Gestion des fournisseurs critiques pour les banques sous DORA et PRA SS2/21

Introduction

Étape 1 : Ouvrez votre registre des fournisseurs de TI. Si vous n'en avez pas, c'est votre premier problème.

Ce n'est pas juste un autre article sur la gestion des fournisseurs. Nous plongeons dans les étapes pratiques que les banques européennes doivent suivre pour se conformer à DORA et PRA SS2/21. Pourquoi s'en soucier ? Parce que ne pas gérer correctement vos fournisseurs critiques peut vous coûter cher - en termes d'amendes, d'échecs d'audit, de perturbations opérationnelles et de dommages réputationnels.

Voici la proposition de valeur claire : à la fin de cet article, vous aurez un plan pour identifier, évaluer et gérer efficacement vos fournisseurs critiques. Vous saurez exactement quoi faire en premier, quoi éviter et comment rester à la pointe. Alors, commençons.

Le Problème de Base

La plupart des banques sont douloureusement conscientes de la nécessité de gérer leurs fournisseurs critiques. Cependant, en pratique, elles ont du mal à mettre en place un cadre solide pour évaluer et atténuer les risques que ces fournisseurs font peser.

Soyons francs - le coût de faire erreur est astronomique. Considérons le temps perdu à rechercher des lacunes de conformité. Ou les perturbations opérationnelles causées par des problèmes de fournisseurs. Et n'oublions pas le dommage réputationnel lorsque les pannes font les gros titres. Tout cela s'additionne à des millions de pertes de revenus et de confiance endommagée.

Selon la Banque centrale européenne, "l'échec opérationnel d'un fournisseur tiers critique peut avoir un impact systémique sur le système financier." C'est un rappel sérieux de l'échelle du risque avec lequel vous avez affaire.

De plus, DORA et PRA SS2/21 ont intensifié l'examen des pratiques de gestion des fournisseurs par les banques. Voici un aperçu de la pression réglementaire :

• L'article 28(2) de DORA stipule explicitement que les banques doivent "évaluer régulièrement le risque associé à l'utilisation des services cloud de pays tiers et prendre des mesures proportionnées pour atténuer ces risques."
• PRA SS2/21 exige que les entreprises mettent en place des "systèmes et contrôles efficaces pour identifier, évaluer, gérer et contrôler les risques associés aux tiers."

Ce ne sont pas des lignes directrices. Ce sont des exigences légales avec des pénalités significatives en cas de non-conformité. Cependant, selon notre expérience, la plupart des banques sont déficientes dans plusieurs domaines clés :

1. Catégorisation des fournisseurs : Beaucoup de banques manquent d'une approche claire et systématique pour classer les fournisseurs en fonction de leur profil de risque. Sans un cadre structuré, elles finissent par traiter tous les fournisseurs de la même manière, indépendamment du risque qu'ils posent réellement.

2. Diligence : Lors de la conduite d'une diligence sur les fournisseurs, les banques s'appuient souvent sur des questionnaires génériques. Cela ne permet pas de capturer les risques uniques associés à chaque fournisseur.

3. Surveillance et Examen : Après l'intégration d'un fournisseur, de nombreuses banques échouent à surveiller et à examiner activement la relation. Cela les laisse aveugles face aux risques émergents et aux lacunes de conformité.

Les coûts réels de ces insuffisances sont étonnants. Selon une enquête de PwC, les établissements financiers ont signalé en moyenne 3 à 5 incidents significatifs tiers par an.

Mettre des chiffres concrets dessus :

• Un incident unique peut coûter jusqu'à 10 millions d'euros à une banque en coûts directs, sans parler des coûts indirects de dommage réputationnel et de perte d'affaires.
• Le délai moyen pour résoudre un incident tiers est de 20 à 30 jours, entraînant des perturbations opérationnelles significatives.
• Le coût de correction d'une lacune de conformité peut atteindre 500 000 euros.

Pourquoi C'est Urgent Maintenant

L'urgence d'améliorer la gestion des fournisseurs ne concerne pas seulement l'évitement des amendes réglementaires. Plusieurs facteurs se conjuguent pour faire de cela une question pressante :

1. Changements réglementaires : DORA et PRA SS2/21 ne sont que les dernières dans une série de changements réglementaires qui ont accru l'examen des pratiques de gestion des fournisseurs par les banques. À mesure que ces régulations s'implémentent, la pression sur les banques pour se conformer ne fait que croître.

2. Pression du marché : Les clients exigent de plus en plus des certifications comme SOC 2 et ISO 27001 de la part de leurs fournisseurs. Cela met les banques sous pression pour s'assurer que leurs fournisseurs répondent à ces normes.

3. Désavantage concurrentiel : Ne pas gérer efficacement vos fournisseurs critiques peut vous mettre dans une position de désavantage concurrentiel. Les clients sont plus enclins à faire confiance aux banques qui peuvent démontrer de solides pratiques de gestion des fournisseurs.

4. L'écart : L'écart entre où se trouvent la plupart des banques et où elles doivent être est significatif. De nombreuses banques sont toujours en train de rattraper, luttant pour mettre en place les systèmes et les processus nécessaires pour gérer leurs fournisseurs critiques efficacement.

Dans cet article, nous allons décomposer les étapes que vous devez suivre pour combler cet écart. Nous examinerons comment identifier vos fournisseurs critiques, effectuer une diligence efficace et surveiller la relation au fil du temps. Et nous vous montrerons comment faire tout cela de manière à se conformer à DORA et PRA SS2/21.

Le jeu en vaut la chandelle et l'horloge sonne. Mais avec l'approche appropriée, vous pouvez prendre le contrôle de la gestion de vos fournisseurs critiques et atténuer les risques qu'ils font peser.

Restez à l'écoute pour la partie 2, où nous plongerons dans les étapes pratiques pour identifier et évaluer vos fournisseurs critiques. Vous partirez avec un plan d'action clair et les outils dont vous avez besoin pour commencer.

Le Cadre de Solution

Pour gérer efficacement les fournisseurs critiques en vertu de DORA et PRA SS2/21, une approche structurée est essentielle. Voici un cadre de solution étape par étape :

1. Identification des fournisseurs : Commencez par identifier tous les fournisseurs ayant accès à des informations critiques ou sensibles. Cela inclut les fournisseurs de cloud, les fournisseurs de logiciels et les fournisseurs de services. Pour la conformité DORA, considérez l'Article 24, qui décrit la gouvernance des relations avec les tiers.

FAITES : Effectuez une évaluation approfondie de vos fournisseurs de services et de sous-traitants.

NE FAITES PAS : Simplifyez le processus. Ne排除任何供应商只是因为它们声称符合规定。

2. Catégorisation des fournisseurs : Classez les fournisseurs en fonction du risque qu'ils représentent pour votre institution. Les fournisseurs à haut risque ont accès aux données sensibles ou sont essentiels à vos opérations.

FAITES : Attribuez un score de risque à chaque fournisseur, en tenant compte du type de données qu'ils traitent et de l'impact de leur échec sur vos opérations.

NE FAITES PAS : Sous-estimez le risque posé par les fournisseurs ayant un accès indirect à vos systèmes ou données.

3. Obligations contractuelles : Assurez-vous que tous les contrats avec les fournisseurs critiques répondent aux exigences réglementaires, y compris l'Article 24 de DORA sur la gestion des risques liés aux tiers.

FAITES : Incluez des clauses claires sur la protection des données, les droits d'audit et les procédures de résiliation.

NE FAITES PAS : Négligez d'inclure la conformité aux réglementations de protection des données comme le RGPD et NIS2.

4. Surveillance continue : Mettez en place un système pour surveiller la conformité des fournisseurs aux obligations contractuelles et aux exigences réglementaires.

FAITES : Utilisez des outils automatisés pour suivre les indicateurs de conformité et générer des alertes en cas de problèmes.

NE FAITES PAS : Comptez uniquement sur des processus manuels, qui sont sujets aux erreurs et aux retards.

5. Audit et Rapport : Effectuez des audits réguliers des fournisseurs critiques et rapportez les résultats aux régulateurs. Cela inclut la conformité avec DORA et PRA SS2/21.

FAITES : Planifiez des audits au moins annuellement et après tout changement significatif dans la relation avec le fournisseur.

NE FAITES PAS : Remettez les audits à la dernière minute, ce qui mène à des évaluations hâtives et potentiellement insuffisantes.

6. Réponse aux incidents : Développez un plan pour répondre aux incidents de sécurité impliquant des fournisseurs critiques. Cela devrait inclure des étapes pour identifier, contenir et résoudre les incidents, ainsi que notifier les régulateurs et les autres parties concernées.

FAITES : Incluez des plans de réponse aux incidents spécifiques aux fournisseurs dans votre cadre de cybersécurité général.

NE FAITES PAS : Négligez la nécessité de planifier la réponse aux incidents pour les fournisseurs.

7. Remplacement du fournisseur : Établissez un processus pour remplacer les fournisseurs non conformes. Cela devrait prendre en compte les risques et les coûts associés au changement de fournisseur.

FAITES : Considérez la facilité de transition vers un nouveau fournisseur lors de l'évaluation des potentiels remplaçants.

NE FAITES PAS : Ignorez l'importance de la planification du remplacement des fournisseurs.

La "bonne" gestion des fournisseurs implique d'identifier proactivement les risques, d'imposer les obligations contractuelles et de surveiller continuellement la conformité des fournisseurs. "Juste passer" implique le strict minimum pour répondre aux exigences réglementaires sans prendre en compte les implications plus larges pour le profil de risque de votre institution.

Les erreurs courantes à éviter

1. Sous-estimer le risque des fournisseurs : De nombreuses organisations négligent les fournisseurs ayant un accès indirect aux informations sensibles, sous-estimant leur impact potentiel sur l'institution.

Ce qu'ils font mal : Ils se concentrent sur les fournisseurs directs en négligeant ceux ayant un accès indirect.

Pourquoi cela échoue : Les fournisseurs indirects peuvent toujours poser des risques significatifs, surtout s'ils traitent des données sensibles.

Ce qu'il faut faire à la place : Incluez tous les fournisseurs dans votre évaluation des risques, indépendamment de leur niveau d'accès.

2. Négligence des obligations contractuelles : Certaines organisations ne comprennent pas les clauses essentielles dans les contrats de fournisseurs, ce qui conduit à des écarts de conformité.

Ce qu'ils font mal : Ils négligent la nécessité de contrôles contractuels solides.

Pourquoi cela échoue : Sans des obligations contractuelles claires, les fournisseurs peuvent ne pas répondre aux exigences réglementaires.

Ce qu'il faut faire à la place : Incluez des clauses de conformité complètes dans tous les contrats de fournisseurs.

3. Manque de surveillance continue : De nombreuses organisations ont du mal à surveiller la conformité des fournisseurs de manière cohérente, ce qui mène à des lacunes dans leur surveillance.

Ce qu'ils font mal : Ils s'appuient sur des processus manuels ou des audits pour évaluer la conformité des fournisseurs.

Pourquoi cela échoue : Les processus manuels sont sujets aux erreurs et les audits rares peuvent manquer des problèmes cruciaux.

Ce qu'il faut faire à la place : Mettez en place des outils automatisés pour surveiller continuellement la conformité des fournisseurs et générer des alertes en temps réel.

4. Audits et Rapports Inadéquats : Certaines organisations effectuent des audits de manière sporadique ou ne rapportent pas les résultats aux régulateurs, ce qui mène à des échecs de conformité.

Ce qu'ils font mal : Ils peuvent ne pas auditer les fournisseurs régulièrement ou ne pas rapporter les résultats de manière opportune.

Pourquoi cela échoue : L'audit et la déclaration irréguliers peuvent entraîner des écarts de conformité et des pénalités réglementaires.

Ce qu'il faut faire à la place : Planifiez des audits réguliers et rapportez les résultats aux régulateurs rapidement.

5. Négligence de la planification de la réponse aux incidents : De nombreuses organisations ne développent pas de plans spécifiques pour répondre aux incidents impliquant des fournisseurs.

Ce qu'ils font mal : Ils peuvent avoir un plan général de réponse aux incidents mais négliger d'inclure des dispositions spécifiques aux fournisseurs.

Pourquoi cela échoue : Sans des plans spécifiques aux fournisseurs, les organisations peuvent avoir des difficultés à gérer les incidents efficacement.

Ce qu'il faut faire à la place : Incluez des plans de réponse aux incidents détaillés et spécifiques aux fournisseurs dans votre cadre de cybersécurité général.

Outils et Approches

1. Approche Manuelle : De nombreuses organisations s'appuient toujours sur des processus manuels pour la gestion des fournisseurs.

Avantages : Cela peut être économique pour de petites organisations avec un nombre limité de fournisseurs.

Inconvénients : Les processus manuels sont sujets aux erreurs, chronophages et incohérents.

Quand ça marche : Pour les organisations avec un petit nombre de fournisseurs à faible risque.

2. Approche Spreadsheet/GRC : Certaines organisations utilisent des feuilles de calcul ou des outils GRC pour la gestion des fournisseurs.

Avantages : Elle fournit un moyen structuré de suivre les informations sur les fournisseurs et de gérer les contrats.

Inconvénients : Les feuilles de calcul peuvent devenir encombrantes et sujettes aux erreurs. Les outils GRC peuvent manquer des fonctionnalités spécifiques nécessaires à la gestion des fournisseurs.

Quand ça marche : Pour les organisations de taille moyenne avec un nombre modéré de fournisseurs.

3. Plateformes de Conformité Automatisées : Les organisations peuvent utiliser des plateformes de conformité automatisées pour gérer efficacement le risque des fournisseurs.

Avantages : Elle fournit une plateforme centralisée pour gérer le risque des fournisseurs, automatise la surveillance et la déclaration, et génère des alertes en temps réel.

Inconvénients : Elles peuvent être coûteuses et nécessitent une investissement initial dans la mise en œuvre.

Quand ça marche : Pour les organisations avec un grand nombre de fournisseurs ou celles qui cherchent à améliorer leurs processus de conformité.

Lorsque vous sélectionnez une plateforme de conformité automatisée, recherchez les fonctionnalités suivantes :

• Génération de politiques alimentée par IA en allemand et en anglais, tel que requis par DORA et autres réglementations.
• Collecte automatisée de preuves auprès des fournisseurs de cloud, assurant la conformité avec les réglementations de protection des données.
• Un agent de conformité des points de terminaison pour la surveillance des appareils, fournissant des insights en temps réel sur l'accès et les activités des fournisseurs.
• Résidence des données à 100% dans l'UE, assurant la conformité avec le RGPD et autres réglementations de protection des données.

Matproof est une plateforme de conformité automatisée conçue spécifiquement pour les services financiers de l'UE. Elle offre la génération de politiques alimentée par IA, la collecte automatisée de preuves et la surveillance de la conformité des points de terminaison. Avec une résidence des données à 100% dans l'UE, Matproof assure la conformité avec le RGPD et autres réglementations de protection des données.

L'automatisation peut aider à rationaliser les processus de gestion des fournisseurs, mais ce n'est pas une panacée. Par exemple, les outils automatisés peuvent suivre la conformité des fournisseurs mais ne peuvent pas remplacer la nécessité d'évaluations de risques approfondies et de planification proactive de la réponse aux incidents. Utilisez l'automatisation comme un complément, et non comme un remplacement, de vos processus de gestion des fournisseurs existants.

Pour Commencer : Vos Prochaines Étapes

La gestion des fournisseurs, en particulier des fournisseurs critiques, est un processus qui nécessite des étapes méthodiques. Voici un plan d'action en cinq étapes pour vous mettre sur la bonne voie cette semaine :

Étape 1 : Évaluez votre paysage actuel des fournisseurs.
Commencez par catégoriser toutes les relations avec les tiers. Identifiez les fournisseurs critiques. Selon l'Article 28 de DORA, un fournisseur critique est celui dont l'échec ou la perturbation pourrait entraîner des impacts matériels sur les opérations de l'institution.

Étape 2 : Comprenez la conformité réglementaire de vos fournisseurs.
Inspectez si vos fournisseurs se conforment à des réglementations telles que DORA, RGPD, NIS2 et, le cas échéant, SOC 2. Cela vous donnera une vision de leur préparation aux normes réglementaires, qui est essentielle pour votre conformité.

Étape 3 : Mettez en place une catégorisation des fournisseurs.
Développez un système de catégorisation pour vos fournisseurs en fonction des risques potentiels qu'ils posent à votre banque. Cela aide à prioriser les efforts de gestion et les ressources.

Étape 4 : Établissez des canaux de communication clairs.
Assurez-vous qu'il y a une ligne de communication directe avec vos fournisseurs critiques. Des réunions et des mises à jour régulières sont essentielles pour être informé de leur statut de conformité et de tout changement qui pourrait impacter les opérations de votre banque.

Étape 5 : Développez un plan de contingence.
Toujours avoir un plan B en cas d'échec d'un fournisseur critique pour remplir leurs responsabilités. Cela comprend d'avoir des fournisseurs alternatifs en attente et de comprendre combien de temps il vous faut pour basculer vers eux si nécessaire.

Recommandations de Ressources :

1. Directives de l'Autorité bancaire européenne (EBA) sur la gestion des risques liés aux tiers en vertu de DORA.
2. Circulaire BaFin 15/2019 sur la sous-traitance et la gestion des risques liés aux tiers.
3. Directives de l'Autorité compétente nationale (NCA) sur ICAAP et ILAAP, qui incluent des sections sur la gestion des risques opérationnels liés aux tiers.

Quand envisager l'aide extérieure :
S'engager avec des consultants externes si votre expertise interne est insuffisante ou que la complexité de la gestion des fournisseurs critiques dépasse vos ressources actuelles. L'aide extérieure peut être bénéfique pour les grandes banques avec de nombreuses et diverses relations avec des tiers ou pour les banques en train de subir de grandes transformations numériques.

Victoire Rapide Dans Les 24 Heures :
Commencez par examiner vos contrats de fournisseurs actuels. Assurez-vous qu'ils incluent des clauses traitant de la conformité avec DORA, la responsabilité potentielle et le droit d'auditer les opérations du fournisseur.

Questions Fréquemment Posées

Q1 : Comment déterminer si un fournisseur est critique en vertu de DORA ?

Une évaluation des risques détaillée est nécessaire pour déterminer si un fournisseur est critique en vertu de DORA. Évaluez le fournisseur en fonction de son rôle dans vos opérations, de son accès aux données clientes sensibles et de l'impact potentiel sur votre institution si leurs services étaient interrompus. Si l'échec d'un fournisseur pourrait entraîner une perturbation opérationnelle significative ou une perte financière, il est probablement un fournisseur critique.

Q2 : Quelles sont les aspects clés des opérations d'un fournisseur que je devrais auditer ?

Les aspects clés incluent la gouvernance et les processus organisationnels du fournisseur, la conformité aux normes réglementaires, la sécurité de l'information et les plans de continuité d'activité. Assurez-vous qu'ils sont alignés sur l'appétit de risque de votre banque et les exigences réglementaires. L'Article 28(2) de DORA souligne la nécessité d'une surveillance continue des systèmes de gestion des risques des tiers.

Q3 : Comment puis-je m'assurer que mes fournisseurs critiques sont conformes au RGPD ?

Pour assurer la conformité au RGPD, votre fournisseur devrait avoir un responsable de la protection des données désigné, effectuer des évaluations d'impact sur la vie privée et avoir un processus pour gérer les violations de données. Des audits réguliers de leurs activités de traitement des données et de leur capacité à répondre aux demandes des personnes concernées sont également cruciaux. Sous DORA, les banques sont responsables des actions de leurs fournisseurs, donc une diligence sérieuse est essentielle.

Q4 : Et si un fournisseur refuse de se conformer à nos demandes d'audit ?

Si un fournisseur refuse de se conformer aux demandes d'audit, cela peut être un signal d'alarme significatif. Cela peut indiquer des problèmes de conformité sous-jacents ou un manque de transparence. Dans de telles situations, il est essentiel de réévaluer la relation, en invoquant potentiellement des clauses contractuelles qui permettent la résiliation si la conformité ne peut pas être assurée. L'Article 28(5) de DORA renforce la base légale pour les droits d'audit dans les contrats de services bancaires.

Q5 : Comment gérez-vous le risque des fournisseurs dans un environnement réglementaire en rapide évolution ?

Restez à jour avec les changements réglementaires qui pourraient impacter vos relations avec les tiers. Révisionnez et modifiez régulièrement les contrats de fournisseurs pour vous assurer qu'ils sont alignés avec les nouvelles régulations. Engagez-vous dans une surveillance continue de la conformité des fournisseurs et envisagez d'adopter une approche basée sur le risque, axée sur les fournisseurs critiques. Matproof, avec sa génération de politiques alimentée par IA et sa collecte automatisée de preuves, peut aider à rester conforme malgré les changements.

Principaux Messages Clés

• Les fournisseurs critiques posent des risques opérationnels et financiers significatifs pour votre banque, nécessitant des pratiques de gestion strictes.
• Des évaluations régulières de la conformité des fournisseurs aux réglementations comme DORA, SOC 2 et RGPD sont nécessaires pour atténuer les risques.
• La catégorisation des fournisseurs aide à prioriser les ressources efficacement et à gérer les risques en fonction de l'impact potentiel.
• Une communication claire et une planification de contingence sont des composantes essentielles de la gestion des risques liés aux tiers.
• Matproof peut rationaliser l'automatisation de la conformité, réduisant la charge administrative et assurant l'adhérence réglementaire.

Pour une évaluation gratuite de vos pratiques actuelles de gestion des fournisseurs et comment Matproof peut vous aider, visitez https://matproof.com/contact.