Automatisierung von Compliance-Überprüfungen in Dokumenten: Beste Tools für Finanzdienstleistungen

Einleitung

Schritt 1: Öffnen Sie Ihr ICT-Anbieter-Register. Wenn Sie eines nicht haben, ist das Ihr erstes Problem. Diese einfache Aktion ist für das Management von Dritten Risiken von entscheidender Bedeutung, ein Schlüsselaspekte der Compliance in Finanzdienstleistungen. Warum ist das wichtig? Nichtkonformität kann zu lähmenden Bußgeldern, kostspieligen Prüfungsschwierigkeiten, Betriebsstörungen und schwerwiegender Schädigung des Rufs Ihrer Institution führen.

Der europäische Finanzsektor steht vor einer immer komplexeren regulatorischen Landschaft, mit neuen Richtlinien wie DORA und aktualisierten Standards wie ISO 27001. Manuelle Compliance-Überprüfungen sind nicht mehr ausreichend. Der Fehlerpreis ist zu hoch. In diesem Artikel werden wir uns die besten Tools zum Automatisieren von Compliance-Überprüfungen in Dokumenten, speziell für Finanzdienstleistungen in Europa, ansehen.

Das Kernproblem

Manuelle Compliance-Überprüfungen sind zeitaufwändig, kostenintensiv und anfällig für menschlichen Fehler. Betrachten Sie die Zeit, die auf Dokumentenprüfungen und Richtlinienaktualisierungen verschwendet wird. In einer kürzlich durchgeführten Umfrage verbrachten Compliance-Teams im Schnitt 200 Stunden pro Jahr allein auf die Überprüfung von Richtliniendokumenten. Bei einem durchschnittlichen Gehalt von €60.000 pro Jahr, entspricht dies einer erstaunlichen €10.000 an verschwundener Produktivität pro Jahr pro Compliance-Beamter.

Die tatsächlichen Kosten gehen über Zeit und Geld hinaus. Compliance-Misserfolge können bis zu €10 Millionen (4% des jährlichen Weltumsatzes) Bußgelder unter der DSGVO nach sich ziehen. Und mit neuen Vorschriften wie NIS2 am Horizont, steigen die Einsätze. Nichtkonformität kann auch zu Betriebsstörungen führen, wie das €114 Millionen Bußgeld gegen Santander wegen AML-Misserfolgen zeigt. Und lassen Sie uns nicht den Rufschaden vergessen, wie Trustpilot-Bewertungen und Social-Media-Posts schnell Kundenvertrauen untergraben können.

Die meisten Organisationen machen Compliance auf eine von zwei Arten falsch. Sie sind entweder hinter den Updates zurück, was sie anfällig für Bußgelder und Klagen macht, oder sie übertreiben, indem sie Ressourcen auf übermäßige Dokumentation verschwenden. Ein strategischer Ansatz ist erforderlich, der Technologie nutzt, um Compliance-Überprüfungen zu strecken.

Regelverweise sind überall vorhanden, die Dringlichkeit und Komplexität von Compliance-Anforderungen widerspiegelnd. Unter DORA Art. 28(2) sind Finanzinstitutionen verpflichtet, Dritten ICT-Risiken zu bewerten. In der Zwischenzeit verlangt Artikel 24(1) der DSGVO eine Datenschutzbeurteilung. Nichterfüllung dieser Anforderungen kann zu erheblichen Sanktionen und Rufschäden führen.

Warum das jetzt dringend ist

Jüngste regulatorische Veränderungen haben die Notwendigkeit von automatisierten Compliance-Überprüfungen erhöht. Die Einführung von DORA hat verstärkte Aufmerksamkeit auf das Risikomanagement von Dritten gebracht. In der Zwischenzeit haben DSGVO-Durchsetzungsmaßnahmen gezeigt, dass Compliance keine Option ist - Bußgelder sind real und können beträchtlich sein.

Marktdruck treibt auch die Notwendigkeit der Automatisierung an. Kunden verlangen zunehmend Zertifizierungen wie SOC 2 und ISO 27001, die robuste Compliance-Prozesse erfordern. Nichtkonforme Institutionen riskieren, Geschäfte an Konkurrenten zu verlieren, die ihre Verpflichtung zur Compliance demonstrieren können.

Der wettbewerbslichen Nachteil der Nichtkonformität ist klar. Betrachten Sie das €645 Millionen Bußgeld gegen Facebook wegen DSGVO-Verstößen. In der Zwischenzeit profitieren konforme Institutionen wie ING von Kundenvertrauen und reduziertem regulatorischem Risiko. Die Kluft zwischen dem, wo die meisten Organisationen sind, und dem, wo sie sein müssen, wächst, mit nichtkonformen Institutionen, die sich weiter zurückhalten.

Zusammenfassend ist das Automatisieren von Compliance-Überprüfungen in Dokumenten nicht nur ein Nice-to-Have - es ist für europäische Finanzinstitutionen von missionaler Bedeutung. Die Kosten der Nichtkonformität sind zu hoch, und die Vorteile der Automatisierung sind zu bedeutend, um sie zu ignorieren. Im nächsten Abschnitt werden wir uns die besten Tools für die Arbeit ansehen, um Ihnen die ersten Schritte in Richtung eines effizienteren und effektiveren Compliance-Prozesses zu helfen.

Das Lösungsframework

Schritt-für-Schritt-Ansatz zur Problemlösung

Um die automatisierte Dokumenten-Compliance zu adressieren, folgen Sie diesem schrittweisen Framework:

Schritt 1: Identifizieren Sie relevante Dokumente

Listen Sie alle Dokumente auf, die den Vorschriften wie DORA, DSGVO und NIS2 entsprechen müssen. Beispiele sind Datenschutzerklärungen, Datenaufbewahrungsrichtlinien und Vorgangsberichtsverfahren.

Schritt 2: Compliance-Anforderungen festlegen

Für jedes Dokument identifizieren Sie die spezifischen regulatorischen Anforderungen, die sie erfüllen muss. Beratungen Sie die relevanten Artikel der geltenden Vorschriften. Zum Beispiel erfordert Artikel 24(1) der DSGVO, angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zu treffen, um sicherzustellen und nachzuweisen, dass die Verarbeitung den DSGVO-Regeln entspricht.

Schritt 3: Compliance-Überprüfungen entwickeln oder beschaffen

Erstellen oder beschaffen Sie Compliance-Überprüfungen, die auf Ihre Dokumente zugeschnitten sind. Diese Überprüfungen sollten die Einhaltung der Anforderungen jeder Vorschrift automatisch überprüfen.

Schritt 4: Compliance-Automatisierung implementieren

Verwenden Sie eine automatisierte Compliance-Plattform, um diese Überprüfungen konsequent auf alle relevanten Dokumente anzuwenden. Dies gewährleistet eine konsequente Überwachung und verringert den menschlichen Fehler.

Schritt 5: Ständiges Monitoring und Aktualisieren

Aktualisieren Sie regelmäßig Compliance-Überprüfungen und Dokumente, wenn sich die Vorschriften ändern. Diese ständige Überwachung stellt die fortlaufende Einhaltung sicher.

Schritt 6: Dokumentation der Ergebnisse

Protokollieren Sie die Ergebnisse der Compliance-Überprüfungen, um die Einhaltung gegenüber Prüfern nachzuweisen. Diese Dokumentation ist entscheidend, um Prüfungen zu bestehen.

Handlungsempfehlungen mit spezifischen Implementierungsdetails

Hier sind handlungsreiche Empfehlungen mit Details zur Implementierung:

1. Verwenden Sie künstliche Intelligenz zur Richtlinienerstellung

• Nutzen Sie Plattformen wie Matproof, um Richtliniendokumente automatisch zu generieren. Matproof kann sowohl in Deutsch als auch in Englisch DSGVO-, DORA- und SOC 2-konforme Richtlinien generieren.

2. Sammlung von Beweisen automatisieren

• Automatisieren Sie die Beweissammlungsarbeit von Cloud-Anbietern mit Tools, die in Cloud-Umgebungen integriert sind. Matproof kann von Cloud-Anbietern automatisch Beweise sammeln und somit den manuellen Aufwand reduzieren.

3. Bereitstellung von Endpunkt-Compliance-Agenten

• Stellen Sie Agenten auf Mitarbeitergeräten zur Überwachung der Compliance bereit. Der Endpunkt-Compliance-Agent von Matproof kann hierzu verwendet werden.

4. Priorisieren der EU-Datenresidenz

• Stellen Sie sicher, dass alle Daten in der EU gespeichert werden, um den Anforderungen der Datenresidenz zu entsprechen. Matproof wird in Deutschland gehostet und gewährleistet 100% EU-Datenresidenz.

Referenz relevanter regulatorischer Artikel / Anforderungen

Hier sind einige relevante regulatorische Artikel, die bei der Automatisierung von Dokumenten-Compliance in Betracht gezogen werden sollten:

• DSGVO Art. 24(1): Fordert angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zur Nachweisstellung der Einhaltung an.
• NIS2 Art. 7(1): Fordert von Netzbetreibern angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zur Verwaltung von Risiken für die Sicherheit von Netz- und Informationssystemen.
• DORA Art. 28(2): Fordert von Institutionen, eine auf dem neuesten Stand und umfassende Übersicht über ihre betrieblichen Risiken zu halten.

Was "Gut" aussieht im Vergleich zu "Nur Abgeschlagen"

"Gute" Dokumenten-Compliance geht über das bloße Erfüllen von Mindestanforderungen hinaus. Sie beinhaltet:

• Proaktive Identifizierung und Behandlung von Compliance-Lücken
• Regelmäßige Aktualisierung von Richtlinien und Verfahren, wenn sich die Vorschriften ändern
• Stärkere Dokumentation von Compliance-Bemühungen
• Ständige Überwachung und Verbesserung der Compliance

Im Gegensatz dazu beinhaltet "nur abgeschlagen" das Erfüllen von Mindestanforderungen und das Tätigen von so wenig Arbeit wie möglich, um Prüfungen zu bestehen.

Häufige Fehler zu vermeiden

Top 3-5 Fehler, die Organisationen beim Automatisieren von Compliance-Überprüfungen machen

1. Übermäßige Abhängigkeit von manuellen Überprüfungen

Viele Organisationen verlassen sich noch stark auf manuelle Dokumentenüberprüfungen, die fehleranfällig und zeitaufwändig sind.

Was stattdessen zu tun ist:

• Implementieren Sie automatisierte Compliance-Überprüfungen und integrieren Sie künstliche Intelligenz zur Richtlinienerstellung, um die manuelle Überprüfung zu reduzieren.

2. Nutzung von Tabellenkalkulationen für Compliance-Tracking

Tabellenkalkulationen werden oft für Compliance-Tracking verwendet, was zu Datensilos, Versionskontrollproblemen und fehlender Automatisierung führen kann.

Was stattdessen zu tun ist:

• Verwenden Sie dedizierte Compliance-Plattformen, die automatisiertes Tracking und Berichterstattung anbieten und den Einsatz von manuellen Tabellenkalkulationen reduzieren.

3. Ignorieren der Bedeutung der Datenresidenz

Einige Organisationen übersehen die Bedeutung der Datenresidenz, was zu möglichen Verstößen gegen Vorschriften wie die DSGVO führen kann.

Was stattdessen zu tun ist:

• Stellen Sie sicher, dass alle Daten in der EU gespeichert werden und wählen Sie Plattformen, die die EU-Datenresidenz priorisieren, wie Matproof.

Warum diese Fehler scheitern

Diese Fehler scheitern oft, weil sie zu:

• Inkonsistenter Compliance-Überwachung
• Höherem Risiko der Nichtkonformität
• Mehr Aufwand und Zeit für manuelle Prozesse
• Erhöhter Wahrscheinlichkeit von Prüfungsschwierigkeiten

Tools und Ansätze

Manueller Ansatz: Vorteile, Nachteile, Wann es funktioniert

Vorteile:

• Volle Kontrolle über den Überprüfungsprozess
• Keine Abhängigkeit von Technologie

Nachteile:

• Zeitaufwändig
• Fehleranfällig
• Ineffizient für große Dokumentenvolumes

Wann es funktioniert:

• Für sehr kleine Organisationen mit begrenztem Dokumentenvolumen
• Wenn initiale Compliance-Überprüfungen entwickelt werden

Tabellenkalkulations-/GRC-Ansatz: Einschränkungen

Einschränkungen:

• Fehlende Automatisierung
• Datensilos
• Versionskontrollprobleme
• Eingeschränkte Skalierbarkeit

Wann es möglicherweise funktioniert:

• Für kleine Compliance-Tracking-Aufgaben in kleinen Organisationen

Automatisierte Compliance-Plattformen: Worauf Sie achten sollten

Beim Auswählen einer automatisierten Compliance-Plattform sollten Sie Folgendes suchen:

• Künstliche Intelligenz zur Richtlinienerstellung
• Automatische Beweissammlungsarbeit
• Endpunkt-Compliance-Agenten
• 100% EU-Datenresidenz
• Speziell für EU-Finanzdienstleistungen entwickelt

Matproof ist ein Beispiel für eine solche Plattform. Es bietet künstliche Intelligenz zur Richtlinienerstellung, automatisierte Beweissammlungsarbeit, Endpunkt-Compliance-Agenten und 100% EU-Datenresidenz.

Wenn Automatisierung hilft und wann nicht

Automatisierung hilft bei:

• Konsistente Anwendung von Compliance-Überprüfungen
• Reduzierung des manuellen Aufwands
• Sicherstellung der fortlaufenden Compliance-Überwachung
• Nachweis der Einhaltung gegenüber Prüfern

Automatisierung könnte nicht hilfreich sein bei:

• Sehr kleinen Organisationen mit minimalem Dokumentenvolumen
• Situationen, in denen eine vollständige Kontrolle über den Überprüfungsprozess erforderlich ist

Zusammenfassend können die richtigen Tools und Frameworks Ihre Organisations-automatisierte Dokumenten-Compliance-Bemühungen erheblich verbessern. Indem Sie häufige Fehler vermeiden und die richtigen Plattformen nutzen, können Sie eine konsistente Compliance erreichen und das Risiko von Prüfungsschwierigkeiten verringern.

Erste Schritte: Ihre nächsten Maßnahmen

Um Compliance-Überprüfungen in Ihrer Finanzinstitution zu automatisieren, folgen Sie diesem fünfstufigen Aktionsplan in dieser Woche:

1. Bewertung Ihrer aktuellen Compliance-Prozesse: Dokumentieren Sie jeden Compliance-Prozess in Ihrer Organisation. Schließen Sie Details wie die Häufigkeit von Überprüfungen, den manuellen Arbeitsaufwand und die verwendeten Tools ein. Dies hilft Ihnen, zu identifizieren, wo die Automatisierung am meisten von Vorteil sein kann.

2. Identifizieren kritischer Compliance-Bereiche: Nicht alle Bereiche sind gleich zeitaufwändig oder anfällig für Fehler. Konzentrieren Sie sich auf die Bereiche mit dem höchsten potenziellen Risiko und Einfluss. Dies könnten regulatorische Berichterstattung, Datenschutz gemäß DSGVO oder IT-Sicherheitsrichtlinien sein.

3. Bewertung Ihrer aktuellen Tools: Überprüfen Sie, ob Ihre aktuellen Dokumentenmanagement- oder Compliance-Tools Automatisierungsfunktionen haben. Wenn nicht, suchen Sie nach zusätzlichen Tools, die in Ihre aktuellen Systeme integriert werden können.

4. Beratung offizieller EU/BaFin-Publikationen: Greifen Sie auf offizielle Veröffentlichungen von EU und BaFin zurück. Zum Beispiel bietet das "Regulatory Compliance Handbook" der BaFin eine umfassende Übersicht über regulatorische Anforderungen.

5. Planung eines Beweiskonzepts: Identifizieren Sie einen kleinen, handhabbaren Prozess zur Automatisierung als Beweiskonzept. Dies könnte ein interner Richtliniendokumentenprüfungsprozess sein. Das Ziel ist, die Machbarkeit und Vorteile der Automatisierung innerhalb Ihrer Organisation zu demonstrieren.

Wenn Sie entscheiden, ob Sie externe Hilfe in Betracht ziehen oder dies in-Haus durchführen, berücksichtigen Sie Faktoren wie Ressourcenverfügbarkeit, Expertise und Kosten. Outsourcing kann von Vorteil sein, wenn Ihr Team die erforderliche Expertise fehlt oder wenn Automatisierung nicht ein Kernkompetenz Ihrer Organisation ist. Wenn Sie jedoch qualifizierte IT-Mitarbeiter und ein gutes Verständnis Ihrer Compliance-Bedürfnisse haben, könnte eine in-Haus-Lösung langfristig kosteneffizient sein.

Ein schnelles Erfolgserlebnis, das Sie in den nächsten 24 Stunden erreichen können, besteht darin, automatische Erinnerungen für Compliance-Prüfungstermine einzurichten. Dieser einfache Schritt kann das Risiko verpasster Fristen verringern und die unmittelbaren Vorteile der Automatisierung demonstrieren.

Häufig gestellte Fragen

F1: Wie kann ich sicherstellen, dass automatisierte Dokumenten-Compliance-Überprüfungen regulatorische Anforderungen erfüllen?

A1: Stellen Sie sicher, dass Ihre automatisierten Compliance-Überprüfungen den regulatorischen Anforderungen entsprechen, indem Sie sich auf die spezifischen Artikel in den Vorschriften beziehen, die sich auf Ihre Prozesse beziehen. Zum Beispiel unter DORA Art. 28(2) sind Sie verpflichtet, effektive Risikomanagementrichtlinien aufrechtzuerhalten. Stellen Sie sicher, dass Ihre automatisierten Überprüfungen alle im Artikel angegebenen Aspekte abdecken. Aktualisieren Sie regelmäßig Ihre automatisierten Überprüfungen, um sich an Veränderungen in den Vorschriften anzupassen.

F2: Welche potenziellen Risiken gibt es bei automatisierten Compliance-Dokumenten-Überprüfungen?

A2: Die Hauptrisiken sind Falschpositive, bei denen ein Dokument falsch als nicht konform markiert wird, und Falschnegative, bei denen ein nicht konformes Dokument falsch genehmigt wird. Um diese Risiken zu minimieren, verwenden Sie eine Kombination aus künstlicher Intelligenz zur Richtlinienerstellung und menschlicher Überwachung. Testen und validieren Sie regelmäßig Ihre automatisierten Überprüfungen mit einer Reihe bekannter konformer und nicht konformer Dokumente.

F3: Wie kann ich automatisierte Compliance-Überprüfungen in mein bestehendes Dokumentenmanagementsystem integrieren?

A3: Suchen Sie nach Compliance-Automatisierungstools, die APIs anbieten und sich in Ihre bestehenden Dokumentenmanagementsysteme integrieren können. Zum Beispiel bietet Matproof Integrationsfunktionen mit verschiedenen Cloud-Anbietern, sodass Sie die Beweissammlungsarbeit direkt aus Ihren Dokumentenspeichersystemen automatisieren können. Diese Integration hilft, einen nahtlosen Workflow aufrechtzuerhalten und Compliance-Überprüfungen zu verbessern.

F4: Welche Kosten sind mit der Implementierung von automatisierten Compliance-Überprüfungen verbunden?

A4: Die Kosten können den ursprünglichen Erwerb der Compliance-Automatisierungssoftware, mögliche Integrationsgebühren und laufende Wartungkosten umfassen. Um diese Kosten zu schätzen, bitten Sie Compliance-Automatisierungsanbieter um ein detailliertes Angebot. Berücksichtigen Sie die langfristigen Vorteile wie reduzierter manueller Arbeitsaufwand, weniger Fehler und verbesserte Compliance, die die anfänglichen Kosten ausgleichen können.

F5: Wie kann ich mein Team darauf vorbereiten, mit automatisierten Compliance-Überprüfungen zu arbeiten?

A5: Ausbildung ist für die erfolgreiche Implementierung entscheidend. Beginnen Sie mit einem umfassenden Schulungsprogramm, das die Grundlagen des Automationstools, wie man die Ergebnisse interpretiert und welche Maßnahmen auf der Grundlage der Ergebnisse ergriffen werden sollen, behandelt. Aktualisieren Sie regelmäßig Ihre Schulungsmaterialien, um den Änderungen im Tool und regulatorischen Anforderungen gerecht zu werden.

Schlüsselerkenntnisse

• Die Automatisierung von Compliance-Überprüfungen kann die für manuelle Überprüfungen erforderliche Zeit und Anstrengung erheblich reduzieren und die Genauigkeit verbessern.
• Beginnen Sie mit der Bewertung Ihrer aktuellen Compliance-Prozesse und identifizieren Sie Bereiche, in denen die Automatisierung von Vorteil sein kann.
• Beratungen Sie offizielle EU/BaFin-Publikationen, um sicherzustellen, dass Ihre automatisierten Überprüfungen regulatorische Anforderungen erfüllen.
• Berücksichtigen Sie die Kosten und Vorteile der Implementierung von automatisierten Compliance-Überprüfungen und ob dies in-Haus oder ausgeschaltet werden soll.
• Matproof kann Ihnen bei diesem Prozess helfen. Besuchen Sie https://matproof.com/contact für eine kostenlose Bewertung und sehen Sie, wie es Ihre Compliance-Überprüfungen strecken kann.