Compliance-Prüfungen in Dokumenten automatisieren: Die besten Tools

Introduction

In der heutigen Welt der Finanzdienstleistungen in Europa unterliegt Compliance eine Vielzahl von Gesetzen und Vorschriften, von denen die Einhaltung unbedingt erforderlich ist. Der Mangel an Einhaltung kann zu hohen Bußgeldern, gescheiterten Prüfungen, betrieblichen Störungen und einem Schaden der Unternehmensreputation führen. Artikel 6(1) der Verordnung (EU) 2019/2034 zur Prüfung der Geschäftsbanken (DORA) verlangt, dass Finanzentitäten ein Informations- und Kommunikationstechnologie-Risikomanagement-Rahmenwerk aufrechterhalten. Viele Unternehmen interpretieren dies jedoch als eine reine Kontroll-Aktion, ein Ansatz, der bei Überprüfungen zum Scheitern verurteilt ist. In diesem Artikel werden wir die Herausforderungen und Lösungen rund um die automatisierte Compliance-Überprüfung von Dokumenten in der europäischen Finanzbranche erforschen.

Die Bedeutung von Compliance-Überprüfungen wurde in jüngster Zeit durch die europäischen Aufsichtsbehörden wie der Europäischen Aufsichtsbehörde für das Währungsaufbewahrungsgeschäft und die pflegerische Aufsicht (ESAs), der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin) und dem Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) unterstrichen. Diese Stellen sind zuständig für die Überwachung und Durchsetzung von Compliance-Richtlinien, und ihre Anforderungen sind streng und detailliert. Daher ist es entscheidend, dass Unternehmen die notwendigen Tools und Verfahren einsetzen, um den Compliance-Standards gerecht zu werden.

The Core Problem

Die Compliance-Überprüfung von Dokumenten ist ein komplexer Prozess, der viele Aspekte umfasst, darunter die Einhaltung von Datenschutz, die Einhaltung von Finanzaufsichtsrichtlinien, die Einhaltung von IT- und Informationssicherheitsrichtlinien und vieles mehr. Die Herausforderung besteht darin, diesen Prozess effizient und effektiv durchzuführen, ohne dabei die Qualität und den Schutz der vertraulichen Informationen zu beeinträchtigen.

Einige Organisationen haben Schwierigkeiten, die Compliance-Prüfungen in Dokumenten richtig auszuführen. Sie sind häufig überfordert von der Vielzahl der zu überprüfenden Dokumente und der Komplexität der Anforderungen. Diese Organisationen verbringen viel Zeit und Ressourcen damit, Compliance-Prüfungen manuell durchzuführen, was zu einer Vielzahl von Problemen führen kann, darunter:

1. Zeitverschwendung: Die manuelle Überprüfung von Dokumenten ist zeitaufwändig und kann bis zu mehrere Wochen dauern, während eine automatisierte Lösung die Prüfung in wenigen Stunden durchführen kann.
2. Fehler: Manuelle Überprüfungen sind anfällig für menschliche Fehler, was zu einer unvollständigen oder fehlerhaften Compliance-Bewertung führen kann.
3. Risikosteigerung: Wenn Compliance-Prüfungen nicht korrekt oder nicht rechtzeitig durchgeführt werden, kann dies zu hohen Bußgeldern und anderen Sanktionen durch die Aufsichtsbehörden führen.
4. Reputationsschaden: Nichtkonformität kann das Ansehen eines Unternehmens beschädigen und das Vertrauen der Kunden in das Unternehmen untergraben.

Die Kosten von manuellen Compliance-Prüfungen sind beträchtlich. Um eine reelle Zahl zu geben: Eine Studie durch die Association of Certified Fraud Examiners (ACFE), dass Unternehmen durch Betrug und Fehler durchschnittlich 5% ihres Jahresumsatzes verlieren. In der Finanzbranche, die hohes Risiko und strenge Vorschriften aufweist, können diese Kosten noch höher sein. Zusätzlich zur direkten Kosten sind auch die indirekten Kosten wie die Zeit der Mitarbeiter, die für die manuellen Überprüfungen aufgewendet wird, zu berücksichtigen.

Ein weiterer Aspekt, der beachtet werden muss, ist die Zuverlässigkeit und Vertraulichkeit von automatisierten Compliance-Tools. Artikel 32 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) fordert von Organisationen, die personenbezogene Daten verarbeiten, spezifische technische und organisatorische Maßnahmen einzusetzen, um die Sicherheit der Daten zu gewährleisten. Dies schließt vor, dass automatisierte Compliance-Prüfungstools eine hohe Standardsicherheit bieten müssen, um den Vorschriften der DSGVO gerecht zu werden.

Why This Is Urgent Now

Die Notwendigkeit, Compliance-Prüfungen in Dokumenten zu automatisieren, ist in der gegenwärtigen Zeit besonders dringend. Dies hat mehrere Gründe:

1. Neue Regulierungen: In den letzten Jahren sind eine Reihe neuer Gesetze und Vorschriften eingeführt worden, die Compliance-Prüfungen in der Finanzbranche noch komplizierter und wichtiger gemacht haben. Beispielsweise enthält die Markets in Financial Instruments Directive (MiFID II) und die Markets in Financial Instruments Regulation (MiFIR) detaillierte Anforderungen für das Aufzeichnen und die Überwachung von Finanztransaktionen. Die Umsetzung dieser Vorschriften erfordert eine umfassende automatische Compliance-Überprüfung von Dokumenten, um sicherzustellen, dass alle Anforderungen erfüllt werden.

2. Marktdruck: Kunden verlangen zunehmend, dassZertifizierungen undCompliance-Standards haben. Diese Zertifizierungen sind oft Voraussetzung für Geschäfte mit diesen Kunden, und Unternehmen, die diese Standards nicht erfüllen, können sich in einer Wettbewerbsdisadvantage befinden.

3. Wettbewerbsnachteil der Nichteinhaltung: Unternehmen, die die Compliance-Prüfungen in Dokumenten nicht automatisieren, können sich in einer Wettbewerbsdisadvantage gegenüber ihren Konkurrenten befinden, die hier effizienter sind. Automatisierte Compliance-Prüfungen können die Geschwindigkeit und Effizienz erhöhen, während sie gleichzeitig die Genauigkeit und Vollständigkeit der Prüfungen verbessern.

Die Kluft, die zwischen dem, wo die meisten Organisationen sind und wo sie sein müssen, ist beträchtlich. Eine Studie durch die PwC zeigt, dass nur 6% der Finanzunternehmen eine vollständig automatisierte Compliance-Lösung implementiert haben. Dies zeigt, dass es ein dringendes Bedürfnis gibt, die Automatisierung der Compliance-Prüfungen in Dokumenten zu erhöhen, um den wachsenden Anforderungen gerecht zu werden.

Fazit
Die Automatisierung der Compliance-Prüfungen in Dokumenten ist ein kritischer Aspekt für die europäische Finanzbranche und wird in naher Zukunft noch wichtiger werden. Die steigenden Anforderungen der Aufsichtsbehörden, die steigenden Kundenerwartungen und der Wettbewerbsdruck erfordern, dass Unternehmen die notwendigen Tools und Verfahren einsetzen, um den Compliance-Standards gerecht zu werden. Im nächsten Teil unseres Artikels werden wir uns auf die besten Tools und die Vorteile der Automatisierung einlassen und darüber diskutieren, wie Organisationen die Automatisierung erfolgreich implementieren können.

The Solution Framework

Effektive Compliance-Prüfungen von Dokumenten müssen ein ganzheitliches Framework umfassen, das sowohl die Erfassung als auch die Automatisierung von Prüfprozessen ermöglicht. Darüber hinaus müssen Sie in der Lage sein, die Ergebnisse dieser Prüfungen transparent und nachvollziehbar für die Finanzaufsicht zu machen, wie es nach Artikel 6 Absatz 1 der Verordnung DORA gefordert wird. Um dies zu erreichen, folgen Sie diesen schrittweisen Anweisungen:

1. Identifizierung kritischer Dokumente und Prozesse: Zunächst müssen Sie alle relevanten Dokumente und Prozesse identifizieren, die von der Compliance betroffen sind. Dies umfasst sowohl interne Richtlinien, Vertragsdokumente, Geschäftsprozesse als auch externe Gesetzgebung und Vorschriften.

2. Risikoanalyse und Priorisierung: Bewerten Sie das Risiko, das von diesen Dokumenten und Prozessen ausgeht, und priorisieren Sie sie entsprechend. Hierbei sollten Sie insbesondere die Artikel 6 und 7 der DORA berücksichtigen, die besonderen Anforderungen an das ICT-Risikomanagement und die Prüfung von Geschäftsmodellen und externen Risiken vorgeben.

3. Entwicklung eines Compliance-Frameworks: Aufbau eines Rahmens, der eine systematische Compliance-Prüfung ermöglicht. Hierbei sollten Sie Artikel 46 der DORA berücksichtigen, der die Verpflichtung zur Einhaltung von Datenschutzvorschriften und die Notwendigkeit, den Datenschutz in das Geschäftsmodell einzubinden, festschreibt.

4. Implementierung von Kontrollen und Prüfungen: Die Implementierung von automatisierten Kontrollen, um die Einhaltung der Compliance in den Dokumenten sicherzustellen. Hierbei ist es wichtig, sowohl quantitative als auch qualitative Prüfungen durchzuführen, um ein umfassendes Bild der Compliance-Situation zu erhalten.

5. Transparenz und Berichterstattung: Schließlich ist es entscheidend, die Ergebnisse der Compliance-Prüfungen transparent und nachvollziehbar zu dokumentieren und an die Finanzaufsicht zu berichten. Dies ist ein wesentlicher Bestandteil der Compliance, wie es Artikel 6 Absatz 1 der DORA vorschreibt.

Ein gutes Compliance-System geht über nur das "Überleben" der Prüfungen hinaus. Es sollte in der Lage sein, kontinuierlich Feedback zu geben, um Prozesse zu optimieren und Risiken frühzeitig zu identifizieren und zu managen. In diesem Zusammenhang spielt die automatisierte Dokumentenprüfung eine entscheidende Rolle.

Common Mistakes to Avoid

Es gibt mehrere häufige Fehler, die Organisationen bei der Compliance-Prüfung von Dokumenten machen:

1. Unzureichende Dokumentenerkennung und -bewertung: Viele Organisationen unterschätzen die Komplexität und den Umfang der Dokumente, die sie analysieren müssen. Dies kann dazu führen, dass wichtige Dokumente oder Prozesse übersehen werden. Um dies zu vermeiden, sollten Sie ein umfassendes Verständnis aller relevanten Dokumente und Prozesse entwickeln und regelmäßige Risikobewertungen durchführen.

2. Fehlende Integration von Compliance in Geschäftsprozessen: Compliance wird oft als separater Prozess betrachtet, der nicht in die täglichen Geschäftsaktivitäten integriert ist. Dies kann zu einer Situation führen, in der Compliance-Maßnahmen nicht ausreichend umgesetzt oder beachtet werden. Stattdessen sollten Compliance-Aspekte in alle Geschäftsprozesse und -entscheidungen eingebunden werden.

3. Manuelles Prüfen von Dokumenten: Das manuelle Prüfen von Dokumenten ist Zeitaufwändig, fehleranfällig und nicht skalierbar. Organisationen, die darauf vertrauen, riskieren nicht nur unzureichende Compliance-Prüfungen, sondern auch hohe Kosten und ineffiziente Prozesse. Automatisierte Lösungen wie Matproof können dabei helfen, diese Prozesse effizienter und sicherer durchzuführen.

4. Unzureichende Berichterstattung und Transparenz: Wenn die Ergebnisse von Compliance-Prüfungen nicht transparent oder nicht nachvollziehbar sind, kann dies dazu führen, dass die Finanzaufsicht Mängel in der Compliance-Umsetzung identifiziert. Um dies zu vermeiden, sollten Sie ein System haben, das die Erfassung, Analyse und Berichterstattung von Compliance-Daten in Echtzeit ermöglicht.

5. Fehlende fortlaufende Überwachung und Verbesserung: Compliance ist kein "Einmal-Komplett"-Geschäft. Es erfordert eine kontinuierliche Überwachung und Anpassung der Compliance-Maßnahmen an sich verändernde Gesetze und Geschäftsbedingungen. Organisationen, die dies vernachlässigen, riskieren nicht nur Compliance-Verstöße, sondern auch mögliche Bußgelder und Reputationsschäden.

Tools and Approaches

Die Compliance-Prüfung von Dokumenten kann auf verschiedene Arten erfolgen. Jeder Ansatz hat seine Vor- und Nachteile, und die Wahl des richtigen Tools hängt von den spezifischen Anforderungen und Ressourcen Ihrer Organisation ab.

Manuelle Compliance-Prüfung: Der traditionelle Ansatz, bei dem Compliance-Prüfer die Dokumente manuell durchsuchen und bewerten. Diese Methode hat den Vorteil, dass sie für kleine Mengen von Dokumenten oder spezifische Compliance-Szenarien gut funktioniert. Sie kann jedoch ineffizient und fehleranfällig sein, wenn es um große Mengen von Dokumenten oder komplexe Compliance-Szenarien geht.

Tabellenkalkulations- / GRC-Systeme: Diese Tools bieten eine zentralisierte Plattform zum Erfassen, Überwachen und Berichten von Compliance-Daten. Sie haben den Vorteil, dass sie eine Vielzahl von Compliance-Szenarien abdecken können. Allerdings kann das Manuelle Eingeben von Daten fehleranfällig und zeitaufwändig sein, und sie bieten oft keine umfassende Automatisierung von Compliance-Prüfprozessen.

Automatisierte Compliance-Plattformen: Diese bieten die größte Effizienz und preciso durch die vollständige Automatisierung von Compliance-Prüfprozessen. Sie sind in der Lage, große Mengen von Dokumenten schnell und genau zu analysieren und bieten eine hohe Skalierbarkeit. Bedenken Sie jedoch, dass diese Tools eine Investition in Technologie und Ressourcen erfordern. Bei der Auswahl einer Plattform wie Matproof sollten Sie nach Funktionen suchen, die speziell für die Finanzdienstleistungen konzipiert sind, wie zum Beispiel eine 100%ige Datenaufbewahrung in der EU, KI-gestützte Richtlinienerstellung und eine automatisierte Beweismittelsammlung von Cloud-Anbietern.

Es ist wichtig zu verstehen, dass Automatisierung nicht in jedem Fall die beste Lösung sein kann. Jedoch, wenn Sie umfassende Compliance-Prüfungen durchführen müssen und schnelle, genaue und nachvollziehbare Ergebnisse erzielen möchten, kann eine automatisierte Compliance-Plattform wie Matproof ein wertvolles Werkzeug sein.

Getting Started: Ihre nächsten Schritte

Um mit dem automatisierten Compliance-Management zu beginnen, folgen Sie diesem fünfstufigen Aktionsplan, den Sie in dieser Woche umsetzen können.

1. Bestehende Prozesse analysieren: Überprüfen Sie zunächst Ihre aktuellen Compliance-Prüfprozesse und ermitteln Sie, an welchen Stellen Automatisierungen von Vorteil sein könnten. Konzentrieren Sie sich auf Bereiche mit hohem Zeitaufwand und vielen manuellen Eingaben.

2. Rahmenbedingungen und rechtliche Anforderungen prüfen: Lesen Sie sich die Artikel der DORA, die BaFin-Leitlinien und andere relevante EU-Richtlinien durch, um die gesetzlichen Vorgaben zu verstehen, die Sie in Ihren automatisierten Prozessen einhalten müssen. Hierbei ist Artikel 6(1) der DORA von besonderer Bedeutung für die ICT-Risikobewertung.

3. Tool-Auswahl: Bewerten Sie verschiedene Compliance-Prüfungswerkzeuge auf der Basis Ihrer Anforderungen und der Anforderungen der Finanzaufsicht. Achten Sie darauf, ob das Tool in der Lage ist, Ihre Dokumente schnell und sicher zu analysieren und ob es eine hohe Erkennungsrate für Compliance-Verstöße bietet.

4. Pilotprojekt starten: Legen Sie ein kleines Pilotprojekt an, um das Tool in der Praxis zu testieren und die Effektivität und Effizienz der Automatisierung zu bewerten. Beginnen Sie mit einem begrenzten Bereich oder einer bestimmten Compliance-Aspekte.

5. Fortlaufende Optimierung und Anpassung: Nach der Implementierung des automatisierten Tools sollten Sie die Prozesse kontinuierlich überwachen und anpassen. Dies beinhaltet die Anpassung an neue gesetzliche Anforderungen, die Optimierung der Effizienz und die kontinuierliche Schulung des Teams.

Ressourcenempfehlungen:

• EU/BaFin-Veröffentlichungen: Lesen Sie die offiziellen Veröffentlichungen und Leitlinien der BaFin und der EU-Kommission, um mehr über Compliance-Anforderungen und Best Practices zu erfahren.
• Whitepaper und Studien: Sehen Sie sich Studien an, die speziell auf automatisierte Compliance-Prüfungen und deren Vorteile eingegangen sind. Eine solche Studie ist das "Whitepaper zur automatisierten Compliance-Prüfung von Matproof".

Beimtiming für externe Hilfe:
Betrachten Sie die externe Hilfe, wenn Ihr Unternehmen nicht über die technische Expertise und die Ressourcen verfügt, um einen automatisierten Compliance-Prozess effektiv und sicher einzurichten und zu betreiben. Dies kann besonders wichtig sein, wenn es um komplexe Compliance-Themen wie Datenschutz oder Informationssicherheit geht.

Schneller Erfolg in den nächsten 24 Stunden:
Ein schneller Erfolg, den Sie in den nächsten 24 Stunden erzielen können, besteht darin, einen internen Workshop durchzuführen, um das Bewusstsein für die Notwendigkeit von Compliance-Automation zu schärfen und die ersten Schritte zur Implementierung zu planen.

Frequently Asked Questions

Hier sind einige häufig gestellte Fragen zu automatisierten Compliance-Prüfungen und ihre ausführlichen Antworten:

1. F: Kann eine vollständige Automatisierung der Compliance-Prüfungen wirklich erreicht werden?
   A: Nein, eine vollständige Automatisierung ist nicht realistisch. Es wird immer manuelles Eingreifen geben, zum Beispiel bei der Beurteilung von Randfällen oder der Anpassung an neue rechtliche Rahmenbedingungen. Eine effektive Automatisierung reduziert jedoch den manuellen Aufwand erheblich und erhöht die Präzision der Compliance-Prüfungen.

2. F: Gibt es Risiken bei der Umstellung auf eine automatisierte Compliance-Prüfung?
   A: Ja, Risiken wie die fehlende Flexibilität in komplexen Fällen, die Abhängigkeit von Technologie und potenzielle Datenschutzbedenken können auftreten. Es ist wichtig, die richtige Balance zwischen Automatisierung und manuellem Eingreifen zu finden und die Datenschutzanforderungen gemäß Artikel 24 der DSGVO zu erfüllen.

3. F: Wie lange dauert es normalerweise, um eine automatisierte Compliance-Lösung einzurichten?
   A: Die Dauer hängt von der Komplexität Ihres Unternehmens, der Größe der zu prüfenden Dokumente und der ausgewählten Software ab. Im Durchschnitt kann die Einrichtung und das Testen einer automatisierten Compliance-Lösung einige Wochen bis Monate dauern.

4. F: Wie kann ich sicherstellen, dass meine Mitarbeiter die neue Compliance-Software effizient und kompetent nutzen können?
   A: Schulung und Onboarding sind entscheidend. Organisieren Sie Schulungen zur Bedienung der Software und deren Integration in den Arbeitsalltag. Darüber hinaus sollte es eine Hotline oder einen Helpdesk geben, um Fragen und Probleme schnell zu klären.

5. F: Wie beurteilt die Finanzaufsicht eine automatisierte Compliance-Prüfung?
   A: Finanzaufsicht wie die BaFin beurteilt die Einsatz von automatisierter Compliance-Prüfung positiv, solange sie die gesetzlichen Anforderungen erfüllt und die Qualität der Compliance nicht beeinträchtigt. Es ist wichtig, die Transparenz und die Nachweisbarkeit der Prozesse sicherzustellen und die Anforderungen von Artikel 7 der DORA umzusetzen.

Key Takeaways

Zusammenfassend sind hier die wichtigsten Punkte, die Sie aus diesem Artikel mitnehmen sollten:

• Automatisierte Compliance-Prüfungen können den Compliance-Prozess effizienter und präziser gestalten.
• Es ist notwendig, die balance zwischen Automatisierung und manuellem Eingreifen zu finden, um eine effektive Compliance sicherzustellen.
• Ressourcen wie offizielle EU-Veröffentlichungen und die BaFin-Leitlinien sind entscheidend, um die gesetzlichen Anforderungen zu verstehen.
• Schulung und Onboarding sind unerlässlich, um sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeiter die neue Compliance-Software kompetent nutzen können.
• Matproof kann Ihnen dabei helfen, diesen Prozess zu automatisieren und Ihre Compliance-Prüfungen effektiver und sicherer zu gestalten. Weitere Informationen finden Sie unter https://matproof.com/contact, um eine kostenlose Bewertung zu erhalten.