Gestión de Proveedores Críticos para Bancos bajo DORA y PRA SS2/21
Introducción
Paso 1: Abra su registro de proveedores de TIC. Si no tiene uno, ese es su primer problema.
Este no es simplemente otro artículo sobre la gestión de proveedores. Nos adentramos en los pasos prácticos que los bancos europeos deben seguir para cumplir con DORA y PRA SS2/21. ¿Por qué molestarse? Porque no manejar adecuadamente a sus proveedores críticos puede costarles caro, en multas, fracasos de auditoría, interrupciones operativas y daño a la reputación.
Aquí está la propuesta de valor clara: al final de este artículo, tendrá un mapa de ruta para identificar, evaluar y gestionar sus proveedores críticos de manera efectiva. Sabrá exactamente qué hacer primero, qué evitar y cómo mantenerse a la vanguardia. Entonces, comencemos.
El Problema Central
La mayoría de los bancos están dolorosamente conscientes de la necesidad de gestionar sus proveedores críticos. Sin embargo, en la práctica, luchan para implementar un marco sólido para evaluar y mitigar los riesgos que estos proveedores representan.
Seamos francos: el costo de equivocarse en esto es astronómico. Considere el tiempo perdido rastreando lagunas de cumplimiento. O las interrupciones operativas causadas por problemas de proveedores. Y no olvidemos el daño a la reputación cuando las interrupciones aparecen en los titulares. Todo esto suma millones en ingresos perdidos y confianza dañada.
Según el Banco Central Europeo, "la falla operativa de un proveedor de terceros crítico puede tener un impacto sistémico en el sistema financiero". Esa es un recordatorio alarmante de la escala del riesgo con el que se enfrentan.
Más aún, DORA y PRA SS2/21 han incrementado la escrutinio sobre las prácticas de gestión de proveedores de los bancos. Aquí hay un poco de la presión reguladora:
- El Artículo 28(2) de DORA establece explícitamente que los bancos deben "evaluar regularmente el riesgo asociado con el uso de servicios en la nube de terceros países y adoptar medidas proporcionadas para mitigar esos riesgos".
- PRA SS2/21 requiere a las firmas que "tengan en lugar sistemas y controles efectivos para identificar, evaluar, gestionar y monitorear los riesgos asociados con terceros".
Estos no son solo directrices. Son requisitos legales con sanciones significativas por incumplimiento. Sin embargo, según nuestra experiencia, la mayoría de los bancos se quedan cortos en varias áreas clave:
Clasificación de Proveedores: Muchos bancos carecen de un enfoque claro y sistemático para clasificar a los proveedores según su perfil de riesgo. Sin un marco estructurado, terminan tratando a todos los proveedores de la misma manera, independientemente del riesgo real que representan.
Diligencia de Dueto: Cuando se trata de realizar diligencia de dueto en proveedores, los bancos a menudo se basan en cuestionarios genéricos. Esto no captura los riesgos únicos asociados con cada proveedor.
Monitoreo y Revisión: Después de incorporar un proveedor, muchos bancos no monitorean y revisan la relación activamente. Esto los deja ciegos ante los riesgos emergentes y las lagunas de cumplimiento.
Los costos reales de estas deficiencias son asombrosos. Según una encuesta de PwC, las instituciones financieras informaron de un promedio de 3-5 incidentes significativos de terceros por año.
Veamos algunos números concretos:
- Un solo incidente puede costar a un banco hasta 10 millones de euros en costos directos, sin mencionar los costos indirectos de daño a la reputación y pérdida de negocio.
- El tiempo promedio para resolver un incidente de terceros es de 20-30 días, causando una interrupción operativa significativa.
- El costo de remediar una brecha de cumplimiento puede ser hasta 500,000 euros.
¿Por qué esto es urgente ahora?
La urgencia de mejorar la gestión de proveedores no se trata solo de evitar multas regulatorias. Varios factores se convergen para hacer que esto sea un tema urgente:
Cambios Regulatorios: DORA y PRA SS2/21 son solo los últimos en una serie de cambios regulatorios que han incrementado el escrutinio sobre las prácticas de gestión de proveedores de los bancos. A medida que estas regulaciones se asienten, la presión sobre los bancos para cumplir solo aumentará.
Presión del Mercado: Los clientes demandan cada vez más certificaciones como SOC 2 e ISO 27001 de sus proveedores. Esto está presionando a los bancos para garantizar que sus proveedores cumplan con estos estándares.
Desventaja Competitiva: No gestionar adecuadamente a sus proveedores críticos puede ponerlo en una desventaja competitiva. Los clientes son más propensos a confiar en bancos que pueden demostrar prácticas sólidas de gestión de proveedores.
La Brecha: La brecha entre donde la mayoría de los bancos están y donde necesitan estar es significativa. Muchos bancos todavía están tratando de alcanzar, luchando para implementar los sistemas y procesos necesarios para gestionar a sus proveedores críticos de manera efectiva.
En este artículo, desglosaremos los pasos que necesita tomar para cerrar esta brecha. Veremos cómo identificar a sus proveedores críticos, realizar una diligencia de dueto efectiva y monitorear la relación a lo largo del tiempo. Y le mostraremos cómo hacer todo esto de una manera que cumpla con DORA y PRA SS2/21.
Las apuestas son altas y el reloj está contando. Pero con el enfoque correcto, puede tomar control de su gestión de proveedores críticos y mitigar los riesgos que estos proveedores representan.
Mantenga la atención en la segunda parte, donde profundizaremos en los pasos prácticos para identificar y evaluar sus proveedores críticos. Se llevará un plan de acción claro y las herramientas que necesita para comenzar.
El Marco de Solución
Para gestionar proveedores críticos de manera efectiva bajo DORA y PRA SS2/21, se requiere un enfoque estructurado. Aquí hay un marco de solución paso a paso:
- Identificación de Proveedores: Comience identificando a todos los proveedores con acceso a información crítica o sensible. Esto incluye proveedores de nube, proveedores de software y proveedores de servicios. Para el cumplimiento de DORA, considere el Artículo 24, que describe la gobernanza de las relaciones con terceros.
HAGA: Realice una evaluación completa de sus proveedores y contratistas.
NO HAGA: Simplifique el proceso. No excluya a ningún proveedor solo porque afirman ser compatibles.
- Clasificación de Proveedores: Clasifique a los proveedores según el riesgo que representan para su institución. Los proveedores de alto riesgo tienen acceso a datos sensibles o son integrales a sus operaciones.
HAGA: Asigne una puntuación de riesgo a cada proveedor, teniendo en cuenta el tipo de datos que manejan y el impacto de su falla en sus operaciones.
NO HAGA: Subestime el riesgo representado por los proveedores con acceso indirecto a sus sistemas o datos.
- Obligaciones Contractuales: Asegúrese de que todos los contratos con proveedores críticos cumplan con los requisitos regulatorios, incluido el Artículo 24 de DORA sobre la gestión de riesgos de terceros.
HAGA: Incluya cláusulas claras sobre protección de datos, derechos de auditoría y procedimientos de terminación.
NO HAGA: Descuide incluir el cumplimiento con las regulaciones de protección de datos como RGPD e ISN2.
- Monitoreo Continuo: Implemente un sistema para monitorear el cumplimiento de los proveedores con las obligaciones contractuales y los requisitos regulatorios.
HAGA: Use herramientas automatizadas para rastrear métricas de cumplimiento y generar alertas cuando surjan problemas.
NO HAGA: Confíe únicamente en procesos manuales, que son propensos a errores y demoras.
- Auditoría e Informes: Realice auditorías regulares de proveedores críticos e informe los resultados a los reguladores. Esto incluye el cumplimiento con DORA y PRA SS2/21.
HAGA: Programe auditorías al menos anualmente y después de cualquier cambio significativo en la relación del proveedor.
NO HAGA: Posponga las auditorías hasta el último minuto, lo que lleva a evaluaciones apresuradas y potencialmente inadecuadas.
- Respuesta a Incidentes: Desarrolle un plan para responder a incidentes de seguridad que involucren a proveedores críticos. Esto debería incluir pasos para identificar, contener y resolver incidentes, así como notificar a reguladores y otras partes afectadas.
HAGA: Incluya planes de respuesta a incidentes específicos del proveedor en su marco de ciberseguridad general.
NO HAGA: Descuide la necesidad de planificación de respuesta a incidentes para proveedores.
- Reemplazo de Proveedores: Establezca un proceso para reemplazar a proveedores no conformes. Esto debería considerar los riesgos y costos asociados con cambiar de proveedor.
HAGA: Considere la facilidad de transición a un nuevo proveedor al evaluar posibles reemplazos.
NO HAGA: Ignore la importancia de la planificación de reemplazo de proveedores.
La gestión de proveedores "buena" implica identificar riesgos de forma proactiva, hacer cumplir obligaciones contractuales y monitorear continuamente el cumplimiento de los proveedores. "Aprobar" implica el mínimo necesario para cumplir con los requisitos regulatorios sin considerar las implicaciones más amplias para el perfil de riesgo de su institución.
Errores Comunes que Evitar
- Subestimar el Riesgo del Proveedor: Muchas organizaciones tienen proveedores con acceso indirecto a información sensible, pasando por alto su impacto potencial en la institución.
Lo que hacen mal: Se centran en proveedores directos mientras descuidan a los que tienen acceso indirecto.
Por qué falla: Los proveedores indirectos todavía pueden representar riesgos significativos, especialmente si manejan datos sensibles.
Qué hacer en su lugar: Incluya a todos los proveedores en su evaluación de riesgos, independientemente de su nivel de acceso.
- Descuidar las Obligaciones Contractuales: Algunas organizaciones no incluyen cláusulas esenciales en los contratos de proveedores, lo que lleva a lagunas de cumplimiento.
Lo que hacen mal: Descuidan la necesidad de controles contractuales sólidos.
Por qué falla: Sin obligaciones contractuales claras, los proveedores pueden no cumplir con los requisitos regulatorios.
Qué hacer en su lugar: Incluya cláusulas de cumplimiento exhaustivas en todos los contratos de proveedores.
- Falta de Monitoreo Continuo: Muchas organizaciones luchan para monitorear el cumplimiento de los proveedores de manera consistente, lo que lleva a lagunas en su supervisión.
Lo que hacen mal: Confían en procesos manuales o auditorías para evaluar el cumplimiento de los proveedores.
Por qué falla: Los procesos manuales son propensos a errores y las auditorías infrecuentes pueden pasar por alto problemas críticos.
Qué hacer en su lugar: Implemente herramientas automatizadas para monitorear continuamente el cumplimiento de los proveedores y generar alertas en tiempo real.
- Auditoría e Informes Inadecuados: Algunas organizaciones realizan auditorías de manera esporádica o no informan los resultados a los reguladores, lo que lleva a fallas de cumplimiento.
Lo que hacen mal: Pueden no auditar a los proveedores regularmente o no informar los resultados de manera oportuna.
Por qué falla: La auditoría y el informe inconsistentes pueden resultar en lagunas de cumplimiento y sanciones regulatorias.
Qué hacer en su lugar: Programe auditorías regulares e informe los resultados a los reguladores de manera oportuna.
- Ignorar la Planificación de Respuesta a Incidentes: Muchas organizaciones no desarrollan planes específicos para responder a incidentes que involucren a proveedores.
Lo que hacen mal: Pueden tener un plan general de respuesta a incidentes pero descuidan incluir disposiciones específicas del proveedor.
Por qué falla: Sin planes específicos para proveedores, las organizaciones pueden tener dificultades para gestionar incidentes de manera efectiva.
Qué hacer en su lugar: Incluya planes de respuesta a incidentes detallados y específicos del proveedor en su marco de ciberseguridad general.
Herramientas y Enfoques
- Enfoque Manual: Muchas organizaciones todavía confían en procesos manuales para la gestión de proveedores.
Pros: Puede ser rentable para organizaciones pequeñas con un número limitado de proveedores.
Contras: Los procesos manuales son propensos a errores, tiempo consuming y inconsistentes.
Cuando Funciona: Para organizaciones con un número pequeño de proveedores de bajo riesgo.
- Enfoque de Hojas de Cálculo/GRC: Algunas organizaciones utilizan hojas de cálculo o herramientas GRC para la gestión de proveedores.
Pros: Proporciona una forma estructurada de rastrear información de proveedores y gestionar contratos.
Contras: Las hojas de cálculo pueden volverse inmanejables y propensas a errores. Las herramientas GRC pueden carecer de las características específicas necesarias para la gestión de proveedores.
Cuando Funciona: Para organizaciones de tamaño medio con un número moderado de proveedores.
- Plataformas de Cumplimiento Automatizadas: Las organizaciones pueden utilizar plataformas de cumplimiento automatizadas para gestionar el riesgo de proveedores de manera efectiva.
Pros: Proporcionan una plataforma centralizada para gestionar el riesgo de proveedores, automatizar el monitoreo y los informes, y generar alertas en tiempo real.
Contras: Pueden ser costosas y requerir una inversión inicial en implementación.
Cuando Funciona: Para organizaciones con un gran número de proveedores o aquellos que buscan mejorar sus procesos de cumplimiento.
Cuando se seleccione una plataforma de cumplimiento automatizada, busque las siguientes características:
- Generación de políticas impulsada por IA en alemán e inglés, como se requiere por DORA y otras regulaciones.
- Recolección automatizada de pruebas de proveedores de nube, garantizando el cumplimiento con regulaciones de protección de datos.
- Un agente de cumplimiento de punto final para el monitoreo de dispositivos, proporcionando información en tiempo real sobre el acceso y las actividades de los proveedores.
- Residencia de datos del 100% en la UE, garantizando el cumplimiento con RGPD y otras regulaciones de protección de datos.
Matproof es una plataforma de automatización de cumplimiento diseñada específicamente para los servicios financieros de la UE. Ofrece generación de políticas impulsada por IA, recolección automatizada de pruebas y monitoreo de cumplimiento de punto final. Con residencia de datos del 100% en la UE, Matproof garantiza el cumplimiento con RGPD y otras regulaciones de protección de datos.
La automatización puede ayudar a optimizar los procesos de gestión de proveedores, pero no es una solución milagrosa. Por ejemplo, las herramientas automatizadas pueden rastrear el cumplimiento de los proveedores, pero no pueden reemplazar la necesidad de evaluaciones de riesgos exhaustivas y planificación proactiva de respuesta a incidentes. Use la automatización como un complemento, no un reemplazo, de sus procesos de gestión de proveedores existentes.
Comenzar: Sus Pasos Siguientes
La gestión de proveedores, especialmente de proveedores críticos, es un proceso que requiere pasos metódicos. Aquí hay un plan de acción de cinco pasos para ponerlo en el camino correcto esta semana:
Paso 1: Evaluar su paisaje actual de proveedores.
Comience categorizando todas las relaciones de terceros. Identifique qué proveedores son críticos. Según el Artículo 28 de DORA, un proveedor crítico es aquel cuya falla o interrupción podría llevar a impactos materiales en las operaciones de la institución.
Paso 2: Entender el cumplimiento regulatorio de sus proveedores.
Inspeccione si sus proveedores siguen regulaciones como DORA, RGPD, ISN2 y, si es aplicable, SOC 2. Esto le dará una visión de su preparación para estándares regulatorios, lo que es esencial para su cumplimiento.
Paso 3: Implementar la clasificación de proveedores.
Desarrolle un sistema de clasificación para sus proveedores basado en los riesgos potenciales que representan a su banco. Esto ayuda a priorizar esfuerzos de gestión y recursos.
Paso 4: Establecer canales de comunicación claros.
Asegúrese de que haya una línea directa de comunicación con sus proveedores críticos. Las reuniones y actualizaciones regulares son cruciales para mantenerse informado sobre su estado de cumplimiento y cualquier cambio que pueda afectar las operaciones de su banco.
Paso 5: Desarrollar un plan de contingencia.
Siempre tenga un plan B en caso de que un proveedor crítico no cumpla con sus responsabilidades. Esto incluye tener proveedores alternativos en espera y comprender qué tan rápido puede cambiar a ellos si es necesario.
Recomendaciones de Recursos:
- Las directrices de la Autoridad Bancaria Europea (EBA) sobre la gestión de riesgos de terceros bajo DORA.
- La circular 15/2019 de BaFin sobre externalización y gestión de riesgos de terceros.
- Las directrices de la Autoridad Competente Nacional (NCA) sobre ICAAP e ILAAP, que incluyen secciones sobre la gestión de riesgos operativos relacionados con terceros.
Cuándo Considerar Ayuda Externa:
Contrate consultores externos si su experticia interna es insuficiente, o la complejidad de gestionar proveedores críticos va más allá de sus recursos actuales. La ayuda externa puede ser beneficiosa para grandes bancos con numerosas y diversas relaciones de terceros o para bancos que están experimentando transformaciones digitales significativas.
Victoria Rápida en las Próximas 24 Horas:
Comience revisando sus contratos de proveedores actuales. Asegúrese de que incluyan cláusulas que aborden el cumplimiento con DORA, la responsabilidad potencial y el derecho a auditar las operaciones del proveedor.
Preguntas Frecuentes
Q1: ¿Cómo determino si un proveedor es crítico bajo DORA?
Se requiere una evaluación de riesgo detallada para determinar si un proveedor es crítico bajo DORA. Evalúe al proveedor en función de su rol en sus operaciones, su acceso a datos sensibles de clientes y el impacto potencial en su institución si se interrumpen sus servicios. Si la falla de un proveedor puede resultar en una interrupción operativa significativa o pérdida financiera, probablemente sea un proveedor crítico.
Q2: ¿Cuáles son los aspectos clave de las operaciones de un proveedor que debo auditar?
Los aspectos clave incluyen los procesos de gobernanza y organización del proveedor, el cumplimiento con estándares regulatorios, la seguridad de la información y los planes de continuidad empresarial. Asegúrese de que estos se alineen con el apetito de riesgo de su banco y los requisitos regulatorios. El Artículo 28(2) de DORA enfatiza la necesidad de monitorear continuamente los sistemas de gestión de riesgos de terceros.
Q3: ¿Cómo puedo asegurar que mis proveedores críticos cumplan con el RGPD?
Para garantizar el cumplimiento del RGPD, su proveedor debe tener un Oficial de Protección de Datos designado, realizar Evaluaciones de Impacto de Privacidad y tener un proceso para gestionar violaciones de datos. Las auditorías regulares de sus actividades de procesamiento de datos y su capacidad para responder a solicitudes de sujetos de datos también son cruciales. Bajo DORA, los bancos son responsables de las acciones de sus proveedores, por lo que la diligencia de dueto es esencial.
Q4: ¿Qué hacer si un proveedor se niega a cumplir con nuestras solicitudes de auditoría?
Si un proveedor se niega a cumplir con las solicitudes de auditoría, esto puede ser una señal de alarma significativa. Puede indicar problemas subyacentes de cumplimiento o una falta de transparencia. En tales casos, es esencial volver a evaluar la relación, potencialmente invocando cláusulas contractuales que permitan la terminación si no se puede asegurar el cumplimiento. El Artículo 28(5) de DORA refuerza la base legal para los derechos de auditoría en contratos de servicios bancarios.
Q5: ¿Cómo gestiono el riesgo de proveedor en un entorno regulatorio en rápida evolución?
Mantenga actualizadas las regulaciones que pueden afectar sus relaciones de terceros. Revise y modifique regularmente los contratos de proveedores para asegurarse de que se alineen con las nuevas regulaciones. Participe en el monitoreo continuo del cumplimiento de los proveedores y considere adoptar un enfoque basado en el riesgo con un enfoque en proveedores críticos. Matproof, con su generación de políticas impulsada por IA y recolección automatizada de pruebas, puede ayudar a permanecer en regla en medio de los cambios.
Conclusiones Clave
- Los proveedores críticos representan riesgos operativos y financieros significativos para su banco, lo que requiere prácticas de gestión estrictas.
- Las evaluaciones regulares del cumplimiento de los proveedores con regulaciones como DORA, SOC 2 y RGPD son necesarias para mitigar riesgos.
- La clasificación de proveedores ayuda a priorizar recursos de manera efectiva y gestionar riesgos según el impacto potencial.
- La comunicación clara y la planificación de contingencia son componentes esenciales de la gestión de riesgos de terceros.
- Matproof puede optimizar la automatización del cumplimiento, reduciendo la carga administrativa y asegurando el cumplimiento regulatorio.
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