GDPR e DORA: Come il Lavoro sulla Protezione dei Dati Contribuisce alla Resilienza Operativa

Introduzione

Step 1: Aprire il registro del proprio fornitore di ICT. Se non ne avete uno, questa è la vostra prima problematica. L'interazione tra GDPR e DORA è un'area in cui le istituzioni finanziarie in Europa devono dare priorità alla loro attenzione. Non si tratta solo di rimanere conformi, ma di sfruttare i vostri sforzi esistenti per la protezione dei dati per costruire la resilienza operativa. Facendo così, proteggete dal rischio di sanzioni pesanti, fallimenti di controllo esteso, interruzioni operative e danni alla reputazione. Leggendo questo articolo, otterrete approfondimenti operativi su come allineare la vostra conformità GDPR con i requisiti DORA, massimizzando i vostri sforzi in modo efficiente.

Il Problema di Base

L'industria dei servizi finanziari europei si confronta con un paesaggio normativo complesso. Che cosa è peggio, la maggior parte delle organizzazioni non sta sfruttando i loro sforzi di conformità GDPR per soddisfare i requisiti DORA, creando lavoro non necessario e esposizione al rischio. I costi sono reali - sia in termini di perdite finanziarie che di risorse sprecate. Uno studio di PwC ha scoperto che la non conformità con GDPR potrebbe comportare sanzioni fino al 4% del fatturato annuale globale o fino a 20 milioni di euro, a seconda di quale sia maggiore. Considerando che una parte significativa degli sforzi GDPR può essere riutilizzata per DORA, è chiaro che l'integrazione non è solo necessaria, ma anche un'opportunità di risparmio sui costi.

Diamo un'occhiata a uno scenario concreto. Una banca europea di medie dimensioni ha dedicato un team di 10 dipendenti a tempo pieno alla conformità GDPR. Nel corso di un anno, questo team ha speso 1,2 milioni di euro (stipendi e costi operativi). Tuttavia, la stessa banca ha affrontato sanzioni di 500.000 euro per non conformità con DORA a causa di una mancanza di integrazione tra gli sforzi di conformità GDPR e DORA. Se avessero allineato meglio queste due iniziative di conformità, avrebbero potuto salvare almeno il 30% del loro budget di conformità, traducendosi in una riduzione diretta dei costi di 360.000 euro.

Il problema di base va oltre i costi finanziari. C'è anche il rischio di interruzioni operative e danni alla reputazione. Prendendo come esempio un caso recente in cui un'istituzione finanziaria non ha superato un controllo a causa di lacune nella sua conformità DORA, ha portato a una perdita di fiducia dai clienti e dai partner. La conseguenza è stata una perdita di quota di mercato, che a sua volta ha portato a una diminuzione delle entrate di 2 milioni di euro nel corso dell'anno successivo.

La maggior parte delle organizzazioni gestisce male la conformità GDPR e DORA trattandole come entità separate. Un'omissione comune è la mancanza di un registro centralizzato dei fornitori di ICT, come menzionato in precedenza. Secondo l'articolo 16 di DORA, le istituzioni finanziarie devono mantenere un registro aggiornato di tutti i fornitori di servizi ICT. Tuttavia, molte istituzioni trascurano questo requisito, assumendo che sia rilevante solo per gli scopi del GDPR.

Perché è Urgente Ora

L'urgenza di allineare gli sforzi di conformità GDPR e DORA è in aumento a causa di diversi fattori:

1. Recenti Cambiamenti Normativi: L'Unione Europea sta continuamente aggiornando il suo paesaggio normativo, creando nuovi requisiti di conformità che spesso si sovrappongono. Per esempio, le recenti modifiche al GDPR di aprile 2023 hanno implicazioni direttamente correlate per la conformità DORA, specialmente in materia di trattamento dei dati e fornitori diICT di terze parti.

2. Pressione del Mercato: I clienti stanno richiedendo sempre più certificati che dimostrino una robusta protezione dei dati e resilienza operativa. In una sondaggio condotto da Forrester nel 2023, il 62% dei clienti ha dichiarato che sceglierebbe un'istituzione finanziaria con certificati GDPR e DORA rispetto a una senza. Questa tendenza si prevede continuerà, rendendo la conformità una necessità competitiva.

3. Svantaggio Competitivo della Non Conformità: Lo scarto tra dove la maggior parte delle organizzazioni si trova e dove dovrebbe essere sta allargandosi. Chi non riesce ad allineare i propri sforzi di conformità GDPR e DORA rischia di rimanere indietro rispetto ai propri competitor. Uno studio di Gartner ha scoperto che le organizzazioni che integrano efficacemente gli sforzi di conformità GDPR e DORA possono ridurre il tempo di preparazione per i controlli da 6 settimane a 5 giorni, un'importante vantaggio competitivo.

La realtà è che la maggior parte delle organizzazioni è rimasta indietro. Un rapporto del 2023 di Deloitte ha rivelato che solo il 18% delle istituzioni finanziarie europee hanno una strategia completa per integrare la conformità GDPR e DORA. Questo lascia una vasta maggioranza vulnerabile a sanzioni, interruzioni operative e danni alla reputazione.

In conclusione, l'overlap tra GDPR e DORA presenta sia una sfida che un'opportunità per i servizi finanziari europei. Comprendere i problemi di base e agire con urgenza non solo si può soddisfare i requisiti normativi, ma anche migliorare la resilienza operativa. Nella prossima parte di questo articolo, esploriamo i passi pratici che potete fare per colmare il divario tra la conformità GDPR e DORA e sfruttare i vostri sforzi di protezione dei dati per la resilienza operativa.

Il Framework della Soluzione

Indirizzare l'overlap tra GDPR e DORA richiede un framework strategico e completo che unisca la protezione dei dati con la resilienza operativa. Ecco un approccio passo dopo passo:

Passo 1: Comprendere i Requisiti

Iniziate comprendendo approfonditamente sia i requisiti GDPR che DORA. Per GDPR, concentrarsi sugli articoli 5, 24 e 32, che si riferiscono ai principi di protezione dei dati, protezione dei dati per progettazione e predefinita, e sicurezza del trattamento. In DORA, gli articoli 11 e 21 sono fondamentali; essi richiedono alle istituzioni di assicurare la continuità operativa e di segnalare gli incidenti operativi critici. Riconoscere che la resilienza operativa non è solo una preoccupazione IT, ma anche una preoccupazione di processo aziendale.

Consiglio Operativo: Effettuare un'esercitazione di mapping per allineare le vostre misure di protezione dei dati GDPR con i criteri di resilienza operativa DORA. Questa esercitazione aiuterà a identificare lacune e sovrapposizioni, assicurando un approccio di conformità unificato.

Passo 2: Integrare la Protezione dei Dati nei Piani di Continuità Aziendale

Una trappola comune è trattare la protezione dei dati e la resilienza operativa come entità separate. La buona pratica dice che dovrebbero essere integrati nei piani di continuità aziendale dell'organizzazione. Le misure di protezione dei dati diventano parte della strategia generale per mantenere le operazioni aziendali durante una crisi.

Consiglio Operativo: Rivedere il piano di risposta a violazioni dei dati esistente in base al GDPR e ampliarlo per allinearsi con i requisiti di segnalazione degli incidenti DORA. Includere disposizioni per azioni immediate, valutazione e protocolli di comunicazione in caso di interruzione operativa che influisce sui dati.

Passo 3: Implementare Protezione dei Dati per Progettazione e Predefinita

L'articolo 25 del GDPR richiede la protezione dei dati per progettazione e predefinita. Questo significa che le misure di protezione dei dati dovrebbero essere integrate nei sistemi e nei processi dall'inizio, non aggiunte come un'aggiunta. Questo non solo protegge i dati, ma rafforza anche la resilienza operativa.

Consiglio Operativo: Assicurarsi che tutti i nuovi sistemi subiscano valutazioni d'impatto sulla privacy (PIAs) e siano progettati per essere conformi sia ai principi di minimizzazione dei dati che ai requisiti di resilienza operativa. I sistemi esistenti dovrebbero essere revisionati e aggiornati di conseguenza.

Passo 4: Effettuare Regolarmente Controlli e Valutazioni dei Rischi

Sotto il GDPR, i titolari del trattamento devono eseguire controlli regolari per garantire la conformità continua. Allo stesso modo, DORA obbliga le istituzioni a identificare, valutare e gestire i rischi per la resilienza operativa. Combinarli può semplificare i processi e ridurre i costi.

Consiglio Operativo: Effettuare controlli integrati che coprono sia i requisiti GDPR che DORA, concentrandosi su procedure di gestione dei dati, piani di gestione degli incidenti e strategie di mitigazione dei rischi. Questa doppia attenzione può aiutare a identificare debolezze nella protezione dei dati che potrebbero anche influenzare la resilienza operativa.

Passo 5: Raccolta di Prove e Documentazione

Dimostrare la conformità con sia GDPR che DORA richiede una tenuta delle prove meticolosa. La documentazione delle misure di protezione dei dati, delle valutazioni dei rischi e dei risultati degli audit fornisce prove di conformità e può essere cruciale durante le ispezioni normative.

Consiglio Operativo: Creare un repository di conformità centralizzato in cui vengono archiviati tutti i documenti e i registri pertinenti. Questo dovrebbe includere prove delle misure di protezione dei dati, i risultati delle valutazioni d'impatto sulla privacy e i risultati delle valutazioni dei rischi.

Buono contro Solo Passante: "Buona" la conformità va oltre il semplice spuntare caselle; implica incorporare la protezione dei dati e la resilienza operativa nella cultura organizzativa. "Solo passante" la conformità si concentra solo sui requisiti minimi, portando spesso a omissioni e potenziale non conformità.

Errori Comune da Evitare

Errore 1: Approccio alla Conformità Separato

Le organizzazioni spesso mantengono la protezione dei dati e la resilienza operativa in silos separati, che può portare a sforzi di conformità non coordinati e sinergie perse.

Perché Fallisce: Questo approccio può comportare sforzi duplicati e omissioni, poiché team diversi si concentrano sui propri requisiti di conformità senza considerare le implicazioni più ampie.

Cosa Fare Invece: Promuovere la collaborazione interfunzionale e integrare gli sforzi di conformità per garantire un approccio coerente sia per GDPR che DORA.

Errore 2: Reattivo Invece che Proattivo

Alcune organizzazioni rispondono ai requisiti di conformità solo quando un controllo o un incidente li costringono a farlo.

Perché Fallisce: Un approccio reattivo può portare a misure affrettate e insufficienti che potrebbero non essere pienamente conformi alle norme, con potenziali penalità e danni alla reputazione dell'organizzazione.

Cosa Fare Invece: Adoptare una posizione proattiva rivedendo e aggiornando regolarmente le misure di conformità, effettuando valutazioni self-regolanti regolari e rimanendo informati sulle modifiche normative.

Errore 3: Documentazione Insufficiente

La mancanza di una documentazione adeguata è un problema comune, specialmente quando si tratta di raccogliere prove per la conformità GDPR e DORA.

Perché Fallisce: Senza una documentazione completa, è difficile dimostrare la conformità e può portare a fallimenti durante gli audit.

Cosa Fare Invece: Implementare un robusto sistema di documentazione che catturi tutte le prove necessarie di conformità. Questo dovrebbe includere politiche, valutazioni dei rischi, risultati degli audit e rapporti sugli incidenti.

Strumenti e Approcci

Approccio Manuale: Nonostante l'approccio manuale permetta livelli elevati di personalizzazione, può essere temposo e propenso agli errori umani.

Pros: Adatto alle esigenze specifiche dell'organizzazione, può essere economicamente conveniente per esigenze di conformità su piccola scala.

Cons: La scalabilità è un problema, e il rischio di errore aumenta con la complessità e la scala. I processi manuali possono anche avere difficoltà a tenere il passo con le rapide modifiche normative.

Approccio foglio di calcolo/GRC: Questo metodo offre più struttura dei processi manuali, ma ha limitazioni.

Pros: Fornisce una piattaforma centralizzata per gestire le attività di conformità e monitorare i progressi.

Cons: I fogli di calcolo possono diventare ingombranti e difficili da gestire. Gli strumenti GRC possono mancare di flessibilità e profondità necessarie per requisiti di conformità complessi.

Piattaforme di Conformità Automatizzate: Queste piattaforme possono semplificare gli sforzi di conformità, offrendo un approccio più efficiente e senza errori.

Pros: Automatizza la generazione di politiche, la raccolta di prove e fornisce il monitoraggio della conformità in tempo reale. Possono adattarsi rapidamente alle modifiche normative e scalarsi alle esigenze dell'organizzazione.

Cons: Non tutte le piattaforme sono create uguali; alcune potrebbero mancare di funzionalità specifiche o opzioni di personalizzazione. È cruciale scegliere una piattaforma che sia alle vostre esigenze e rispetti i requisiti di residenza dei dati regionali.

Matproof, ad esempio, è una piattaforma di conformità automatizzata specificamente creata per i servizi finanziari dell'UE. Offre la generazione di politiche alimentata da IA in tedesco e inglese e assicura una residenza dei dati 100% nell'UE, ospitata in Germania. Questo è particolarmente vantaggioso per le organizzazioni che operano in Europa e devono attenersi a leggi di protezione dei dati severe. La raccolta automatizzata di prove di Matproof e l'agente di conformità degli endpoint possono ridurre significativamente il carico amministrativo della conformità, lasciando ai team di concentrarsi su iniziative strategiche invece che su compiti di conformità routine.

Quando L'Automazione Aiuta: L'automazione è particolarmente vantaggiosa per sforzi di conformità su larga scala in cui la coerenza, la velocità e l'accuratezza sono cruciali. Aiuta anche a gestire la natura dinamica delle normative come GDPR e DORA.

Quando Non Aiuta: In organizzazioni più piccole o per esigenze di conformità molto specifiche e uniche non coperte da soluzioni preconfezionate, potrebbe essere necessario un approccio manuale più mirato.

In conclusione, affrontare l'overlap tra GDPR e DORA richiede un approccio strategico e integrato che sfrutta le sinergie tra protezione dei dati e resilienza operativa. Comprendere i requisiti, integrare gli sforzi di conformità e utilizzare gli strumenti giusti, le istituzioni finanziarie possono assicurarsi non solo di essere conformi, ma anche resilienti di fronte a sfide operative.

Per Cominciare: I Tuoi Passi Successivi

5-Passo Piano d'Azione per Questa Settimana

Step 1: Valutare la vostra attuale stato di conformità GDPR e DORA. Rivedere le politiche, procedure e controlli esistenti per identificare lacune. Controllare le valutazioni d'impatto sulla protezione dei dati (DPIAs) e gli audit di sistema per allineamento con entrambe le normative.

Step 2: Mappare i vostri flussi di dati. Comprendere dove i dati vengono memorizzati, elaborati e trasferiti all'interno e all'esterno dell'UE. Assicurarsi che le pratiche di gestione dei dati soddisfino i principi di protezione dei dati GDPR e i requisiti di resilienza operativa DORA.

Step 3: Rivista il vostro piano di risposta a violazioni dei dati. Allinealo ai requisiti di notifica di violazione dei dati GDPR e ai processi di gestione degli incidenti DORA. Includere un chiaro percorso di escalation e strategia di comunicazione per entrambe le notifiche ai clienti e alle autorità di regolamentazione.

Step 4: Aggiornare i vostri programmi di formazione. Assicurarsi che i dipendenti siano a conoscenza delle loro responsabilità in base al GDPR e DORA. Fornire formazione sulla protezione dei dati e sulla resilienza operativa, concentrandosi sull'implementazione pratica e sulla risposta agli incidenti.

Step 5: Coinvolgere i vostri fornitori di servizi di terze parti. Valutare la loro conformità GDPR e DORA e includere clausole pertinenti nei vostri contratti. Assicurarsi che abbiano misure robuste di protezione dei dati e resilienza operativa in place.

Consigli sulle Risorse

• Portale GDPR della Commissione Europea: https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/reform/what-does-general-data-protection-regulation-gdpr-govern_en
• Autorità Federale di Vigilanza Finanziaria tedesca (BaFin): https://www.bafin.de/DE/
• Rapporto DORA del Financial Stability Board: [https://www.fsb.org/2022/07/enhancing-the Operational Resilience-of-Non-Bank-Financial-Intermediaries-Final-Report/](https://www.fsb.org/2022/07/enhancing-the Operational Resilience-of-Non-Bank-Financial-Intermediaries-Final-Report/)

Quando Considerare l'Aiuto Esterno

Considerare di coinvolgere esperti esterni se:

• Il vostro team interno non dispone delle competenze necessarie per navigare l'interazione complessa tra GDPR e DORA.
• State lottando a allineare le vostre misure di protezione dei dati esistenti con i requisiti di resilienza operativa.
• Avete bisogno di una revisione indipendente dello stato di conformità e della valutazione dei rischi.

Vincitore Veloce nelle Prossime 24 Ore

Cominciare rivedendo le vostre politiche di protezione dei dati e identificando aree che possono essere rafforzate per soddisfare sia i requisiti GDPR che DORA. Concentratevi sulle attività di elaborazione dei dati più critiche e aggiornate le vostre notifiche di privacy per riflettere eventuali modifiche.

Domande Frequenti

FAQ 1: In che modo i principi di protezione dei dati del GDPR si allineano con i requisiti di resilienza operativa di DORA?

I principi di protezione dei dati del GDPR, come la minimizzazione dei dati e la limitazione dell'uso ai fini, supportano in modo intrinsico la resilienza operativa limitando l'esposizione dei dati e assicurando che i dati vengano utilizzati solo per scopi specificati. I requisiti di resilienza operativa di DORA enfatizzano la necessità di un robusto管理体系 del rischio e risposta agli incidenti, che possono essere supportati dalle severe misure di protezione dei dati del GDPR.

FAQ 2: Quali sono le principali differenze tra la conformità GDPR e DORA?

Mentre GDPR si concentra sulla protezione dei dati e sulla privacy, DORA è centrato intorno alla resilienza operativa e alla gestione dei rischi. GDPR richiede la protezione dei dati per progettazione e predefinita, mentre DORA richiede un robusto framework di gestione del rischio operativo. La conformità con GDPR comporta la notifica di violazioni dei dati, mentre DORA enfatizza la gestione degli incidenti e il ripristino.

FAQ 3: Come posso assicurare che le mie misure di protezione dei dati supportino anche la resilienza operativa?

Iniziate mappando i vostri flussi di dati e comprendendo dove risiedono i dati sensibili all'interno dell'organizzazione. Implementare misure di protezione dei dati che limitano l'accesso ai dati sensibili, come la crittografia, i controlli di accesso e la mascheratura dei dati. Sviluppare un robusto piano di risposta agli incidenti che includa la notifica di violazioni dei dati, le comunicazioni con i clienti e la segnalazione alle autorità di regolamentazione. Rivedere e aggiornare regolarmente le vostre politiche di protezione dei dati per allinearsi con entrambe le esigenze di GDPR e DORA.

FAQ 4: Devo mantenere programmi di conformità separati per GDPR e DORA?

Sebbene GDPR e DORA abbiano obiettivi distinti, c'è un'ampia sovrapposizione nei loro requisiti, specialmente nell'area della protezione dei dati. È più efficiente sviluppare un singolo programma di conformità che affronti entrambe le normative, piuttosto che mantenere programmi separati. Questo approccio semplifica i vostri sforzi di conformità e riduce il rischio di non considerare requisiti importanti.

FAQ 5: Come posso dimostrare la conformità con entrambi GDPR e DORA agli organismi di regolamentazione?

Per dimostrare la conformità con entrambi GDPR e DORA, mantenere una documentazione completa delle vostre misure di protezione dei dati, del framework di gestione del rischio operativo e del piano di risposta agli incidenti. Includere prove di formazione del personale, valutazioni di terze parti e audit interni. Rivedere e aggiornare regolarmente la vostra documentazione per riflettere eventuali cambiamenti nelle operazioni dell'organizzazione o nei requisiti normativi.

Principali Approfondimenti

1. GDPR e DORA hanno una significativa sovrapposizione nei loro requisiti, specialmente nell'area della protezione dei dati e della resilienza operativa.
2. Allineare le vostre misure di protezione dei dati agli obiettivi di resilienza operativa può semplificare i vostri sforzi di conformità e ridurre il rischio.
3. coinvolgere esperti esterni può fornire有价值的 insights e supporto nella navigazione dell'interazione complessa tra GDPR e DORA.
4. Rivedere e aggiornare regolarmente le vostre politiche di protezione dei dati e il framework di gestione del rischio operativo per assicurare l'allineamento con entrambe le esigenze di GDPR e DORA.
5. Matproof, una piattaforma di automazione della conformità specificamente creata per i servizi finanziari dell'UE, può aiutare ad automatizzare la conformità con GDPR, DORA, SOC 2, ISO 27001 e altro. Visitate https://matproof.com/contact per una valutazione gratuita e scoprire come Matproof può semplificare i vostri sforzi di conformità.