benadering

1. Risico-identificatie en -evaluatie: Begin met het afbakenen van alle externe ICT-betrekkingen. Beoordeel de risico's die met elk verband houden, rekening houdend met gegevensgevoeligheid, dienstkritikaliteit en de beveiligingshouding van de derde partij.

2. Beleidontwikkeling: Stel omvattende beleidsregels op die de verantwoordelijkheden van beide partijen inzake gegevensbeveiliging en regelgevingsnaleving uitlijnen. Volgens DORA Art. 28(2) moeten bedrijven erop toezien dat externe ICT-providers equivalente beveiligingsstandaarden hanteren.

3. Technologie-integratie: Implementeer een geautomatiseerd complianceplatform dat ingaat op de ontwikkelde beleidsregels. Dit platform moet in staat zijn om AI-gestuurde beleidsregels in Duits en Engels te genereren, rekening houdend met de taalvereisten van Europese financiële instellingen.

4. Continue Monitoring: Implementeer een eindpuntcomplianceagent om apparaten continu te monitoren. Dit zorgt voor realtimedetectie van beleidsafwijkingen en beveiligingsincidenten.

5. Auditsporen en Documentatie: Onderhoud een gedetailleerd audittraject om complianceinspanningen te documenteren, wat tijdens regulatoire audits cruciaal kan zijn. Zorg ervoor dat alle documentatie beschikbaar is en in een gestructureerde indeling kan worden gepresenteerd.

6. Feedbacklus: Stel een feedbacklus in waarin audit bevindingen worden gebruikt om risico-evaluatie en beleid te verfijnen. Deze aanpassingsbenadering zorgt ervoor dat complianceinspanningen evolueren met veranderende risico's en regelgevingslandschappen.

7. Rapportage en Aansprakelijkheid: Rapporteer regelmatig over de compliancestatus aan belanghebbenden, inclusief topmanagement en de raad van bestuur. Deze transparantie helpt vertrouwen op te bouwen en zorgt voor aansprakelijkheid.

Handmatige Aanbevelingen

• Risico-evaluatiehulpmiddelen: Investeer in hulpmiddelen die automatisch risico's van derden kunnen evalueren op basis van vooraf gedefinieerde criteria. Dit kunnen factoren omvatten zoals het complianceverleden van de derde partij, beveiligingscertificeringen en de aard van de gegevens die ze verwerken.

• Beleidsgeneratie: Gebruik platforms zoals Matproof, die AI-gestuurde beleidsregels kunnen genereren die specifiek zijn opgesteld voor bepaalde externe betrekkingen. Dit bespaart niet alleen tijd, maar zorgt ook voor het feit dat beleidsregels omvattend en up-to-date zijn met huidige regelgeving.

• Geautomatiseerde Bewijsverzameling: Automatieer de verzameling van compliancebewijs bij cloudproviders. Dit kan de tijd en inspanning die nodig is voor auditvoorbereiding aanzienlijk reduceren.

• Eindpuntcomplianceagenten: Implementeer agenten die continu eindpunten monitoren voor beleidsnaleving. Deze proactieve benadering kan beveiligingsincidenten voortijdig identificeren en mitigeren.

• Gegevensresidentie: Aangezien naleving van gegevensbeschermingregels zoals AVG essentieel is, moet alle gegevensverwerking voldoen aan 100% EU-gegevensresidentie. Matproof, dat wordt gehost in Duitsland, biedt deze garantie.

Wat "Goed" Eruitziet

"Goed" in de context van risicomanagement van externe ICT gaat verder dan het vermijden van boetes. Het betekent een systeem dat proactief is, aanpasbaar en robust genoeg om de dynamische aard van cyberbeveiligingsdreigingen te hanteren. Het omvat real-time zicht op de compliancestatus, de mogelijkheid om snel te reageren op incidenten en het vertrouwen om de naleving te demonstreren tijdens audits.

In tegenstelling tot "net doorheen" zou een reacterend benaderen waar naleving wordt behandeld als een vakje-aanvinken-oefening zonder een echte toewijding aan continue verbetering en risicomanagement zijn.

Algemene Fouten om te Vermijden

1. Onvoldoende Documentatie

• Wat Ze Fout Doen: Bedrijven laten vaak geen gedetailleerde en gestructureerde documentatie van hun complianceinspanningen na.
• Waarom Het Mislukt: Onvoldoende documentatie kan leiden tot mislukte audits, omdat regelgevers verwachten dat er bewijs wordt gepresenteerd van voortdurende naleving.
• Wat in plaats daarvan te doen: Investeer in systemen die automatisch gedetailleerde auditsporen en documentatie kunnen genereren en onderhouden.

2. Reactieve Proactieve Benadering

• Wat Ze Fout Doen: Veel organisaties adopteren een reacterend standpunt, waarbij ze alleen complianceproblemen aanpakken wanneer ze zich voordoen.
• Waarom Het Mislukt: Dit benaderen kan leiden tot grote beveiligingsincidenten en kostbare boetes, omdat het niet voorspelt en risico's proactief mitigeert.
• Wat in plaats daarvan te doen: Implementeer continue monitoring en geautomatiseerde controletesten om compliancehiaten proactief te identificeren en aan te pakken.

3. Overmatige Afhankelijkheid van Handmatige Processen

• Wat Ze Fout Doen: Sommige bedrijven zijn nog steeds zwaar afhankelijk van handmatige processen voor compliancebeheer.
• Waarom Het Mislukt: Handmatige processen zijn tijdrovend, foutgevoelig en niet schaalbaar, met name bij het omgaan met meerdere externe betrekkingen.
• Wat in plaats daarvan te doen: Ga over op geautomatiseerde complianceplatforms die de meeste compliancetaken kunnen afhandelen, wat het risico op menselijke fouten reduceert en de efficiency verhoogt.

Tools en Benaderingen

Handmatige Benadering

• Voordelen: Het kan worden aangepast aan specifieke organisatiebehoeften en is flexibel om te wennen aan unieke situaties.
• Nadelen: Handmatige processen zijn vatbaar voor menselijke fouten, tijdrovend en kunnen leiden tot inconsistenties in compliancebeheer.
• Wanneer Het Werkt: Bij kleine schaaloperaties met beperkte externe betrekkingen, waarbij de complexiteit van compliancevereisten beheersbaar is.

Spreadsheet/GRC Benadering

• Beperkingen: Spreadsheets en basis GRC-hulpmiddelen kunnen moeite hebben met de complexiteit en hoeveelheid gegevens die bij het beheren van externe ICT-risico's betrokken zijn. Ze ontberen ook de capaciteit voor realtime monitoring en geautomatiseerde beleidsuitovoering.
• Wanneer Het Mislukt: Als de schaal van de operaties toeneemt en het aantal externe betrekkingen groeit, kunnen spreadsheets en basis GRC-hulpmiddelen worden overweldigend en ondoeltreffend.

Geautomatiseerde Complianceplatforms

• Wat te Zoeken: Een ideaal platform zou AI-gestuurde beleidsgeneratie, geautomatiseerde bewijsverzameling, eindpuntcompliancemonitoring en 100% EU-gegevensresidentie moeten bieden. Het zou ook specifiek voor de financiële sector ontworpen moeten zijn.
• Vermelding Matproof: Matproof staat uit bij het voldoen aan deze criteria, biedt een omvattend oplossing voor Europese financiële instellingen. Het automatiseert compliancebeheer, zorgt voor continue zorg en vermindert het risico op regulatoire boetes.
• Wanneer Automatisatie Helpt: Automatisatie is vooral nuttig in complexe omgevingen met veel externe betrekkingen, waar de hoeveelheid gegevens en de behoefte aan realtime monitoring handmatige processen onpraktisch maken.
• Wanneer Het Niet Helpt: Bij heel kleine schaaloperaties met minimale externe interacties, kan de overhead van het implementeren van een geautomatiseerd complianceplatform de voordelen overschrijden.

In conclusie, het sleutel tot effectief risicomanagement van externe ICT ligt in het adopteren van een proactieve, continue zorgbenadering die automatisering en AI gebruikt om complianceinspanningen te versterken. Door algemene valkuilen te vermijden en de juiste gereedschappen te kiezen, kunnen financiële instellingen niet alleen regelgevingsvereisten halen, maar ook een robust kader bouwen voor het beheren van cyberbeveiligingsrisico's in een dynamisch en evoluerend landschap.

Aan de slag: Je Volgende Stappen

Het implementeren van geautomatiseerde controletesten voor continue zorg is een strategische zet richting het verbeteren van auditefficientie en het reduceren van compliancerisico. Hier is een concrete 5-staps actieplan dat je deze week kunt volgen:

1. Evaluatie van Huidige Praktijken: Begin met het evalueren van je huidige controletestprocessen. Identificeer welke controles handmatig getest worden en welke geautomatiseerd kunnen worden. Verwijs naar de richtlijnen van de Europese Unie Agentschap voor Cyberveiligheid (ENISA) voor een solide basis.

2. Identificatie van Belangrijkste Risicogebieden: Nadat je je huidige praktijken hebt geëvalueerd, identificeer de gebieden die het grootste risico opleveren voor je financiële instelling volgens DORA Art. 24. Dit helpt je om te prioriteiten te stellen waar te beginnen met automatisering.

3. Selectie van Automatiseringsgereedschap: Onderzoek en selecteer de juiste gereedschappen voor automatisering. Zorg ervoor dat de gereedschappen voldoen aan AVG en behouden 100% EU-gegevensresidentie, zoals die specifiek zijn ontwikkeld voor EU-financiale dienstverlening.

4. Proeftesten: Voor het uitrollen van automatisering over alle controles, voer een proeftest uit in een gecontroleerde omgeving. Gebruik de resultaten om je benadering te verfijnen.

5. Teamopleiding: Onderwijs je team over de nieuwe processen en gereedschappen. Zorg ervoor dat ze begrijpen hoe ze deze gereedschappen effectief moeten gebruiken om naleving te handhaven.

Bronaanbevelingen:

• Europese Unie Agentschap voor Cyberveiligheid (ENISA): Voor cybersecurity richtlijnen die voldoen aan DORA's vereisten.
• BaFin's DORA Implementatie Richtlijnen: Direct van BaFin voor het begrijpen van de impact van DORA op financiële instellingen.
• ISO/IEC 27001:2013: Voor informatiebeveiligingsmanagementsystemen die geautomatiseerd kunnen worden voor nalevingdoeleinden.

Beslissen tussen externe hulp en het doen van het in-house hangt af van de middelen, expertise en de complexiteit van je compliancebehoeften van je organisatie. Als je team de technische kennis of capaciteit mist, overweeg externe consultants. Echter, als je team uitgerust is en up-to-date is met de nieuwste compliancetechnologieën, kan het doen van het in-house kosteneffectiever zijn.

Een snelle winst die je in de komende 24 uur kunt bereiken, is om je huidige controles te beginnen met kaarten en te identificeren op zijn minst één controle die onmiddellijk kan worden geautomatiseerd. Deze kleine stap kan onmiddellijke inzichten bieden in de potentiële voordelen van automatisering.

Veelgestelde Vragen

Vraag 1: Hoe is geautomatiseerde controletesten gerelateerd aan continue zorg?

Geautomatiseerde controletesten is een cruciaal onderdeel van continue zorg omdat het toestaat om interne controles voortdurend te monitoren en te testen. Het zorgt ervoor dat je controles werken zoals bedoeld en kan snel alle mislukkingen of afwijkende gedrag识别, verminderend de tijd tussen auditcycli en biedende realtime zorg.

Vraag 2: Wat zijn de mogelijke nadelen van niet-automatisering van controletesten?

De belangrijkste nadelen omvatten een verhoogd risico op compliancemislukkingen vanwege menselijke fouten, tijdrovende handmatige processen en mogelijk hogere kosten door de middelen die nodig zijn voor handmatige testing. In een regelgevingsomgeving zoals DORA, waar boetes zwaar kunnen zijn voor niet-naleving, zijn de risico's geassocieerd met handmatige controletesten significant.

Vraag 3: Hoe kunnen we er voor zorgen dat onze automatiserings gereedschappen voldoen aan AVG en andere gegevensbeschermingregels?

Zorg ervoor dat uw gekozen gereedschappen zijn ontworpen om te voldoen aan AVG, behouden EU-gegevensresidentie en hebben functies die gegevensbescherming faciliteren. Kijk naar certificaten en derde partij audits die naleving van deze regels bevestigen. Gereedschappen zoals Matproof, die specifiek zijn ontwikkeld voor EU-financiale diensten en gehost in Duitsland, kunnen een goed beginpunt zijn.

Vraag 4: Wat is de rol van AI in geautomatiseerde controletesten?

AI speelt een cruciale rol in het automatiseren van beleidsgeneratie en bewijsverzameling, waardoor het proces efficiënter wordt en het risico op menselijke fouten wordt verminderd. AI kan ook helpen bij patroonherkenning en anomaliedetectie, wat essentieel is voor het identificeren van afwijken van het verwachte controlegedrag.

Vraag 5: Hoe past eindpuntcompliance in het beeld van geautomatiseerde controletesten?

Eindpuntcompliance is cruciaal om ervoor te zorgen dat alle apparaten binnen uw organisatie voldoen aan de relevante beleidsregels en regelgevingen. Een eindpuntcomplianceagent kan monitoren en rapporteren over de status van elk apparaat, biedend een gedetailleerde weergave van je organisaties compliancehouding.

Belangrijke Boekdelen

• Geautomatiseerde controletesten is essentieel voor continue zorg, verminderend auditvoorbereidingstijd en vergroten van nauwkeurigheid van naleving.
• Het is essentieel om te beginnen met een evaluatie van je huidige praktijken en gebieden te prioriteren op basis van risico.
• Het selecteren van de juiste gereedschappen, met name die voldoen aan AVG en behouden EU-gegevensresidentie, is vitaal.
• Het teamopleiden op nieuwe processen en ervoor te zorgen dat ze begrijpen waarom complianceautomatisatie essentieel is, is sleutel tot succes.
• Matproof kan helpen bij het automatiseren van je complianceprocessen, waardoor ze efficiënter en minder vatbaar zijn voor fouten.

Voor een gratis evaluatie van hoe Matproof je financiële instelling kan helpen met complianceautomatisatie, bezoek https://matproof.com/contact. Neem de eerste stap richting een meer veilige en nalevingsgetrouwde toekomst.