Compliance Prestatie-indicatoren en KPI's voor financiële dienstverlening

Inleiding

Reguliere naleving is niet slechts een uitvinken-oefening, maar een cruciaal handelen in de financiële dienstverlening, met name in Europa. Overweeg Artikel 48 van de Richtlijn financiële instrumentenmarkten (MiFID II), die eisen stelt dat bedrijven sterke beleidsregels en procedures moeten hebben om te voldoen aan regelgevingseisen. Vaak misverstaan financiële entiteiten naleving als het naleven van deze richtlijnen, in plaats van een performance-gebaseerde benadering toe te passen. Dit oogmerk kan leiden tot significante operationele, financiële en reputatierelevante risico's.

In de Europese financiële sfeer, waar regelgeving zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), de Europese Marktinfrastructuurregeling (EMIR) en de aankomende Digitale Operationele Veerkracht Act (DORA) een complex netwerk van nalevingsvereisten creëren, kan de belangrikheid van het meten van complianceprestatie niet worden overschreden. De stakes zijn hoog, met niet-naleving die leidt tot boetes tot miljoenen euro's, regelgevingscontroles die operaties kunnen verstoren en reputatieschade die klantvertrouwen kan ondermijnen. De waardepropositie van dit artikel is om in te duiken in de ingewikkeldheden van complianceprestatie-indicatoren en KPI's, met inzichten die financiële instellingen kunnen helpen niet alleen te voldoen aan, maar ook uit te steken in, nalevingsstandaarden.

Het Kernprobleem

Op het eerste gezicht lijkt naleving in financiële dienstverlening eenvoudig: volg de regelgeving en vermijd sancties. Echter, de werkelijke kosten van naleving strekken zich veel verder dan het vermijden van boetes. Het omvat de middelen die worden ingezet om na te leven, het potentiële risico op operationele storingen tijdens controles en het risico op schade aan de reputatie van de instelling.

De meeste organisaties benaderen naleving als een reageermaatregel, zich concentrerend op het halen van de minimumnormen om sancties te vermijden. Dit aanpak is however fout omdat naleving als een dynamisch proces wordt gezien dat moet aanpassen aan veranderende regelgeving en bedrijfsomgevingen. bijvoorbeeld, onder Artikel 24 van de AVG zijn bedrijven verplicht om Gegevensbeschermingseffectbeoordelings (DPIA's) uit te voeren, wat meer is dan het invullen van formulieren maar een diepgaande begrip vereist van gegevensverwerkingsactiviteiten en hun invloed op privacy. Niet het uitvoeren van een grondige DPIA kan leiden tot significante risico's op niet-naleving.

De werkelijke kosten van slecht compliancebeheer zijn enorm. Een studie van het Ponemon Institute schat dat de gemiddelde kosten van een datalek in 2021 €3,96 miljoen bedroeg. Dit cijfer omvat niet alleen directe kosten zoals boetes en advocatuurkosten, maar ook indirecte kosten zoals verlies aan zakelijke activiteit en reputatieschade. Wat tijdverspilling betreft kan een interne audit die weken zou moeten duren, maanden in beslag nemen als een bedrijf zijn compliancedocumentatie ontoereikend of ongeondelijk is, wat leidt tot operationele inefficiëntie en verminderde productiviteit.

Wat de meeste organisaties fout doen, is het niet integreren van naleving in hun algemene bedrijfsstrategie. Compliance zou niet worden gezien als een afzonderlijke silo, maar als een integraal deel van de bedrijfsactiviteiten. bijvoorbeeld, onder Artikel 25 van MiFID II zijn bedrijven verplicht om effectieve risicomanagementsystemen in te stellen. Dit gaat niet alleen om het vinkje plaatsen om aan te geven dat een systeem aanwezig is, maar het gaat erom te zorgen dat deze systemen effectief zijn in het beheren van de risico's van de firma, wat direct van invloed kan zijn op de winstrekening.

Waarom Dit Nu Dringend Is

De dringendheid om complianceprestatie-indicatoren en KPI's te verbeteren wordt versterkt door recente regelgevingswijzigingen en handhavingsacties. De inleiding van de AVG heeft geleid tot een stijging in gegevensbescherming gerelateerde boetes, met bedrijven zoals Google die €50 miljoen werden opgelegd door de Franse gegevensautoriteit voor het schenden van privacywetten. Net zo heeft MiFID II de aandacht op financiële instellingen's naleving van marktmisbruikreguleringen vergroot, wat heeft geleid tot hogere boetes voor niet-naleving.

Daarnaast eisen klanten steeds vaker certificaten en bewijzen van naleving als voorwaarde voor zakendoen. Dit geldt met name voor sectoren als bankieren en verzekeringen, waar vertrouwen een cruciale factor is. Een enquête van het Capgemini Research Institute heeft aangetoond dat 82% van de consumenten meer genegen zijn tot zakendoen met bedrijven die hoge ethische standaarden demonstreren en sterke gegevensprivacypraktijken hanteren.

In een concurrentiemarkt kan niet-naleving leiden tot een significante nadeel. Bedrijven die moeite hebben om regelgevingsvereisten te halen, kunnen het lastiger vinden om klanten aan te trekken en te behouden, partnerschappen te sluiten en een positief merkbeeld te handhaven. Dit kloof tussen waar de meeste organisaties staan en waar ze moeten zijn, breidt zich uit, met diegenen die een proactieve, performance-gebaseerde benadering tot naleving hanteren, een concurrentievoordeel.

In conclusie zijn complianceprestatie-indicatoren en KPI's niet alleen belangrijk om boetes en sancties te vermijden; ze zijn belangrijk om de langetermijnsucces en duurzaamheid van financiële instellingen te waarborgen. Door een performance-gebaseerde benadering tot naleving toe te passen, kunnen organisaties niet alleen voldoen aan regelgevingsvereisten, maar ook hun operationele efficiëntie verbeteren, risico's verminderen en vertrouwen opbouwen bij klanten en partners. In het volgende gedeelte van dit artikel zullen we ingaan op de specifieke indicatoren en KPI's die financiële dienstverleners kunnen helpen om hun complianceprestatie te meten en te verbeteren.

De Oplossingskader

Om de uitdagingen van het meten van complianceprestatie in financiële dienstverlening aan te pakken, is een gestructureerd en systeematisch aanpak vereist. Dit kader is ontworpen om actievere aanbevelingen te bieden om organisaties te helpen effectief hun complianceprestatie te meten en te verbeteren.

Stap-voor-Stap Benadering om het Probleem Op te Lossen

1. Definieer Compliancedoelen en KPI's: De eerste stap is het duidelijk definiëren van de compliancedoelen en KPI's die relevant zijn voor uw organisatie. Dit omvat het begrijpen van de specifieke regelgevingsvereisten die van toepassing zijn op uw organisatie, zoals die worden uiteengezet in de DORA-regulering. Volgens Artikel 6(1) van DORA moeten financiële entiteiten een ICT-risicobeheerframework onderhouden. Dit vereist de identificatie van specifieke KPI's gerelateerd aan risicobeheerprocessen en -controles.

2. Etablisseer een Meetkader: Zodra de doelen en KPI's zijn gedefinieerd, etablisseer een meetkader om de complianceprestatie te volgen en te analyseren. Dit moet een duidelijke methodologie omvatten voor gegevensverzameling, -analyse en -rapportage. De methodologie moet worden uitgelijnd met internationale standaarden, zoals de beginselen die in het COSO-kader zijn uiteengezet.

3. Implementatie van Controles en Monitoring: Implementeer controles en monitoringprocessen om te voldoen aan de gedefinieerde KPI's. Dit omvat het ontwerpen en implementeren van effectieve interne controles en het instellen van een robus proces voor monitoring om te voldoen aan deze controles. Volgens Artikel 27(3) van DORA moeten financiële entiteiten hun naleving van de regelgeving monitoren en correctieve maatregelen nemen indien nodig.

4. Regelmatige Rapportage en Beoordeling: Stel een regelmatige rapportage- en beoordelingsproces in om de complianceprestatie te beoordelen op basis van de gedefinieerde KPI's. Dit moet het opstellen van periodieke compliancerapporten omvatten, die door de management en, indien nodig, de bestuursraden moeten worden beoordeeld. Volgens Artikel 22(3) van DORA moeten financiële entiteiten aan de bevoegde autoriteit rapporteren over hun naleving van de regelgeving.

5. Continue Verbetering: Gebaseerd op de bevindingen van het rapportage- en beoordelingsproces, implementeer een proces voor continue verbetering om de complianceprestatie te verbeteren. Dit kan betrekking hebben op controles en processen, personeelsopleiding en het verbeteren van de gebruik van technologie om compliancemonitoring en -rapportage te verbeteren.

Actievere Aanbevelingen met Specifieke Implementatie Details

1. Ontwikkel een Compliance Scorecard: Ontwikkel een compliance scorecard die de belangrijkste compliance KPI's voor uw organisatie omvat. Deze scorecard moet worden uitgelijnd met uw compliancedoelen en regelgevingsvereisten. bijvoorbeeld, onder DORA moeten financiële entiteiten rapporteren over hun risicobeheerframework, dus KPI's gerelateerd aan risicoidentificatie, -beoordeling en -bemesting moeten worden opgenomen in de scorecard.

2. Gebruik Technologie voor Gegevensverzameling en -analyse: Gebruik technologie om de verzameling en analyse van compliancegegevens te automatiseren. Dit kan helpen om de nauwkeurigheid, efficiëntie en tijdigheid van compliancerapportage te verbeteren. Overweeg bijvoorbeeld gebruik te maken van een complianceautomatiseringplatform zoals Matproof dat AI-gebaseerde beleidsgeneratie, geautomatiseerde bewijsverzameling van cloudproviders en een eindpuntcomplianceagent voor apparaattoezicht biedt.

3. Train Personeel in Complianceprocessen en -controles: Train uw personeel in de complianceprocessen en -controles die zijn ingesteld. Dit kan helpen ervoor te zorgen dat ze begrijpen welke rol ze spelen bij het handhaven van naleving en kunnen bijdragen aan het halen van uw compliance KPI's.

4. Etablisseer een Feedbacklus: Stel een feedbacklus in tussen het complianceteam, management en de raad van bestuur om ervoor te zorgen dat complianceprestatie-informatie effectief wordt gecommuniceerd en gebruikt om verbetering te bewerkstelligen. Dit kan helpen ervoor te zorgen dat complianceproblemen tijdig worden geïdentificeerd en aangepakt.

5. Regelmatig KPI's Beoordelen en Bijwerken: Beoordeel en werk uw KPI's regelmatig bij op basis van veranderingen in uw bedrijf, regelgevingsomgeving en risicoprofiel. Dit kan helpen ervoor te zorgen dat uw KPI's relevant en effectief blijven om uw complianceprestatie te meten.

Wat "Goed" eruitziet ten Opzichte van "Alleen Slagen"

Goede complianceprestatie gaat niet alleen om het halen van minimumreguliere vereisten of "alleen slagen" in regelgevingscontroles. Het vereist een proactieve en strategische benadering om compliancerisico's te beheren en complianceprestatie te verbeteren. Dit omvat:

1. Proactieve Identificatie en Beheer van Compliancerisico's: Proactief identificeren en beheren van compliancerisico's, in plaats van alleen te reageren op regelgevingsvereisten of incidenten.

2. Continue Verbetering van Complianceprocessen en -controles: Continue verbetering van complianceprocessen en -controles gebaseerd op prestatie-indicatoren en geleerde lessen.

3. Effectief Gebruik van Technologie: Technologie gebruiken om compliancemonitoring, -rapportage en -analyse te verbeteren, in plaats van alleen te vertrouwen op handmatige processen.

4. Sterke Compliancecultuur: Een sterke compliancecultuur ontwikkelen binnen de organisatie, met duidelijke verantwoordelijkheden voor compliancetaken en een verbintenis tot moreel gedrag.

5. Regelmatige en Effectieve Rapportage aan Management en de Raad van Bestuur: Regelmatige en effectieve rapportage aan management en de raad van bestuur over complianceprestatie, inclusief sleutelmeten en gebieden voor verbetering.

Veelvoorkomende Fouten om te Vermijden

Om veelvoorkomende valkuilen in complianceprestatiemeting te vermijden, dienen organisaties zich bewust te zijn van de volgende fouten:

1. Ontbreken van Uitlijning met Regelgevingsvereisten: Een veelvoorkomende fout is het niet uitlijnen van compliance KPI's met specifieke regelgevingsvereisten. Dit kan resulteren in een gebrek aan focus op belangrijkste compliancerisico's en gebieden voor verbetering. bijvoorbeeld, onder DORA moeten financiële entiteiten een ICT-risicobeheerframework onderhouden, dus KPI's gerelateerd aan risicoidentificatie, -beoordeling en -bemesting moeten worden opgenomen.

2. Overmatig Vertrouwen op Handmatige Processen: Alleen maar handmatige processen voor compliancemonitoring en -rapportage gebruiken kan resulteren in inefficiëntie en fouten. Dit kan het moeilijk maken om regelgevingsvereisten voor tijdige en nauwkeurige rapportage te halen.

3. Onvoldoende Opleiding en Besef: Het niet trainen van personeel op complianceprocessen en -controles kan resulteren in een gebrek aan begrip van hun rol in het handhaven van naleving. Dit kan de effectiviteit van compliancemaatregelen ondermijnen en leiden tot niet-naleving.

4. Ontbreken van Regelmatige Beoordeling en Bijwerking van KPI's: Niet regelmatig KPI's te beoordelen en bij te werken op basis van veranderingen in het bedrijf, regelgevingsomgeving en risicoprofiel kan resulteren in een gebrek aan focus op belangrijkste compliancerisico's en gebieden voor verbetering.

5. Niet Instellen van een Feedbacklus: Geen feedbacklus in te stellen tussen het complianceteam, management en de raad van bestuur kan resulteren in complianceproblemen die te laat worden geïdentificeerd en aangepakt.

Tools en Benaderingen

Wanneer het gaat om het meten en beheren van complianceprestatie, beschikken organisaties over verschillende tools en benaderingen. Elk heeft zijn eigen voor- en nadelen, en de meest effectieve aanpak zal afhangen van de specifieke behoeften en omstandigheden van de organisatie.

1. Handmatige Benadering: De handmatige aanpak omvat het gebruik van handmatige processen voor compliancemonitoring en -rapportage. Hoewel dit voor kleinere organisaties kosteneffectief kan zijn, kan het tijdrovend en vatbaar voor fouten zijn. Het maakt het ook moeilijk om regelgevingsvereisten voor tijdige en nauwkeurige rapportage te halen.

2. Spreadsheet/GRC Benadering: Het gebruik van spreadsheets of GRC (Governance, Risk, and Compliance) software kan helpen om sommige complianceprocessen te automatiseren. Echter, deze aanpak heeft zijn beperkingen, met name wat betreft het beheren van complexe compliancevereisten en het integreren van gegevens uit meerdere bronnen.

3. Geautomatiseerde Complianceplatforms: Geautomatiseerde complianceplatforms zoals Matproof bieden een omvattende oplossing voor het beheren van complianceprestatie. Ze kunnen compliancemonitoring en -rapportage automatiseren, gegevens uit meerdere bronnen integreren en AI-gebaseerde beleidsgeneratie bieden. Bij het zoeken naar een geautomatiseerd complianceplatform, dien je factoren zoals gebruiksvriendelijkheid, integratiecapaciteiten en de capaciteit om complexe compliancevereisten te ondersteunen in aanmerking te nemen.

In conclusie is het meten en beheren van complianceprestatie een cruciaal aspect van compliancebeheer in financiële dienstverlening. Door een gestructureerde en systeematische aanpak te adopteren, kunnen organisaties hun complianceprestatie effectief meten en verbeteren, regelgevingsrisico's verminderen en hun algehele compliancehouding verbeteren.

Aan de Slag: Je Volgende Stappen

Om compliance KPI's effectief te hanteren, overweeg een gestructureerde aanpak. Hier zijn vijf stappen om uw complianceprestatiemetinginitiatief te starten:

1. Regelgevingseisen Begrijpen: Begin met een grondige begrip van relevante regelgevingen. DORA, als een recent voorbeeld, stelt duidelijke verwachtingen voor financiële entiteiten. Artikel 6(1) benadrukte de behoefte aan een omvattend ICT-risicobeheerframework, wat inherent een prestatiemeting omvat. Raadpleeg officiële EU-publicaties en BaFin-richtlijnen voor gedetailleerde inzichten.

2. Duidelijke Doelen Vaststellen: Stel wat u wilt bereiken met compliance KPI's. Of het nu gaat om het verminderen van het aantal niet-naleving incidenten, het verbeteren van rapportage nauwkeurigheid of het vergroten van de algehele efficiëntie van uw complianceinspanningen, duidelijke doelen zullen uw KPI-selectie en meetstrategie begeleiden.

3. Relevante KPI's Selecteren: Gebaseerd op uw doelen, identificeer de meest relevante KPI's. Focus op diegene die actievere inzichten bieden en uitlijnen met uw compliancedoelen. Voor financiële dienstverlening zijn KPI's zoals het aantal complianceincidenten, de tijd die nodig is om incidenten op te lossen en de nauwkeurigheid van compliancerapportage cruciaal.

4. Een Meetsysteem Implementeren: Ontwikkelen van een systeem om uw geselecteerde KPI's te verzamelen, te analyseren en te rapporteren. Dit kan bestaan uit het integreren van bestaande tools of het adopteren van nieuwe technologie. Voor een efficiënte en AVG-compatibele oplossing, overweeg een platform zoals Matproof, dat geautomatiseerde compliancemonitoring en -rapportage biedt.

5. Continu Monitoren en Verfijnen: Compliance is geen eenmalige taak. Continu uw KPI's monitoren en pas uw strategieën dienovereenkomstig aan. Regelmatige beoordelingen en updates helpen u voorop te blijven bij regelgevingswijzigingen en interne procesverbeteringen.

Voor bronaanbevelingen, raadpleeg de officiële EU-publicaties over DORA en de BaFin-website voor regiospecifieke richtlijnen. Deze bieden geautoriseerde inzichten in compliancevereisten en best practices.

Wanneer u beslist of u compliance KPI-implementatie in-house wilt afhandelen of externe hulp wilt inroepen, dien je factoren zoals de complexiteit van uw operaties, de beschikbare expertise binnen uw team en de potentiële risico's van niet-naleving in aanmerking te nemen. Als u de in-house expertise of middelen ontbreekt, kunnen externe consultants waardevolle ondersteuning bieden.

Een snelle winst die u binnen de volgende 24 uur kunt bereiken is een voorlopige audit van uw huidige complianceprocessen uit te voeren. Identificeer gebieden waar KPI's onmiddellijke inzichten kunnen bieden, zoals het bijhouden van de tijd die nodig is om compliancevragen te beantwoorden of de frequentie van voltooiing van compliancetraining bij personeel.

Veelgestelde Vragen

1. V: Hoe vaak moeten we onze compliance KPI's beoordelen en bijwerken?
   A: Compliance KPI's moeten minstens per kwartaal worden beoordeeld, overeenkomstig de meeste regelgevingsrapportagecycli. Echter, in een dynamische regelgevingsomgeving zoals de EU, is het verstandig om een meer agile aanpak te hebben. Monitor regelmatig uw KPI's en bereid u voor om ze bij te werken zodra regelgeving verandert of uw zakelijke objectieven evolueren.

2. V: Wat zijn de belangrijkste verschillen tussen KPI's voor AVG en die voor DORA?
   A: AVG focust op gegevensbescherming en privacy, dus KPI's draaien vaak om gegevenslekincidenten, de effectiviteit van gegevensbeschermingmaatregelen en naleving van rechten van gegevenssubjecten. In tegenstelling tot DORA legt de nadruk op operationele veerkracht en ICT-risicobeheer, wat leidt tot KPI's gerelateerd aan systeemintegriteit, incidentresponstijden en de robustheid van risicobeheerframeworks.

3. V: Kunnen we dezelfde KPI's voor verschillende compliancegebieden gebruiken?
   A: Hoewel sommige KPI's overlappen, zoals die met betrekking tot incidentresponstijden, is het essentieel om uw KPI's aan te passen aan de specifieke vereisten en risico's die zijn gekoppeld aan elk compliancegebied. Financiële criminaliteitspreventie zal bijvoorbeeld verschillende KPI's hebben in vergelijking met gegevensbescherming, ook al volgen ze mogelijk beide het aantal incidenten bij.

4. V: Hoe kunnen we er zeker van zijn dat onze KPI's zijn uitgelijnd met onze zakelijke objectieven?
   A: Het uitlijnen van KPI's met zakelijke objectieven vereist een duidelijk begrip van wat uw organisatie wil bereiken. Begin met het definiëren van deze objectieven en identificeer vervolgens de metrieken die effectief kunnen meten of vooruitgang wordt geboekt naar deze doelen. bijvoorbeeld, als uw doel is om boetes en sancties te verminderen, kunnen KPI's het aantal regelgevingsovertredingen en de bijbehorende financiële impact omvatten.

5. V: Wat is de rol van technologie in het beheren van compliance KPI's?
   A: Technologie is cruciaal in het beheren van compliance KPI's. Het maakt geautomatiseerde gegevensverzameling, realtime monitoring en efficiënte rapportage mogelijk. Platforms zoals Matproof kunnen helpen bij het automatiseren van beleidsgeneratie, bewijsverzameling en eindpuntcompliancemonitoring, verminderend handmatige inspanningen en garanderend nauwkeurigheid.

Sleutelpuntjes

• Compliance KPI's zijn essentieel voor het meten van de effectiviteit van uw complianceinspanningen en het uitlijnen ervan met zakelijke objectieven.
• Pas uw KPI's aan op specifieke compliancegebieden, zoals AVG, DORA of financiële regelgevingen.
• Beoordeel en werk uw KPI's regelmatig bij om te wennen aan veranderende regelgeving en zakelijke doelen.
• Overweeg technologieoplossingen zoals Matproof voor geautomatiseerde compliancemonitoring en -rapportage, garandeerd nauwkeurigheid en efficiëntie.
• Een duidelijk, actiever plan is cruciaal voor het effectief implementeren en beheren van compliance KPI's.

Voor een gratis evaluatie van uw huidige compliance KPI's en een consultatie over hoe ze kunnen worden verbeterd, bezoek Matproof’s contactpagina.