Automatizar las Comprobaciones de Cumplimiento en Documentos: Mejores Herramientas para los Servicios Financieros

Introducción

Paso 1: Abra su registro de proveedores de TIC. Si usted no tiene uno, ese es su primer problema. Esta acción simple es crucial para la gestión de riesgos de terceros, un aspecto clave del cumplimiento en los servicios financieros. ¿Por qué esto importa? El incumplimiento puede llevar a multas abrumadoras, fracasos de auditoría costosos, interrupciones operativas y daño severo a la reputación de su institución.

El sector financiero europeo se enfrenta a un panorama regulatorio cada vez más complejo, con nuevas directivas como DORA y estándares actualizados como ISO 27001. Las comprobaciones de cumplimiento manuales ya no son suficientes. El costo de los errores es demasiado alto. En este artículo, exploraremos las mejores herramientas para automatizar las comprobaciones de cumplimiento en documentos, diseñadas específicamente para los servicios financieros en Europa.

El Problema Central

Las comprobaciones de cumplimiento manuales son tiempo-consuming, costosas y propensas a errores humanos. Considere el tiempo perdido en la revisión de documentos y actualizaciones de políticas. En una reciente encuesta, los equipos de cumplimiento pasaron en promedio 200 horas al año en la revisión de documentos de políticas solo. Con un salario promedio de €60,000 al año, esto se traduce en una asombrosa pérdida de €10,000 en productividad al año, por oficial de cumplimiento.

Los costos reales van más allá del tiempo y el dinero. Los fracasos de cumplimiento pueden llevar a multas de hasta €10 millones (4% del volumen de negocios anual global) bajo el RGPD. Y con nuevas regulaciones como NIS2 en el horizonte, las apuestas están en aumento. El incumplimiento también puede llevar a interrupciones operativas, como se vio en la multa de €114 millones impuesta a Santander por fracasos en la lucha contra el blanqueo de capitales. Y no olvidemos el daño a la reputación, ya que las reseñas de Trustpilot y las publicaciones en redes sociales pueden erosionar rápidamente la confianza del cliente.

La mayoría de las organizaciones cometen el cumplimiento de una de dos maneras. O se quedan atrás en las actualizaciones, dejándoles vulnerables a multas y litigios, o sobrecompensan, desperdiciando recursos en documentación excesiva. Se necesita un enfoque más estratégico, uno que utilice la tecnología para simplificar las comprobaciones de cumplimiento.

Las referencias regulatorias son abundantes, reflejando la urgencia y la complejidad de las demandas de cumplimiento. Bajo el Artículo 28(2) de DORA, las instituciones financieras deben evaluar los riesgos de TIC de terceros. Mientras tanto, el Artículo 24(1) del RGPD manda a realizar evaluaciones de impacto de protección de datos. No cumplir con estos requisitos puede resultar en sanciones significativas y daño a la reputación.

Por qué esto es urgente ahora

Los cambios regulatorios recientes han incrementado la necesidad de comprobaciones de cumplimiento automatizado. La introducción de DORA ha traído un escrutinio incrementado en la gestión de riesgos de terceros. Mientras tanto, las acciones de cumplimiento del RGPD han demostrado que el cumplimiento no es opcional: las multas son reales y pueden ser sustanciales.

La presión del mercado también impulsa la necesidad de automatización. Los clientes demandan cada vez más certificaciones como SOC 2 e ISO 27001, que requieren procesos de cumplimiento sólidos. Las instituciones no conformes corren el riesgo de perder negocio a competidores que puedan demostrar su compromiso con el cumplimiento.

El desventaja competitiva del incumplimiento es clara. Considere la multa de €645 millones impuesta a Facebook por violaciones del RGPD. Mientras tanto, instituciones conformes como ING se benefician de la confianza del cliente y el riesgo regulatorio reducido. La brecha entre donde la mayoría de las organizaciones están y donde necesitan estar se está ampliando, con instituciones no conformes que se quedan más atrás.

En conclusión, automatizar las comprobaciones de cumplimiento en documentos no es solo una opción atractiva: es crítica para las instituciones financieras europeas. Los costos del incumplimiento son demasiado altos, y los beneficios de la automatización son demasiado significativos para ignorar. En la próxima sección, exploraremos las mejores herramientas para el trabajo, ayudándole a dar los primeros pasos hacia un proceso de cumplimiento más eficiente y efectivo.

El Marco de Solución

Enfoque paso a paso para resolver el problema

Para abordar el cumplimiento automatizado de documentos, siga este marco paso a paso:

Paso 1: Identificar Documentos Relevantes

Enumere todos los documentos que necesitan estar conformes con regulaciones como DORA, RGPD y NIS2. Ejemplos incluyen políticas de privacidad, políticas de retención de datos y procedimientos de informe de incidentes.

Paso 2: Establecer Requisitos de Cumplimiento

Para cada documento, identifique los requisitos regulatorios específicos que debe cumplir. Consulte los artículos relevantes de las regulaciones aplicables. Por ejemplo, para el RGPD, el Artículo 24(1) requiere tomar medidas técnicas y organizativas adecuadas para garantizar y demostrar que el procesamiento se realiza de conformidad con las reglas del RGPD.

Paso 3: Desarrollar o Obtener Comprobaciones de Cumplimiento

Cree o obtenga comprobaciones de cumplimiento adaptadas a sus documentos. Estas comprobaciones deben verificar automáticamente el cumplimiento de los requisitos de cada regulación.

Paso 4: Implementar Automatización de Cumplimiento

Utilice una plataforma de cumplimiento automatizado para aplicar estas comprobaciones de manera consistente en todos los documentos relevantes. Esto garantiza un monitoreo coherente y reduce los errores humanos.

Paso 5: Monitorear y Actualizar Continuamente

Actualice regularmente las comprobaciones de cumplimiento y los documentos a medida que las regulaciones evolucionan. Este monitoreo continuo asegura el cumplimiento continuo.

Paso 6: Documentar Resultados

Registre los resultados de las comprobaciones de cumplimiento para demostrar el cumplimiento a los auditores. Esta documentación es crucial para superar las auditorías.

Recomendaciones Acción con Detalles Específicos de Implementación

Aquí hay recomendaciones de acción con detalles sobre la implementación:

1. Utilice la generación de políticas impulsada por IA

• Aproveche plataformas como Matproof para generar automáticamente documentos de políticas. Matproof puede generar políticas conformes con el RGPD, DORA y SOC 2 en alemán e inglés.

2. Automatice la recopilación de evidencia

• Automatice la recopilación de evidencia de proveedores en la nube utilizando herramientas que se integran con entornos en la nube. Matproof puede recopilar automáticamente evidencia de proveedores en la nube, reduciendo el esfuerzo manual.

3. Implemente agentes de cumplimiento de punto final

• Implemente agentes en dispositivos de empleados para monitorear el cumplimiento. El agente de cumplimiento de punto final de Matproof puede utilizarse para este propósito.

4. Priorice la residencia de datos de la UE

• Asegúrese de que todos los datos se almacenen en la UE para cumplir con los requisitos de residencia de datos. Matproof se hospeda en Alemania, garantizando una residencia de datos del 100% en la UE.

Referenciar Artículos/Requisitos Regulatorios Relevantes

Aquí hay algunos artículos regulatorios relevantes que要考虑 cuando se automatiza el cumplimiento de documentos:

• RGPD Art. 24(1): Requiere medidas técnicas y organizativas adecuadas para demostrar el cumplimiento.
• NIS2 Art. 7(1): Requiere a los operadores de redes tomar medidas técnicas y organizativas adecuadas para gestionar los riesgos para la seguridad de las redes y sistemas de información.
• DORA Art. 28(2): Requiere que las instituciones mantengan una visión actualizada y completa de sus riesgos operativos.

¿Qué se considera "Bueno" frente a "Aprobar con Creces"?

El cumplimiento de documentos "bueno" va más allá de simplemente cumplir con los requisitos mínimos. Incluye:

• Identificar y abordar proactivamente las lagunas de cumplimiento
• Actualizar regularmente las políticas y procedimientos a medida que evolucionan las regulaciones
• Mantener una documentación sólida de los esfuerzos de cumplimiento
• Monitorear y mejorar continuamente el cumplimiento

En contraste, "aprobar con creces" implica cumplir con los requisitos mínimos y hacer la menor cantidad de trabajo para superar las auditorías.

Errores Comunes a Evitar

Principales 3-5 Errores que Cometen las Organizaciones

Aquí hay los principales errores que cometen las organizaciones al automatizar las comprobaciones de cumplimiento:

1. Exceso de confianza en las revisiones manuales

Muchos organismos siguen confiando mucho en las revisiones de documentos manuales, que son proclives a errores y tiempo-consuming.

Qué hacer en su lugar:

• Implemente comprobaciones de cumplimiento automatizado e integre la generación de políticas impulsada por IA para reducir la revisión manual.

2. Utilizar hojas de cálculo para el seguimiento de cumplimiento

Las hojas de cálculo se utilizan a menudo para el seguimiento de cumplimiento, lo que puede llevar a silos de datos, problemas de control de versiones y falta de automatización.

Qué hacer en su lugar:

• Utilice plataformas de cumplimiento dedicadas que ofrecen seguimiento y reporte automatizados, reduciendo la dependencia de hojas de cálculo manuales.

3. Desatender la importancia de la residencia de datos

Algunas organizaciones pasan por alto la importancia de la residencia de datos, lo que puede llevar a violaciones potenciales de regulaciones como el RGPD.

Qué hacer en su lugar:

• Asegúrese de que todos los datos se almacenen en la UE y elija plataformas que prioricen la residencia de datos en la UE, como Matproof.

¿Por qué estos errores fallan?

Estos errores a menudo fallan porque llevan a:

• Monitoreo de cumplimiento inconsistente
• Mayor riesgo de incumplimiento
• Más esfuerzo y tiempo dedicados a procesos manuales
• Mayor probabilidad de fracasos en auditorías

Herramientas y Enfoques

Enfoque Manual: Pros, Contras, Cuándo Funciona

Pros:

• Control total sobre el proceso de revisión
• Sin dependencia de la tecnología

Contras:

• Tiempo-consuming
• Proclives a errores
• Ineficientes para grandes volúmenes de documentos

Cuándo funciona:

• Para organizaciones muy pequeñas con un volumen de documentos limitado
• Cuando se están desarrollando las comprobaciones de cumplimiento iniciales

Enfoque de Hoja de Cálculo/GRC: Limitaciones

Limitaciones:

• Falta de automatización
• Silos de datos
• Problemas de control de versiones
• Limitada escalabilidad

Cuándo podría funcionar:

• Para el seguimiento de cumplimiento a pequeña escala en organizaciones pequeñas

Plataformas de Cumplimiento Automatizado: Lo que Debe Buscar

Cuando elija una plataforma de cumplimiento automatizado, busque:

• Generación de políticas impulsada por IA
• Recopilación de evidencia automatizada
• Agentes de cumplimiento de punto final
• Residencia de datos del 100% en la UE
• Diseñado específicamente para los servicios financieros de la UE

Matproof es un ejemplo de tal plataforma. Ofrece generación de políticas impulsada por IA, recopilación de evidencia automatizada, agentes de cumplimiento de punto final y residencia de datos del 100% en la UE.

Cuando la Automatización Ayuda y Cuando No

La automatización ayuda en:

• Aplicar consistentemente las comprobaciones de cumplimiento
• Reducir el esfuerzo manual
• Asegurar el monitoreo continuo del cumplimiento
• Demostrar el cumplimiento a los auditores

La automatización puede que no sea útil en:

• Organizaciones muy pequeñas con un volumen de documentos mínimo
• Situaciones en las que se requiere control total sobre el proceso de revisión

En conclusión, adoptar las herramientas y marcos adecuados puede mejorar enormemente los esfuerzos de cumplimiento de documentos automatizados de su organización. Al evitar los errores comunes y aprovechar las plataformas correctas, puede lograr un cumplimiento coherente y reducir el riesgo de fracasos en auditorías.

Comenzar: Tus Pasosiguientes

Para automatizar las comprobaciones de cumplimiento en su institución financiera, siga este plan de acción de cinco pasos esta semana:

1. Evaluar Sus Procesos de Cumplimiento Actuales: Documente cada proceso de cumplimiento en su organización. Incluya detalles como la frecuencia de las comprobaciones, el trabajo manual involucrado y las herramientas utilizadas. Esto le ayudará a identificar dónde la automatización puede ser más beneficiosa.

2. Identificar Áreas Críticas de Cumplimiento: No todas las áreas son igualmente tiempo-consuming o propensas a errores. Centrase en las áreas con el mayor riesgo potencial e impacto. Estas podrían ser informes regulatorios, protección de datos bajo el RGPD o políticas de ciberseguridad.

3. Evaluar sus Herramientas Actuales: Verifique si sus herramientas actuales de gestión de documentos o cumplimiento tienen capacidades de automatización. Si no es así, busque herramientas adicionales que puedan integrarse con sus sistemas actuales.

4. Consultar Publicaciones Oficiales de la UE/BaFin: Refiérase a las publicaciones oficiales de la UE y BaFin para obtener orientación. Por ejemplo, el "Manual de Cumplimiento Regulatorio" de BaFin proporciona una visión general completa de los requisitos regulatorios.

5. Planificar una Prueba de Concepto: Identifique un proceso pequeño y manageable para automatizar como una prueba de concepto. Esto podría ser un proceso interno de revisión de documentos de políticas. El objetivo es demostrar la viabilidad y los beneficios de la automatización dentro de su organización.

Cuando decida si要考虑 la ayuda externa vs. hacerlo en casa, considere factores como la disponibilidad de recursos, expertise y costo. La externalización puede ser beneficiosa si su equipo carece de la expertise necesaria o si la automatización no es una competencia central de su organización. Sin embargo, si tiene personal de TI capacitado y un fuerte entendimiento de sus necesidades de cumplimiento, una solución en casa puede ser más rentable a largo plazo.

Un golpe rápido que puede lograr en las próximas 24 horas es configurar recordatorios automatizados para fechas de comprobación de cumplimiento. Este sencillo paso puede reducir el riesgo de pasar de fechas límite y mostrar los beneficios inmediatos de la automatización.

Preguntas Frecuentes

Pregunta 1: ¿Cómo puedo asegurarme de que las comprobaciones de cumplimiento de documentos automatizado cumplan con los requisitos regulatorios?

Respuesta 1: Asegúrese de que sus comprobaciones de cumplimiento automatizado estén alineadas con los requisitos regulatorios refiriéndose a los artículos específicos en las regulaciones que se relacionan con sus procesos. Por ejemplo, bajo el Artículo 28(2) de DORA, se requiere mantener políticas de gestión de riesgos efectivas. Asegúrese de que sus comprobaciones automatizadas cubran todos los aspectos especificados en este artículo. Actualice regularmente sus comprobaciones automatizadas para adaptarse a los cambios en las regulaciones.

Pregunta 2: ¿Cuáles son los riesgos potenciales de las revisiones de documentos de cumplimiento automatizado?

Respuesta 2: Los riesgos principales incluyen falsos positivos, donde un documento se marca incorrectamente como no conforme, y falsos negativos, donde un documento no conforme se aprueba incorrectamente. Para mitigar estos riesgos, utilice una combinación de generación de políticas impulsada por IA y supervisión humana. Pruebe y valide regularmente sus comprobaciones automatizadas en comparación con un conjunto de documentos conocidos que son conformes y no conformes.

Pregunta 3: ¿Cómo puedo integrar comprobaciones de cumplimiento automatizado con mi sistema de gestión de documentos existente?

Respuesta 3: Busque herramientas de automatización de cumplimiento que ofrezcan APIs y puedan integrarse con sus sistemas de gestión de documentos existentes. Por ejemplo, Matproof ofrece capacidades de integración con varios proveedores en la nube, permitiéndole automatizar la recopilación de evidencia directamente desde sus sistemas de almacenamiento de documentos. Esta integración ayuda a mantener un flujo de trabajo sin problemas mientras se mejora las comprobaciones de cumplimiento.

Pregunta 4: ¿Cuáles son los costos asociados con la implementación de comprobaciones de cumplimiento automatizado?

Respuesta 4: Los costos pueden incluir la compra inicial del software de automatización de cumplimiento, posibles tarifas de integración y costos de mantenimiento continuo. Para estimar estos costos, solicite una cotización detallada de los proveedores de automatización de cumplimiento. Considere los beneficios a largo plazo, como un menor trabajo manual, menos errores y un cumplimiento mejor, que pueden compensar los costos iniciales.

Pregunta 5: ¿Cómo puedo entrenar a mi equipo para trabajar con comprobaciones de cumplimiento automatizado?

Respuesta 5: La capacitación es crucial para una implementación exitosa. Comience con un programa de capacitación integral que cubra los fundamentos de la herramienta de automatización, cómo interpretar los resultados y qué acciones tomar en función de los hallazgos. Actualice regularmente su material de capacitación para mantenerse al día con los cambios en la herramienta y los requisitos regulatorios.

Conclusiones Clave

• Automatizar las comprobaciones de cumplimiento puede reducir significativamente el tiempo y el esfuerzo necesarios para las revisiones manuales mientras mejora la precisión.
• Comience evaluando sus procesos de cumplimiento actuales e identifique áreas donde la automatización puede ser beneficiosa.
• Consulte publicaciones oficiales de la UE/BaFin para asegurarse de que sus comprobaciones automatizadas cumplan con los requisitos regulatorios.
• Considere los costos y beneficios de implementar comprobaciones de cumplimiento automatizado y si hacerlo en casa o externalizar.
• Matproof puede ayudar a automatizar este proceso. Visite https://matproof.com/contact para una evaluación gratuita y vea cómo puede simplificar sus comprobaciones de cumplimiento.